일머리를 키우자-10

제10화. 아웃룩을 활용하자.

제10화. 아웃룩을 활용하자.

회사 연차가 쌓일수록 그 해에 내가 했던 업무에 대한 문서와 누군가와 주고받은 업무 메일이 있다.

그런데, 사내 시스템 특성상 용량이 가득 차면 업무 메일은 자동 삭제된다.

보관할 수 있는 용량이 한정되어 있다는 말이다.

내 지금 일하고 있는 팀에 천년만년 있을 수만 있다면 모르겠으나,

불행히도 우리는 회사를 구성하는 일부분이기에 팀을 옮겨 다녀야 하는 운명이다.

그런데, 갑자기 3년 전에 내가 했던 일들에 대해서 타 부서나 다른 팀원의 확인이 들어온다면 어떡하겠는가?

내가 천재다라는 사람만 빼고.... 모두들 기억이 희미해져 있을 것이다.

우리 뇌 구조가 그렇다. 너무 많은 정보량을 처리하기에는 메모리에 한계가 있는 법이다.

하물며 컴퓨터도 그러한데.... 사람이면 오죽하랴...

이때 필요한 것이 아웃룩이다.

아웃룩은 연도별 데이터(PSD) 파일을 만들면... 몇 년이고 불러올 수 있다.

나 같은 경우는 연도별로 데이터를 만들어서 아웃룩에서 과거 파일을 검색할 수 있게 해 놓았다.

과거 5년간의 메일을 검색할 수 있도록 해놓았다.

이렇게 하면, 누군가가 '그 일은 왜 그렇게 처리하셨나요?'라는 질문을 받았을 때,

'나는 어떤 부서에서 어떤 협조요청을 받아서 이렇게 처리했어요.'라는 알리바이(?)를 댈 수 있는 것이다.

과거의 일을 확인하는 것은... 뭔가 상황이 좋지 않을 때라는 걸 직감해야 한다.

잘못된 결과가 나와서 누가 잘못했는지를 추적하거나... 감사가 들어왔거나... 하는 아주 아주 불미스러운 일 밖에 없다.

이러한 일에 휘말리지 않기 위해서는 과거 이력을 확인할 수 있도록 정리해 놔야 하는 것이다.

자, 명심하자.

『아웃룩을 통해, 나의 결백을 주장하자.!』