일머리를 키우자-11

제11화. 데코레이션을 잘하자.

제11화. 데코레이션을 잘하자.

지금 내가 보고서를 작성해서 상사에게 팀장에게 보고해야 한다고 생각해 보자.

나름대로 논리를 만들어서, 근거를 찾고, 분석한 내용을 한껏 모아 보고서에 욱여넣었다.

보고서를 봤더니... 내용이 많고... 글의 띄어쓰기가 안되어 있고... 맞춤법도 틀리고...

단락이 구분이 안되어 있고... 글자 폰트도 들쭉날쭉하다.

난 분명히 내용을 중요하다고 생각해서 한껏 잘 만들었다고 자신감이 뿜뿜이다.

그런데, 상사에게 이 보고서를 보여주는 순간... 어떤 반응이 돌아올 것인가?

분명히 그 팀장은... 상사는... 인상을 찌푸릴 것이다.

왜냐고?

회사의 보고서는 대학교 때 만든 리포트가 아니다.

대학생 때 뭔가 하고 싶은 말이나, 내용들을 현란하게 표현하는 것들은 얼마든지 할 수 있다.

하지만, 회사의 보고서는 나름의 규칙이 있다.

앞서 말했지만.... 두괄식이 되어야 한다고 했다.

헤드 메시지에 '이 문서는 무엇 무엇 때문에 만들었고, 이러이러해야 한다.'라는 요지가 있어야 하고,

본문 내용은 그 메시지에 걸맞은 논거를 표현하는 것이다.

그러한 것을 전제로 하고... 이 문서를 바라보는 팀장의 시각에서 보자면...

무질서하게 보이는 문서는 내용하고는 상관없이... 내용은 두 번째 문제이고...

읽기가 싫어진다는 것에 있다.

일단, 보고서는 읽기에 자연스러워야 한다.

글자 폰트를 통일하고, 들여 쓰기를 단락의 규칙에 맞게 적용하고,

중간중간 강조 해야 하는 내용은 굵게 Bold체로 표현하고,

문장은 핵심을 요약하여 간결하게 표현하고,

표는 투박하게 하지 말아야 한다.

자, 명심하자.

『보고서를 읽는 상대방의 입장에서 문서를 데코레이션 좀 하자.!』