순서 파괴, 효율적으로 일하기
우선순위를 정하는 게 중요한 이유
일의 우선순위를 정하는 일은 성과를 좌우하는 핵심이다. 일을 효율적으로 진행하려면 어떤 순서로 해야 하는지 명확히 아는 것이 중요하다. 업무가 계획대로 진행되면 성과뿐 아니라, 스스로 일을 잘 해내고 있다는 자기 효능감에도 큰 영향을 준다. 특히 선행 업무나 다른 부서와의 협력이 필요한 일이 내 업무 진행에 중요한 경우가 많기 때문에, 업무 순서를 설계하는 능력은 필수적이다. 조직 내 자원이 효율적으로 배분되면, 내가 투입하는 시간과 에너지도 효율적으로 관리할 수 있다.
예를 들어, 마케팅 제안서를 준비할 때, 제품 조사와 컨셉 도출을 순서대로 진행하다 보면 시간은 많이 소요되지만 구체적 아이디어가 부족할 때가 있다. 반대로, 초기 단계에서 핵심 아이디어와 실행 계획을 먼저 구상하면, 나중에 조사나 자료를 맞춰 컨셉을 강화할 수 있어 효율적이라는 것을 경험했다.
업무를 공유하고 소통하는 것의 중요성
업무 계획과 자원 배분은 모두와 공유되어야 한다는 것을 자주 느낀다. 의사소통이 부족하면 사소한 혼란이 쌓여 큰 문제로 번지기 쉽다.
예를 들어, 한 프로젝트를 진행할 때 팀원 각자가 자기 기준대로 업무를 처리하면, 중간중간 서로의 진행 상황을 알기 어렵다. 나는 업무가 어느 정도 마무리될 때마다 정리한 자료를 공유 문서 형태로 올리고, 피드백이 자유롭게 이루어지도록 편집 권한도 부여했다.
그럼에도 불구하고, 예기치 않게 업무 순서가 바뀌거나 새로운 지시가 들어오면 하루 일과가 흔들리고 당황스러울 때가 있다. 이런 경험을 통해, 소통과 투명성이 조직 효율에 얼마나 중요한지 절감했다.
회사는 개인의 마음대로 운영되는 곳이 아니다
조직은 특정 개인의 사적 목적을 위해 존재하지 않는다. 사기업이라 하더라도, 공동의 목표를 위해 모인 조직이며, 투자를 받으면 이미 공적 감시 영역에 들어간다.
사전 합의 없이 업무가 지시되면, 기존 업무를 중단해야 하고, 시간 통제권을 잃게 된다. 예를 들어, 팀 프로젝트를 진행하면서 갑자기 새로운 자료 조사를 맡게 되면, 기존에 준비하던 제안서 작업이 늦어지고, 정신적 부담도 커진다. 이는 자연스럽게 불만과 스트레스를 만든다.
효율적 업무 방식과 체계화
일을 할 때 효율성을 중요하게 생각한다. 조직이 특정 개인의 무능이나 이기심에 좌우되지 않으려면, 각자의 업무 방식에 대한 고민과 체계화가 필요하다. 업무를 공유하고 협업 방식을 시스템화하면 오히려 비효율을 줄일 수 있다.
나는 이전 프로젝트에서, 팀원들이 전통적인 방식으로 단계를 하나씩 밟아가며 마케팅 컨셉을 산출하던 상황을 경험했다. 하지만 초기 단계에서 아이디어를 먼저 구상하고, 그에 맞춰 자료를 조사하고 전략을 조율하면, 시간 대비 더 풍부한 아이디어를 제안서에 담을 수 있었다. 업무가 잘 진행되지 않는다고 느낄 때, 기존 방식을 재구성하고 시간을 재배치하는 습관도 필요하다고 느꼈다.
아마존에서 배운 교훈
아마존의 <순서 파괴>라는 책은 전통적 선형 업무 방식을 뒤집고 효율성을 극대화한 사례를 소개한다. 신제품 개발 초기 단계에서 팀 전체가 모여 보도자료를 먼저 작성하는 방식이다. 일반적으로 보도자료는 제품 출시 후 작성되지만, 미리 작성함으로써 제품 핵심 가치와 각자의 역할이 명확해지고, 업무 진행 속도가 빨라진다.
또 아마존은 PPT 사용을 금지하고, 5장 이내의 간결한 문서(5-pager)를 작성하도록 한다. 회의 참석자들은 문서를 먼저 읽고 동일한 사전 지식을 공유한 뒤, 나머지 회의 시간에는 깊이 있는 논의에 집중할 수 있다.
유연한 사고가 필요하다
일을 할 때 유연하게 사고하는 것이 얼마나 중요한지도 경험을 통해 느꼈다. 전통적 방식만 고집하면 창의성이 제한될 수 있다.
예를 들어, 마케팅 제안서를 준비하며 팀원들이 순차적으로 아이디어를 도출하는 동안, 나는 초기 단계에서 액션 플랜과 아이디어를 먼저 제안하고, 그에 맞춰 컨셉을 조율하는 방식을 택했다. 이 과정에서 처음에는 팀원들과 의견 충돌도 있었지만, 결과적으로 선형적 접근에 얽매이지 않고 업무 순서를 재구성하니, 문제 해결 속도와 창의성이 동시에 높아졌다.
새로운 접근은 인사이트를 바꾼다
작은 시도라도 새로운 접근은 업무 인사이트를 바꾼다. 상품 기획을 할 때, 고객의 반응과 예상 질문을 상상하며 접근하면 설득력이 높아진다. 예를 들어, 실제로 제안서를 작성할 때 특정 고객을 떠올리며 문구를 작성하면 메시지가 훨씬 구체적이고 생생해진다.
이처럼 고정관념에서 벗어나면, 나만의 효율적인 업무 방식을 발견하고, 업무 과정에서도 새로운 아이디어를 더 많이 얻을 수 있다.
