회의록 작성법

 ‘회의록 작성’은 늘 주니어의 일이었다. 미팅 일시, 참석자, 주요 안건, 협의 사항, 향후 진행사항을 적는 간단한 일이지만, 처음에는 회의가 1시간이라면 회의록 작성에만 1시간이 걸렸다. 하지만 모든 일이 그렇듯 하다 보면 요령은 발견하기 마련이다. 녹음 내용을 텍스트로 바꿔주는 AI녹음앱을 쓰고나서부터는 녹음을 하나하나 다시 찾아 들을 필요가 없었다. 그리고 미리 회의 개요를 잡아두고 회의 시간에 회의록 작성을 하다 보면 회의록 작성에 별도의 시간을 뺄 필요가 없었다. 

간단한 회의록이라고 생각했지만 막상 선배들한테 보여주려면 긴장이 되었던 회의록 작성. 나름의 노하우로 정립한 방법은..

 
 

1.  회의 개요를 미리 짜두고, 회의 진행 중 초안을 작성한다. 
 
1) 개요
일시, 참석자, 회의 장소, 회의록 작성자는 회의 시작 전 미리 적어둘 수 있다.
2) 주요 안건

회의 주제를 요약해 적는다. 광고주의 어떤 것을 논의하기 위함인지 목적과 업무 진행방향에 대한 내용을 간단히 적는다.
3) 협의 사항 

회의 진행 중 논의되는 내용을 어젠다에 따라 넘버링하여 나누고 (예시. ① 신제품 캠페인 관련 준비사항 ② 신제품 관련주요 정보 ③ 캠페인 일정 및 매체플랜 ④ 기존 캠페인 피드백) 해당 주제 아래로 논의 내용을 적는다. 명확하지 않은 부분은 별도 체크를 해둔 후 나중에 녹취록을 보며 채워넣는다.

4) 향후 진행 사항
추가 논의가 필요한 내용은 향후 진행 사항에 적어둔다. ‘누가 언제까지 무엇을 해야 하는지’ 업무의 주체를 명시하여 일의 책임소재를 확실히 한다. 

    예시. 
    [ 광고주 ] 12/16(금)까지 신제품 주요 정보 전달
    [ 대행사 ] 12/29(목)까지 신제품 커뮤니케이션 전략방향 제안서 전달

 
 

2. 회의가 끝나면, ‘누가 보더라도 이해할 수 있는 말’로 정리한다.

회의 중 회의록을 작성하다 보면, 중구난방으로 내용이 흩어져있는 경우가 많다. 명료한 문장으로 글을 다듬고, 사안의 중요도 순으로 구조화하여 정리해주는 것이 좋다. 특히 아젠다가 많을 경우 아젠다를 명확히 분리하여 구조화하여 보여주면, 회의에 참석하지 않은 사람들까지도 해당 맥락을 이해하는데 도움이 된다.  

3. 녹취기록을 확인하며, 내용을 더블체크한다.
최근에는 녹음한 대화를 텍스트로 자동 변환해 주는 ‘클로바노트’ 등의 서비스도 있어 회의록 작성이 편해졌다. 한국어는 물론 영어와 일본어까지도 텍스트도 변환해주고, 참석자 목소리가 구분되어 기록된다. 광고주 OT를 받으러 가면 광고주의 토씨 하나도 빼지 않기 위해 녹음한 전부를 녹취록으로 작성한다. 그렇기에 2시간 넘는 시간을 녹취록 기록에 시간을 보낸 적도 있는데, AI 녹음 서비스를 이용하면 녹음 내용을 하나하나 타자로 쳐야 하는 번거로움은 없다.

생각해보면 왜 다 같이 회의에 들어가는데, 회의록 작성은 ‘막내의 몫’이어야 하는지에 대한 궁금증이 있었다. 그런데 생각해보면 주니어 때는 ‘내가 무엇을 모르는지’ 알지 못하기에, 회의록 작성은 내가 담당한 프로젝트의 전체 맥락을 알고, 무엇을 모르는지 상사가 눈치챌 수 있도록 해주는 수단이기도 했다. 업무의 상당 부분을 회의로 보내는 우리가, 회의록 작성으로 야근까지 하면 조금 억울할 거 같다. 정말 고효율의 방법으로 알잘딱깔센 회의록을 작성하길 바라며!