보고서 쓸 때 이것만 주의합시다!
일못러에서 탈출하기
작장인들에게 보고서는 넘기 힘든 장벽이다. 신입사원 때 선배들이 자주하는 말이 있었다.
"보고서만 잘 쓸 줄 알아도 직장에서 쉽게 내치지 않는다"
그만큼 보고서 잘 쓰기는 어렵다. 보고서 잘 쓰는 사람은 조직의 브레인으로서 핵심인력으로 일할 수 있다.
그러나 일을 못하는 사람들에게는 보고서를 쓰는 것은 높디 높은 에베레스트 산처럼 넘을 수 없는 장벽으로 다가온다.
보고서 쓰기, 왜 어려운가?
글재주가 있으면 보고서를 잘 쓸 것이라고 생각하는 사람들이 많다. 그러나 결코 그렇지 않다. 보고서 쓰기와 일반 글을 쓰는 것은 전혀 다른 영역이다.
나는 보고서 때문에 고생을 참 많이 했다. 글을 잘 쓴다고 생각했는데 이상하게 내가 쓴 보고서는 좋은 평가를 받지 못하곤 했다. 뭐가 문제인지 곰곰히 생각해보았다. 그 결과 몇 가지를 꺠달을 수 있었다.
보고서 쓰기가 어려운 이유는
1) 생각을 체계적으로 정리해야 한다.
2) 일에 대해 제대로 파악하고 있어야 한다.
3) 가독성, 가시성 있게 글을 써야 한다.
이 세 가지를 다 갖추고 있어야 비로소 제대로 된 보고서를 쓸 수 있기 때문이다. 즉, 보고서를 보면 그 사람의 종합적인 업무능력을 한번에 볼 수 있다.
보고서 잘쓰기! 정답은 없다
이 세상에는 보고서 잘 쓰는 방법을 알려주는 수많은 책들과 영상들, 교육과정들이 존재한다. 너무나 좋은 자료들이 이미 많이 있기에 내가 쓸 말이 많지는 않다.
회사마다, 임원/팀장마다 선호하는 보고서 스타일은 다 다르다. 한 장에 요약하는 것을 선호하는 경우도 있고, 형식 구애 없이 서술형을 선호하기도 한다. 글씨 폰트, 간격까지 다 규격화되어 있는 곳도 있다.
사실 보고서 잘 쓰기에 대한 정답은 없는 것 같다. Case by case 이기에 수많은 교육, 책, 영상을 봐도 보고서 작성에 큰 도움이 되지 않는 것이다.
나는 훌륭한 보고서 쓰기가 아니라 일 못하는 사람들이 남들만큼 보고서를 쓸 수 있도록 몇 가지 팁을 드리고자 한다. 이것만 잘해도 깔끔하게 정리된 보고서를 쓸 수 있다.
보고서 작성 Tip 6
1) 색상은 가급적 한 장에 3개 이하로 하자
여러 가지 색상이 한 장에 들어가 있으면 정돈되지 않은 느낌이 든다. 색상은 3개 이하로, 많이 쓰더라도 4개를 넘지 않는 것이 좋다.
그리고 쓰는 색상은 비슷한 톤으로 하자. 회색을 쓴다면 짙은 회색, 옅은 회색 이렇게 말이다. 총 천연색의 튀는 색상은 지양하는 것이 좋다.
[3개 이하의 색상을 쓴 보고서]
[3개 이상의 색상을 쓴 보고서]
2) 빈 공간을 너무 넓지 않게 하자
빈 공간이 넓으면 보고서가 빈약해 보인다. 빈 공간은 줄이자. 쓸 내용이 없다면 네모 칸을 이용하거나 사진을 활용한다면 공간을 채우는데 도움이 된다.
[빈 공간이 너무 넓은 보고서]
[빈 공간이 적은 보고서]
3) 형용사는 가급적 사용하지 말자
형용사는 내 주관적인 판단이 개입된 것이다. 보고서는 객관적인 사실을 전달해야 하는 것이기에 형용사는 가급적 사용하지 말자
- 지난 달 대비 영업이익률은 20% 이상 큰 폭으로 상승했습니다(X) -> 큰 폭이라는 것은 주관적 판단이다.
- 지난 달 대비 영업이익률은 20% 이상 상승했습니다(O)
4) 문장의 길이는 짧게 하자
문장이 길면 읽기 힘들어진다. 한 문장의 길이는 짧게 하자. 그래야 읽고 이해하기가 편하다.
- 교육생 총 만족도는 91%로, 이 중 강사 만족도가 94%로 가장 높았고 반면에 교육 시설에 대한 만족도는 82%로 가장 낮게 나타났습니다 (X)
- 교육생 총 만족도는 91%입니다. 이 중 강사 만족도가 94%로 가장 높았습니다. 교육 시설에 대한 만족도는 82%로 가장 낮게 나타났습니다 (O)
5) 접속사 사용에 주의하자
그런데, 그러나, 그래서..이런 접속사들이 있다. 했지만, ~에도 불구하고 이런 표현들도 있다. 생각없이 쓰는 경우가 많지만 느낌이 확 달라지게 되므로 사용에 주의해야 한다.
- 교육 과정 만족도는 전반적으로 높게 나타났으나~
> 무언가 반대되는 내용이 나올 것을 암시하고 있으며 읽는 사람을 긴장하게 만든다.
- 일부 제품에 하자가 있음에도 불구하고
> 뒤에 긍정적인 내용으로 반전될 것만 같다.
- 장애 알림 전화를 받고 5분만에 출동했다. 그런데~
> 출동을 한 뒤 예상치 못한 일이 발생하였을 것 같다.
6) 같은 표현이면 되도록 긍정적인 단어를 쓰자
보고서의 목적은 상사에게 사실관계를 알리고 승낙을 받는데 있다. 그런데 처음부터 부정적인 단어들이 나열되어 있으면 좋은 인상을 주기 어렵다.
나쁜 소식을 전하기 위한 보고서더라도 격한 표현은 최대한 자제하자.
심리학에는 폴리애나(Pollyanna) 현상이라는 용어가 있다. 사람들은 부정적인 단어보다는 긍정적인 단어에 더 이끌린다는 것이다.
- 이번 조치를 통해 실패 확률을 줄일 수 있습니다 (X)
- 이번 조치를 통해 성공 확률을 높일 수 있습니다 (O)
마무리하며
보고서는 누구에게나 어렵다. 특히 일 못하는 사람들에게 보고서는 공포의 대상이다. 내 힘으로는 도저히 넘지 못할 산으로 느껴지게 된다.
보고서를 잘 쓰면 회사생활이 엄청나게 유리해진다. 다들 양초 들고 동굴을 탐험하는데 혼자 후레쉬 들고 탐험하는 것과 같다.
솔직히 보고서 잘 쓰는 법은 나도 잘 모르겠다. 회사마다 임원, 팀장마다 좋아하는 보고서 스타일이 다 다르기 때문이다. 시중에 있는 수많은 보고서 작성법 도서, 강의, 영상들.. 솔직하게 말해서 그 컨텐츠들은 내게 별 도움이 되지 않았다.
빠른 공도 많이 쳐봐야 타격감이 좋아지고, 보고서도 자꾸 써보고 깨져봐야 좋은 보고서가 나온다. 앞서 소개한 7가지 Tip을 신경쓰면서 작성해보자.
