기획자에게 킥오프 미팅이 중요한 이유
웹기획 사전
아 예...감사합니다.프로젝트의 시작
착수 단계로 분류하고 있는 이 단계는 말 그대로 프로젝트가 시작됨을 의미합니다. 프로젝트 멤버 구성, 사무실 확정 등 초기 세팅이 마무리되면 킥오프 미팅(Kick off meeting)이 진행되고 본격적인 업무가 시작됩니다.
킥오프 미팅 (Kick off meeting)
프로젝트를 진행하는 모든 인원이 모여하는 초기 미팅입니다. 이때만큼은 발주사부터 시작해서 현업, 기획, 개발, 디자인 모든 인력이 함께 모이는 경우가 많습니다. 코로나로 재택근무가 일반적이었을 때는 온라인 미팅으로 진행하기도 했지요.
어떤 형태로 진행을 하든 모든 프로젝트 인원이 모이는 흔치 않은 자리이다 보니 각 멤버들 간의 상견례의 역할도 하게 됩니다.
킥오프 미팅을 위해서 준비해야 하는 것들
아직 업무가 시작되기 전이기 때문에 비교적 가벼운(?) 마음으로 참여할 수 있는 자리이긴 하지만...!
그래도 맨손으로 덜렁덜렁 갈 순 없겠죠.
우리는 기획자잖아요. ㅋㅋㅋ 향후 서비스 설계와 프로젝트 진행을 위해 중요한 것들을 챙겨보도록 합시다.
제안요청서(RFP : Request For Proposal)
분석 및 문의사항 정리
수주한 프로젝트, 즉 발주사가 있는 프로젝트라면 제안요청서를 사전에 분석하고 문의사항을 정리해가는 것이 좋습니다. 제안요청서란 발주사가 프로젝트를 진행하기 위해서 제작해서 배포하는 문서입니다. 따라서 이 문서 안에는 프로젝트를 수행하는 목적, 기간 내 필요한 개발 내역들이 작성되어 있습니다.
이 문서는 사전에 꼭 한번 살펴보시고 궁금한 사항들이 있다면 정리해서 가져가는 것이 좋습니다.
일정 분석 또는 WBS(Work Breakdown Structure) 초안 제작
이 부분은 프로젝트 특성에 따라서 킥오프 시 필요할 수도 있고 아닐 수도 있습니다. 일정이 넉넉하지 않은 프로젝트라면 이때 어느정도의 러프한 일정에 대해 논의가 되기도 합니다. (요구사항에 대한 1차 수집 후에 개발기간을 고려하여 작성하는 것이 일반적이긴 합니다.) WBS 제작까지는 필요가 없는 상황이라고 해도 디자인, 개발 인원과 함께 기간 내 소화할 수 없는 범위가 있는지, 정상적인 진행을 위해서 미리 요청해야할 사항이 있는지 정도는 확인을 하고 참여하는 것이 좋습니다.
* WBS에 대해서는 별도로 포스팅 할 예정이라 오늘은 여기까지만 언급하고 넘어가도록 할게요 :)
킥오프 미팅이 기획자에게 중요한 이유
말과 뉘앙스로 전해지는 프로젝트의 목적
RFP를 통해서 프로젝트의 목적에 대해서 숙지하고 있다고 해도 이것을 다시 언어로 듣는 것은 매우 다른 의미로 다가오기도 합니다.
문서상 텍스트로만은 파악할 수 없는 분위기와 강조점을 파악할 수 있는 자리입니다. 발주 담당자의 이야기, 현업의 목소리를 직접 들을 수 있는 자리다보니 실제 서비스를 운영 관리할 사람들이 필요로 하는 것들을 확인할 수 있습니다.
업무 구조와 캐릭터(?) 파악하기
이건 좀 ... 현실적인 팁이랄까요. :)
온라인이든 오프라인이든 프로젝트 관련 인원이 모두 모이는 면대면 자리이다보니 이 자리에서 많은 것들이 드러나게 마련입니다.
프로젝트를 진행하면서 산출물이 나오는 그 순간부터는 확정의 의사를 누구로부터 / 어떤 과정을 거쳐 / 얼만큼의 시간이 걸려서 받을 수 있는지에 대한 부분이 일정이 큰 영향을 끼치게 됩니다. 물론 직접 물어볼 수도 있는 부분이지만 사람마다 중요하게 생각하는 것도 다르고 업무 스타일도 다르다보니 이런 사람들의 면면을 파악하는 것도 꼭 필요합니다.
특히 결정권자가 IT 프로젝트에 대한 지식이 없는 타입이라면 어떤 정보를 사전에 주고 결정할 수 있는 기준을 세워주는 부분도 필요하기 때문이죠.
향후 내가 이 프로젝트 안에서 어떻게 움직여야 효율적일지를 파악하기 위해서 열심히 듣고, 열심히 보는 것이 중요합니다.
흔히들 프로젝트 안에서 기획자는 문 열고 들어가서 마지막으로 문 닫고 나오는 것이 R&R이라고 말을 합니다. (우리 투피엠 언니의 명언ㅋㅋㅋ)
그 문을 여는 것이 바로 킥오프 미팅입니다.
프로젝트의 시작이 상큼할 수 있도록 사전 준비를 꼭 해보시길 바랍니다.
깨알 TIP
RFP를 받은 적이 없는데 어떻하죠?
이런 경우가 의외로 흔합니다. 회사에서 프로젝트는 수주했다는데 자료가 넘어오는 것도 없고, 제안요청서는 더더욱 없고....
아무리 자료가 넘어오는 것이 없더라도 최소한 브랜드 네임, 서비스 성격(쇼핑몰, 브랜드 사이트, 커뮤니티 등등)에 대한 정보는 알 수 있을거에요.
동일한 성격의 서비스들을 실제로 한번 사용해보시고 전반적으로 많이 사용되는 기능이라던가, 디자인 트랜드 등 기본적인 분석은 해보시고 참여하시는 것이 좋습니다. 만약 비즈니스 분야가 전문적인 분야라면 해당 분야의 업무에는 어떤 것들이 있는지, 자주 사용되는 용어들이 있는지에 대해서 간단하게라도 스터디를 해보고 가는 것을 추천드립니다.
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