#02. 직장생활의 양념, 전화와 문자 매너_01
직(職) 티켓을 알면 편해요
전화기 하면 누가 떠오르는지요? 아마 ‘그레이엄 벨’ 이 떠오를 겁니다.
“왓슨, 이리 와주게! 자네가 필요하네!”
1876년 그레이엄 벨이 건물 내 전화선을 통해 조수 왓슨에게 최초의 전화 통화로 한 내용입니다.
그 뒤 150여 년이 지난 우리 사회는 어떠한가요? 누구나 휴대 전화를 갖고 다닙니다. 게다가 가장 편리한 통신 수단인 인터넷도 사용합니다. 이 덕에 세계 곳곳의 소식을 생생하게 접할 수 있게 되었습니다. 그런데 이러한 도구들을 잘 쓰면 음식의 맛을 살리는 양념이 되지만 잘못 쓰면 아무도 알아주지 않는 찬밥 신세가 될 수 있으니 각별히 주의해야 합니다.
｜전화 받을 때와 걸 때는 다릅니다.｜
“안녕하십니까? 고객님~ 무엇을 도와드릴까요?”
얼마나 상냥한가요?
목소리만 들어도 이미 도움을 받은 것 같습니다. 전화는 보이지 않는 회사의 얼굴입니다. 전화를 걸고 받는 태도가 회사 이미지에 커다란 영향을 줄 수 있습니다. 그래서 좀 더 친절하고, 이왕이면 명랑하게 상대를 존중하는 마음으로 전화를 받아야 합니다.
그리고 전화는 벨이 울리자마자 받아야 합니다.
전화를 받을 때는 먼저 분명하고 정확하게 자신을 밝혀야 합니다.
회사에 따라 조금은 다르겠지만 “감사합니다. OO팀 OOO입니다.” 라고 말하시면 됩니다.
이런 게 몸이 배어서 필자는 집에서도 가끔 “감사합니다. OO팀 OOO입니다.” 라며 전화를 받는 경우도 종종 있습니다. 전화를 건 상대방이 한마디 거듭니다. “아주 군기가 바짝 들었구만! 거기가 회사냐? 집이지!” 그런데 이것은 군기가 아닙니다. 일종의 습관입니다. 자다가도 이런 멘트가 나올 정도는 되어야 합니다.
그렇다면 전화를 걸 때는 어떤 자세가 좋을까요? 상대방이 나오면 먼저 자신을 밝혀야 합니다. 그리고 가장 중요한 것이 있습니다. 전화를 걸기 전에 통화할 내용을 간단히 메모한 후 펜과 종이를 준비하시면 좋습니다. 혹시 통화할 상대가 부재중일 때는 언제쯤 통화가 가능한지를 정중히 확인하고 다시 전화를 하겠다든지 또는 메모를 부탁하는 게 현명합니다.
전화를 끊을 때는 원칙적으로 건 쪽에서 먼저 끊는 게 예의입니다. 여기에도 예외는 있습니다. 상대방이 윗사람일 경우에는 상대가 전화를 끊는 것을 확인하고 나중에 조용히 끊습니다.
어떻게 보면 전화를 거는 것과 받는 게 별거 아닐 수도 있습니다. 그러나 사소한 것(little thing)이 큰일을 내는 법입니다. 슬기로운 직장생활 레시피는 사소한 것에 있습니다.
｜사적인 전화는 어떻게 해야 할까요?｜
직장인이라면 동기끼리 회사 전화로 전화를 하기 마련입니다.
“김 주임이냐? 오늘 저녁에 약속 있냐?” 흔히 있는 술 한 잔 하자는 사적인 대화입니다. 누구나 회사 전화는 공짜라는 생각을 하지요. 그래서 사내 전화로 겁니다. “어쩌구 저쩌구, 궁따리 샤바라...” 게다가 통화도 깁니다.
물론 요즘 핸드폰은 약정에 따라 무료 문자, 무료 통화가 일반적이지요. 그래서 대부분 핸드폰으로 통화를 합니다. 그러나 아무리 내 핸드폰으로 통화 한다고 해도 사적인 전화는 조금 주의해야 할 필요가 있습니다.
동료들이 업무적인 전화를 할 땐 그런대로 들어줄만 합니다. 물론 일에 집중을 하다보면 소리가 들리지 않을 때도 있습니다. 그런데 사적인 전화는 통화가 끝날 때 까지 신경이 쓰이기 마련입니다. 듣지 않으려고 해도 자꾸 들리는 게 문제입니다. 듣다보면 대개 별로 중요한 이야기가 아닙니다. 말하자면 수다라고 할까요? 가령 어제 영숙이를 만나서 커피 마신 이야기, 다음에 어디서 만날지 약속장소 정하는 이야기 등등 무려 10여분 걸립니다. 이런 저런 사적인 전화가 갈 곳이 있습니다. 어디 일까요? 휴게실이나 밖입니다.
이런 작은 것만 지켜도 슬기로운 직장생활이 보장 됩니다.
｜세상사 다 때가 있습니다.｜
‘드르륵 드르륵...’ 핸드폰의 진동이 요란합니다. 새벽 6시도 안됐는데 전화가 옵니다. 대개 이 시간에 전화가 온다는 것은 좋지 않은 일들입니다. 정신을 바짝 차리고 전화를 받게 됩니다.
“안녕하십니까? OO팀 OOO입니다. 부장님! 오늘 오전 10시에 외부 업체와 미팅하기로 했는데 끝나고 점심을 함께 하는 건가요?” 부하 사원이 오늘 스케쥴에 대해 확인 사살(?)을 하는 겁니다. 누구나 이런 상황을 접하면 짜증이 머리끝 까지 솟구치지요.
“김 주임! 지금 시간이 몇 시 인가요?”
“아! 죄송합니다. 부장님! 제가 출퇴근 거리가 멀어서 미리 확인을 하고 출근을 한다는 생각에 그만 결례를 했습니다.”
김 주임의 마음은 충분히 이해합니다. 김 주임이 아직 조직의 경험이 없어서 그런 것입니다. 직장 생활을 하다보면 근무 시간 외에 동료들이 집으로 전화하는 경우는 거의 없습니다. 매일 회사에서 보기 때문입니다. 웬만한 것은 다음날 만나서 이야기하고 해결하면 되거든요. 근무시간 외에 굳이 집에까지 전화할 필요는 없습니다.
물론 회사 동료가 집으로 전화를 해야 할 경우도 있습니다. 동료의 직계나 누군가 상(喪)을 당했다거나 공장에서 큰 사고가 발생했거나 등등 좋지 않은 일들이 생길 때입니다. 그래서 근무시간 전, 후 동료, 상사 또 부하 직원으로부터 집으로 걸려오는 전화는 신경이 많이 쓰입니다. 이 정도는 알아두셔야 합니다.
전화하는 데도 다 때가 있기 마련입니다.
<다음에 두 번째 이야기 계속됩니다...>
<*이미지 출처: 구글 이미지>
