나만의 회의록 작성법
PM으로서 나의 첫 임무
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Intro
PM으로 입사하고 가장 먼저 부여받은 업무는 ‘회의록 작성’이었습니다.
회의록을 작성한 경험이 많지 않아, 처음에는 막연한 부담으로 느껴졌습니다.
하지만 회의록을 쓰면서 ‘회의가 어떻게 진행되는지, 어떤 내용으로 회의를 했는지’ 알게 되었고 업무 체계를 더 잘 이해할 수 있게 되었습니다.
이 글을 보시는 분들에게 조금이라도 도움이 되었음 하여, 제가 회의록을 작성하며 깨닫거나, 중요하게 느낀 부분들을 공유드리려 합니다. :)
회의록은 언제?
저는 논의나 결정해야 할 일이 많다 보니 회의에 참여할 기회가 많았습니다. 웬만하면 참여하는 모든 회의에 있어 회의록을 작성하려 했지만 그러지 못하는 경우도 있었습니다.
이렇게 애매한 상황이 싫었고 저 자신 스스로 회의록 작성 기준을 다음과 같이 정했습니다.
회의록 작성 기준
내가 스피커가 아닌 경우
회의의 흐름과 아젠다에 대한 이해가 필요한 경우
회의에 참여하지 못한 동료들이 진행상황을 인지해야 할 경우
저의 작성 기준을 따를 필요는 없습니다. 다만, 제가 여기서 말씀드리고 싶은 부분은, 회의록 작성뿐만이 아닌 '본인이 하는 업무에 있어서 목적과 기준을 스스로 이해한 후 업무를 진행할 때, 그 가치가 있음'을 알아주셨으면 좋겠습니다.
나만의 회의록 작성법
직장에서 일을 하며 무언갈 결정하기 위해서는 논의가 필요한 경우가 많습니다. 상황에 따라서 회의록의 작성법은 달라질 수 있을 것 같습니다.
저의 입장에서 어떠한 방식으로 회의록을 작성했는지 공유드리도록 하겠습니다.
회의록 핵심 구성요소
1. 목표
결정해야 되거나 도출해야 할 목표가 있다면 그 내용
결정이 아닌 Ideation과 같이 논의가 필요한 자리라면 회의의 아젠다
2. 논의 내용
주제를 기준으로 논의 내용을 분류하여 가독성 있도록
논의 내용에 대한 요약과 세부적인 히스토리(필요했던 사유), 논의 내용을 자유롭게 작성
3. 결정 사항
회의를 통해 결정된 사항들을 기록하며 논의 내용과 매칭이 되도록 작성
회의 후 논의한 아젠다에 대해서 추가적으로 조치 사항들이 있는지 있다면 담당자와 함께 기록
4. 할 일 (조치 항목)
회의 후 진행해야 하거나 확인해야 할 업무를 Todo list 형식으로 작성
추가적으로 보기 쉽도록 제가 회사에서 사용하는 회의록 양식에 설명을 덧붙였습니다.
아래 사진 참고 부탁드리겠습니다.
회의록을 쓸 때의 마음가짐
3개월간 업무를 하며 크고 작은 회의들을 거쳤고 수많은 회의록을 썼습니다.
최근 작성한 회의록을 보며 처음 쓴 회의록과 비교해 보니. 전보다 다듬어진 글들을 볼 수 있었고 한 걸음씩 성장하고 있음을 느꼈습니다.
회의록을 쓰면서 “회의록을 쓰는 시간이 가치를 가지기 위해서는 어떤 마음가짐으로 작성해야 할까?”, “효율을 높이기 위해서는 어떻게 해야 할까?”에 대한 고민을 많이 했습니다.
그래서 다음과 같은 고민을 하면서 회의록을 작성하신다면 글을 보시는 분들에게 도움이 될 것이라 자신합니다.
- ‘왜’ 이 회의를 하며 참여한 인원들이 회의를 통해 어떤 결과를 만들고 싶어 하는지
- 회의록을 어떤 방식으로 작성해야 핵심만 잘 요약할 수 있을지
- 회의록 내용으로 다른 사람들에게 쉽게 설명할 수 있을지
- 회의록을 보는 사람들이 히스토리를 쉽게 파악할 수 있을지
- 회의록을 남기며 아젠다가 회의에서 끝나지 않고 프로젝트 진행까지 이어지도록 만들 수 있는지
감사합니다. :)
