성공한 사람들의 시간 관리 두 가지 원칙
성공한 사람들의 시간 관리 두 가지 원칙, ‘능률’과 ‘효율’
성공한 사람일수록 시간 관리에 매우 능숙하다. 그들은 흘러가는 시간을 요긴하게 사용하는 습관을 지니고 있을 뿐만 아니라 주어진 시간을 기회로 만들어 매우 유용하게 쓴다. 앞서 말한 ‘카이로스’의 삶을 사는 셈이다. 하지만 그들이라고 처음부터 시간 관리를 잘했던 것은 아니다. 그들 역시 수많은 시행착오를 겪으면서 시간 관리 비법을 터득했기 때문이다.
성공한 사람들의 시간 관리에서 가장 중요한 원칙은 ‘능률’과 ‘효율’이다. 즉, 그들은 똑같은 시간 내에 할 수 있는 일의 비율을 최대한 늘리되, 거기에 들인 시간과 노력보다 더 큰 효과를 얻는 것을 최우선시한다. 어떻게 하면 그들처럼 시간을 잘 관리하면서 원하는 것을 최대한 이룰 수 있을까.
성공한 사람들의 시간 관리법
시간 계산하기
시간을 어떻게 쓰는지 정확히 계산해 본 적 있는가? 당연히 “아니요”라고 답할 것이다. 그만큼 대부분 사람이 시간을 아무렇지 않게 쓰고 있다.
많은 사람이 돈을 어떻게 쓰는지는 잘 알지만, 시간을 어떻게 쓰는지는 잘 모른다. 또한, 돈의 수입과 지출은 철저히 기록하지만, 시간 사용을 기록하는 사람은 거의 없다. 하지만 시간 역시 계산할 줄 아는 사람만이 시간을 효율적으로 사용하고 원하는 목표를 이룰 수 있다. 그러자면 자신이 어떤 일에 얼마만큼의 시간을 쓰는지 정확히 알아야 한다.
시간 예산안 짜기
필요한 비용을 미리 계산하여 기록한 문서를 ‘예산안’이라고 한다. 예산안을 짜는 이유는 정해진 예산을 효율적으로 관리하고 집행하기 위해서다.
시간 역시 예산안을 짜야 한다. 그래야만 시간을 효율적으로 관리하고 사용할 수 있기 때문이다.
오늘 해야 할 일의 목록을 만들어라. 그리고 중요하고 긴급한 순서대로 일의 순서를 배치해라. 그렇게 하는 것만으로도 불필요한 시간을 절약하면서 시간을 얼마든지 효율적으로 사용할 수 있다.
‘파레토 법칙’ 활용하기
파레토 법칙은 19세기 말 이탈리아 경제학자 빌 프레도 파레토(Vilfredo Pareto)가 제시한 학설로 ‘80:20 법칙’으로도 불린다. 20%의 소수가 나머지 80%보다 더 큰 가치를 가진다는 학설이다. 이 파레토 법칙을 시간 관리에도 적용할 수 있다. 예컨대, 일할 때 업무 중 큰 수익을 창출할 수 있는 2~3가지 핵심 항목, 즉 20%에 더 많은 시간을 할당하면 시간을 훨씬 효율적으로 사용할 수 있다. 하루 중 최고의 성과를 낼 수 있는 20%의 시간에 중요한 업무를 처리하는 것 역시 마찬가지다.
방해 요소 미리 파악하기
예기치 못한 지출에 대한 예산안을 미리 세워놓지 않으면 위기에 처했을 때 우왕좌왕하게 마련이다. 시간 관리 역시 마찬가지다.
많은 사람이 시간 관리를 제대로 못 하는 이유 중 하나는 회피할 수 없는 긴급한 일에 대비할 계획을 미리 세워두지 않기 때문이다. 무슨 일이건 하다 보면 방해 요소가 항상 있기 마련이다. 특히 방해 요소가 많을수록 일하는 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 스트레스 역시 많이 받는다. 그것을 대비하는 방법은 그 대책을 미리 마련하는 것이다. 그래야만 위기에 부딪혀도 흔들리지 않는다.
시간의 비중 점검하기
어느 시간, 어느 요일이 자신의 집중력이 가장 높은지 알고 있는가? 한 취업포털사이트가 직장인 463명을 대상으로 설문조사를 한 결과, 직장인이 업무에 가장 집중하는 시간은 오전 10시라고 한다. 응답자의 절반에 가까운 42.1%가 “오전 10시에 가장 업무 집중력이 높다”라고 대답한 것이다. 반면, 27.4%는 “오후 2시에 업무 집중력이 가장 낮다”라고 했다. 점심 후 오후 시간에 접어들면 집중력이 현저하게 떨어지기 때문이다. 또한, 일주일 중 업무 집중력이 가장 높은 요일로는 응답자의 35%가 화요일을 꼽았다.
집중력이 높을수록 일의 능률 역시 높아지기 마련이다. 따라서 집중이 가장 잘 되는 시간과 요일에 가장 중요한 일을 하면 생각보다 쉽게 원하는 목표를 이룰 수 있다. 그러자면 평소 자신이 사용하는 시간의 비중을 잘 알고 있어야 한다. 그에 따라 계획을 조정해야만 시간을 효율적으로 사용할 수 있다.
일의 데드라인 만들기
알다시피, 데드라인(Deadline)은 신문, 잡지의 원고 마감 최종 시한 혹은 은행의 준비금 한계선을 말한다. 넘어서는 절대 안 될, 반드시 지켜야만 하는 마지노선인 셈이다.
일에서도 데드라인은 매우 중요하다. 데드라인을 넘기지 않고 일을 처리하는 능력이야말로 누구나 반드시 지녀야 할 자질이기 때문이다. 하지만 대부분 사람이 자신에게 매우 관대하다. 그런 까닭에 마감 날짜가 되어서야 시간에 쫓겨 허둥지둥 일하곤 한다. 당연히 실수가 잦을 수밖에 없다.
시간을 잘 관리하려면 자신만의 데드라인을 정하고, 거기에 맞춰서 일해야 한다. 그러자면 다른 사람에게도 공표함으로써 자신을 압박하는 것이 좋다. 그렇지 않으면 자신을 제대로 컨트롤할 수 없기 때문이다.
“시간이 없다”라는 핑계 대지 않기
많은 사람이 부탁을 거절할 때 자주 하는 말이 있다. 바로 “시간이 없다”라는 것이다. 정말 시간이 없어서 그런 말을 하는 것일까. 그렇지 않다. 그것은 핑계일 뿐이다. 시간은 얼마든지 만들면 된다. 그런데도 그런 말을 하는 이유는 그 일이 싫거나 귀찮기 때문이다. 이는 부탁하는 사람과 부탁하는 일이 그만큼 소중하지 않다는 방증이기도 하다.
심리학자들에 의하면 “시간이 없다”라는 핑계를 자주 대는 사람일수록 호감과 신뢰도가 매우 낮다고 한다. 반면, 변명하지 않고 부탁을 거절할 경우 호의적인 반응을 보였다. 그러므로 “시간이 없다”라는 핑계를 대느니 차라리 부탁을 거절하는 것이 자신이나 상대를 위해서도 훨씬 낫다. 또한, 시간이 없어서 어떤 일도 하지 못하는 사람은 시간이 있어도 어떤 일도 할 수 없다.
지친 몸과 마음을 회복하는 ‘휴식 시간’ 갖기
심리학에 ‘회복 탄력성(Resilience)이란 말이 있다. 회복 탄력성이란 고무줄을 당겼다 놓았을 때 처음 상태로 돌아가는 힘을 말한다. 즉, 스트레스와 불안, 역경을 이겨내고 성공하는 마음의 힘이라고 할 수 있다.
누구나 살면서 수많은 역경과 좌절을 겪는다. 이때 중요한 것은 가능한 한 이른 시일 내에 그것을 딛고 일어서는 것이다. 그러자면 마음의 근육인 회복 탄력성을 반드시 키워야 하는데, 거기에는 휴식보다 좋은 것이 없다.
시간 관리 역시 마찬가지다. 시간을 잘 관리하려면 잘 쉬어야 한다. 휴식이야말로 일에 더욱 몰입하게 하고 지친 몸과 마음을 회복하는 최고의 비결이기 때문이다.
