성과리뷰를 더 잘하기 위한 6가지 팁
바야흐로 성과리뷰의 계절. 이맘때가 되면 조직마다 조금씩 형식이나 강조점은 다르지만 한 해를 회고하고 내년에 나아가야 하는 방향을 잡아가기 위한 1:1 미팅을 준비한다. 성과관리 프로세스를 새롭게 설계하고 운영하면서 구성원들과 나눴던 내용들을 토대로 성과리뷰를 더 잘 하기 위한 6가지 팁을 정리해 보았다.
1. 미팅전 자기평가는 필수
준비가 부족한 상태에서 1:1 미팅 자체에 의미를 두다 보면 대화가 산으로 가는 경우가 있다. 성과리뷰 미팅은 말 그대로 한 해 동안 창출한 성과를 돌아보는 대화인 만큼 성과리뷰의 대상자 스스로가 내가 성과를 창출하기 위해서 했던 다양한 활동들이 실제 결과로 어떻게 연결되었는지 정리하고 잘 된 것과 아쉬운 점을 먼저 정리하는 것이 중요하다. 그리고 그 내용은 미팅 전에 상위 리더에게 전달될 필요가 있다. HR부서는 조직장들에게 리뷰미팅 일정수립을 요청하고 미팅이전에 구성원이 작성한 양식을 공유할 수 있도록 프로세스상를 설계하여 운영할 필요가 있다.
2. 미팅에서 서프라이즈는 가급적 피하자
한 해 동안 상시피드백을 통해 기민하게 성과를 관리해왔다면 리뷰미팅에서 특별히 새로운 내용이 언급될 이유는 없을 것이다. 그간 논의해왔던 내용을 잘 정리하는 것으로도 충분. 오히려 미팅에서 새로운 내용이 언급된다면(특히 부정적 피드백을 해야 하는 경우) 미팅의 긴장감은 서로가 더욱 높아지게 되고 결과적으로 그 피드백이 변화에 유리하게 작용하게 될 가능성은 낮아진다. 일상적인 피드백을 통해서 변화수용성을 확보해 두었다는 전제하에 필요한 내용을 전달하는 것이 좋다. 그리고 미팅이후 미팅에서 다뤘던 내용을 정리(documentation)해서 전달하는 것이 미팅의 결과가 휘발되지 않고 다음 미팅으로 이슈를 트래킹하고 변화를 촉진해나가는데 유리하다.
3. 좀 더 성과에 초점을 맞추자
성과미팅은 수다가 아니라 성과를 가시화하기 위한 의도된 대화다. 물론 분위기를 부드럽게 가져가는 것도 필요하지만, 중요한 주제들을 놓쳐서는 안 된다. 가장 중요한 것은 당연하게도 성과. 1년 동안 효과성을 발휘하기 위해서 애쓴 노력과 결과를 확인하는 시간인 만큼 의식적으로 성과에 초점을 맞추려는 노력이 필요하다. 앞서 언급했던 자기평가도 그에 일환. 특히 성과는 단순히 업무활동(activity)이나 결과(result)를 나열하는 것을 피해야 한다. 성과는 activity를 통해서 result를 맺기까지 과정에서 내가 인식한 문제상황(problem), 해결대안(solution), 결과(result)와의 인과관계 이 세 가지 차원을 중심으로 이야기하는 것이 중요하다. 성과리뷰 양식도 이러한 내용이 잘 담길 수 있게 구성하는 것이 좋다. 좋은 성과리뷰는 리뷰 이후 내가 올 한 해 동안 한 일이 기승전결이 있는 하나의 내러티브로 정리된다.
4. 한 번의 미팅으로 완벽하게 끝내려고 하지 말자
리뷰미팅을 할 때 정형화된 형식이나, 정해진 미팅시간이 있는 것은 아니지만 보통 1시간을 기준으로 잡는 것을 권장한다. 조금 더 능숙한 리더는 시간을 조금씩 줄여가면서 45분 내외로 조절해보시길 바란다. 시간을 미리 정하는 것은 대화가 초점에서 벗어나지 않고 집중하는데 도움을 준다. 미팅을 하다보면 예상대로 미팅이 흘러가지 않을 수도 있고, 내년도 사업계획이나, 역량개발에 대한 내용 등 새로운 주제들이 떠오를 수도 있다. 한 번의 미팅에서 모든 것을 해결하려다 보면 오히려 미팅의 초점이 분산될 수 있다. 오늘만 날이 아니라는 마음으로 단계를 쪼개서 미팅을 마칠 때 다음 주제의 미팅일정을 정하면서 마무리하는 것이 좋다.
5. 미팅에서 발언비율은 5:5가 적당하다.
성과리뷰 미팅의 주도권은 누가 가져야 할까? 일반적으로 1:1 성과미팅을 진행할 때 구성원이 발언할 수 있는 시간을 충분히 주는 것을 강조하면서 구성원이 미팅의 주도권을 가져야 하는 것처럼 권장하는 경우가 있다. 기본적으로는 리더가 미팅을 주도하되 발언의 양은 5:5로 동일한 비율로 가져가는 것을 지향하는 것이 좋다고 본다. 누구 하나가 일방적으로 듣기보다는 구성원이 발언을 한 만큼 리더도 반영을 하고, 자신의 의견을 정리해서 전달하는 것이 중요하다.
6. 대화를 리딩하기 힘들 때는 우선 이렇게 해보자 OARS
구성원과 리더의 관계에 따라서 성과리뷰 미팅이 다소 긴장감이 높거나 어색한 경우가 있다. 이럴 때는 인간중심 상담기법중 하나인 동기강화상담(Motivational Interviewing)에서 가장 기본이 되는 상담기술인 OARS를 충실하게 활용해보시는 것을 권장해드린다. OARS는 열린 질문(open question), 인정(affirmation: 칭찬이 아니라), 반영(reflection), 요약(summary)으로 “지난번에 말씀하신건 잘 되었죠?”라고 하면 닫힌 질문이지만, “새롭게 시도해보신건 어떠셨어요?”라고 하면 열린 질문이 된다. 반영은 감정을 읽는 ‘깊은반영’을 할 수 있다면 좋겠지만 상대방의 말을 그대로 미러링하는 (예: “많이 힘드셨군요”) ‘단순반영’도 효과적이니 리스크를 줄이고 싶다면 고려해볼만 하다. 열린 질문과 반영을 1:2나 1:3정도 비율로 적절하게 섞어가면서 구성원의 생각을 이끌어내고 장기적으로 신뢰관계를 형성하는데 도움이 된다.
의외로 우린 일을 하면서 깊은 대화를 나누기 힘든것 같다. 특히 장기적으로 협업관계를 유지하고 있을수록 일에 대해서 메타적인 대화를 간과하는 경우들을 많이 보게 된다. 그럴수록 작은 변화들에 민감해지는 성장마인드셋(Growth mindset)을 갖는 것이 중요하다. 성과리뷰. 더 나은 방식은 늘 있다.
