오늘의 업무를 내일로 미루지 않는 4가지 방법

Task를 스케줄링하라

작년에 체중관리가 제대로 되지 않아 올해의 목표를 다이어트하기로 정하고 캘린더 위에 크게 작성해본 적이 있는가? 작성만 하는 것으로는 목표 또는 과제를 이룰 수 없다. 오히려 작성된 ‘다이어트’를 실행하지 못해 스트레스는 더 커질 것이다. 스케줄러에 과제 목록을 작성하는 것은 말 그대로 투 두 리스트를 작성하는 것이지 일을 할 수 있게 작성된 계획표가 아니다. 

투 두 리스트를 작성했다면, 언제 실행할지를 계획하고 정리하는 것이 스케줄러를 올바로 사용하는 방법이다. 계획한 것을 잘 실행하기 위한 과제(테스크) 스케쥴링을 위한 원칙이 몇 가지 있다.

첫 번째, 중요한 모든 일에 일정한 시간을 할애하라. 시간 없이는 과제를 수행할 수가 없다. 투 두 리스트를 작성하고 시간을 확보하고, 언제 실행할지 과제와 함께 시간을 배정하라. 다이어트를 위해 1시간 동안 운동하기를 과제로 설정했다면 시간을 확보하고 저녁 8시에 하겠다는 구체적인 계획을 하면 된다.

두 번째, 중요한 일과 저항이 큰 일은 최대한 이른 시간에 계획하라. 내가 만난 CEO나 시간 관리 전문가들도 아무도 방해하지 않는 아침 시간에 중요한 일을 끝내는 것으로 하루를 시작한다. 중요한 일을 일찍 끝낸다면 예기치 못한 일들 때문에 일을 하지 못할 확률이 현저히 줄어들기 때문이다. 하루간 시간이 지날수록 변수가 생길 확률이 높을 수밖에 없으므로 중요한 일은 최대한 이른 시간에 계획하고 실행하는 것이 좋다. 

아침, 점심, 저녁 중 가장 에너지가 많을 때는 언제일까? 개인의 바이오리듬에 따라 다를 수 있지만 보통 아침 시간에 에너지가 가장 많다. 저항이 크고 어려운 일일수록 아침시간에 하는 것이 좋다. 비교적 저항이 작고 쉬운 일 (영화 보기, 인터넷에서 생필품 쇼핑 하기) 등은 에너지가 크게 필요 없는 저녁시간에 하는 것이 좋다.

세 번째, 계획된 일정은 취소 시 환불 수수료가 있다고 인식하라. 여행 계획을 세우고 비행기 티켓까지 예매했는데, 환불이 안된다면 취소하겠는가? 그렇지 않을 것이다. 한 번 계획한 일정은 수수료가 있다고 생각하고 취소하지 않는다는 원칙을 세우길 바란다. 그런다면 계획도 좀 더 신중하게 할 것이며, 계획된 과제도 하게 될 확률이 높아질 것이기 때문이다.

네 번째, 계획된 테스트와 일정에 유연성을 가져라. 친구와 식사, 고객과의 미팅 시간이 다되었는데, 일정이 취소가 된다면 어떨까? 서운하거나 화나는 감정을 배제하더라도 갑자기 생겨버린 시간을 어떻게 해야 할지 몰라 당황스러울 것이다. 그럴 때는 플래너를 꺼내 다음에 계획되어있던 과제를 하는 것을 추천한다. 어차피 계획된 일정과 테스크이고 없어지지 않는 일정일 것이므로 테트리스 게임하듯 그 일정을 당겨서 수행할 수 있는 유연성을 가지자. 미래의 일정을 미리 사용하면, 나중에 빈 일정을 자유롭게 스케줄링 할 수 있을 것이다.