프로세스는 의지를 넘어서지 못한다

결재, 합의, 참조의 정의를 찾아서...

조직 내에서는 무수히 많은 업무와 그 업무 수의 몇 배수되는 프로세스가 따라오게 되며, 그 프로세스에는 또 몇 배수의 부서와 인력이 투입, 관여된다.

스타트업처럼 신생 조직은 당연히 업무 수행 의지는 충만하지만 프로세스가 따라오질 못해서, 자연스럽게 프로세스와 룰의 수립을 우선 추진하게 된다.

프로세스만 수립되면 업무 효율이나 스피드 측면에서 원활해 질거라 기대하고 야심 차게 진행하지만, 아이러니하게도 프로세스가 수립 후에도 프로세스 수립 전의 고민이 기대만큼 시원스럽게 해결되지 않는 걸 보면서 프로세스 수립이 만병통치약이 아니라는 것은 금방 확인되고, 근본적인 원인이 다른데 있음을 짐작하게 된다.

조직에서 가장 기본적인 소통과 업무 프로세스 툴(tool)은 결재 프로세스이다.

결재, 합의, 참조 정도가 대부분의 회사의 결재 프로세스에서 쓰이는 용어일 것이다.

직장 생활 24년, 몇몇 기업 사이즈와 업종을 경험하면서도 결재, 합의, 참조에 대한 정확한 정의를 들어본 적이 없다.

전결규정이 있거나 규정이 없어도 나름대로의 프로세스가 고도화된 회사는 그나마 정의가 없어도 암묵적인 합의와 이해 그리고 그간 오랜 기간의 관행이 어느 정도는 규정되어 있어서 無정의의 빈틈을 메워 주기에 문제가 도드라져 보이지 않는다.

하지만, 위에 말한 두 가지 경우에 해당되지 않는 조직은 이 세 가지 결재 키워드 해석의 개인화가 업무 프로세스의 효율과 스피드에 지대한 영향을 미치게 된다.

더 나아가 업무 프로세스 자체에도 부정적인 영향을 주게 된다.

대표적인 것이 시간과 비용일 테고, 더 나아가 조직문화, 직원만족도 심지어 이직률까지 영향을 준다.

결재 행위가 조직에 몸담고 있는 구성원이라면 지위고하를 막론하고 대부분이 참여하는 프로세스인 것처럼 그 영향의 폭과 깊이 또한 넓고 깊겠다.

중요한 결재 프로세스 키워드를 정의하면 업무 프로세스가 원활하게 돌아갈까?

서두의 스타트업의 예에서 세 가지 키워드의 정의는 필요조건이지 충분조건은 아니다.

결국 프로세스와 정의를 뛰어넘는 것은 구성원들의 의지와 마인드셋이다.

요약하면,

- 스피드 우선 주의

- 자신의 R&R(Role & Responsibility, 역할과 책임)을 정확히 인식하고 책임지려는 자세

- 공동책임은 무책임이므로 책임관계를 명확히 하려는 의지

- 컨베이어 벨트의 작업자처럼 자신의 업무만 확인하고 책임지는 것이 아니고 업무와 가치 체인 전반, 최소한 앞뒤의 연결 고리를 같이 염두에 두는 의사결정

- 합의된 세 가지 결재 프로세스 키워드에 대한 정확한 인식과 적용

정도로 요약될 것 같다.

결국 애써 만들었으나 작동하지 않는 매뉴얼의 저주(https://brunch.co.kr/@alwaystart/112)처럼, 결재 프로세스도 지켜 나가려는 조직 구성원들의 의지와 합의 그리고 지속적인 확인과 검증이 성패를 좌우한다.