업무 폴더 정리 방법을 소개합니다!
정리 정돈하는 방
한참 일을 하고 있는데 뒤에서 팀장님이 다급하게 나를 부른다.
"팀장님, 부르셨습니까?"
"상무님이 급하게 이번주 영업실적 자료 찾으시는데 한 부 출력해서 갖다 줘"
자리로 돌아와 노트북에서 부지런히 찾아본다. 그런데 자료를 찾을 수가 없다. 어제 분명히 저장했는데... 어디갔지?
드디어 찾았다! 얼른 출력해서 팀장님께 드렸고, 팀장님은 곧바로 그 자료를 들고 상무님 방에 들어갔다.
잠시 후 상무님 방에서 나온 팀장님은 나에게 화를 내신다.
"이거 지난주 실적이잖아! 나 상무님께 욕 먹었잖아. 너 일부러 그런거냐?"
폴더 관리가 중요한 이유
사무실에서 근무하는 직장인은 대부분 노트북으로 일을 한다. 많은 회사들은 공용 폴더를 운영하며 이 공용 폴더에 업무자료를 축적, 관리하고 있다.
이 폴더를 어떻게 관리하느냐에 따라 업무 성과가 확 오르기도 하고 떨어지기도 한다.
일 못하는 사람들은 폴더 관리를 잘 못한다. 기본적으로 정리정돈에 취약하기에 폴더 역시 체계적으로 효율적인 관리를 하지 못한다. 아무데나 쑤셔 박다보니 정작 필요할 때 자료를 찾지 못하거나 엉뚱한 자료를 쓰게 된다. 그래서 큰 사고가 터지기도 한다. 반면에 일을 잘하는 사람들은 체계적으로 폴더를 관리한다. 히스토리 관리까지 잘 되어 있다보니 필요할 때 빠르고 쉽게 자료를 찾아서 쓸 수 있다.
폴더 관리 노하우
폴더 관리의 핵심은 필요한 자료를 제때 쉽게 찾도록 만드는 것이다. 이 원칙에 따라 노하우를 안내드리고자 한다.
1. 연도별로 정리하기
가장 큰 대분류는 연도별로 설정하는 것이 좋다.
23년 이전, 23년, 24년, 25년 이렇게 대분류를 설정하는 것이다.
2. 주요 업무 그룹 별 정리하기
그 다음으로 주요 업무를 큰 카테고리 별로 정리한다. 보고서 같이 중요한 항목은 별도 폴더로 관리하는 것이 좋다.
예를 들어 인사팀이라면 채용, 근태, 평가, 퇴직 등 큰 단위로 폴더를 관리하는 것이다.
3. 각 업무 단위로 정리하기
개별 업무를 하나씩 정리하면 된다. 가령 인사팀이라면 채용 폴더에 신입채용, 경력채용, 퇴직자 재고용 등으로 하위 업무를 정리하는 것이다.
4. 기획/운영/결과로 정리하기
일의 순서대로 기획 단계, 운영 단계, 결과 단계 폴더로 정리하자.
5. 핵심 자료 하나만 빼놓기
이것 저것 자료가 빼곡하게 있으면 뭐가 뭔지 알기 힘들다. 가장 핵심 파일만 밖으로 빼놓고 나머지는 밑자료/기초자료 폴더를 만들어서 거기에 다 집어넣자.
급히게 자료를 찾아야 할 때 필요한 자료 하나를 밖으로 빼놓으면 좋다.
마무리하며
폴더는 서랍장과 같다. 공항 가기 전에 여권이 안 보인다면 큰일이다. 곧바로 멘붕에 빠지게 될 것이다. 그러나 중요 서류를 두는 곳이 정해져 있다면 거길 찾으면 바로 나오게 된다.
일을 못하는 사람들은 대부분 정리정돈을 못한다. 폴더 관리도 당연히 제대로 될 리 없다.
폴더, 원칙만 알고 몇 번 해보면 된다. 복잡한 원칙, 기준 세울 필요도 없다. 앞에서 말한 기준대로만 정리해도 자료 관리를 효율적으로 할 수 있을 것이다.
바로 정리해라. 고민하지 말고
(낸시 펠로시. 미국 제 52대 하원의장)
