일의 우선순위를 정할 때 반드시 고려해야 할 두 가지
시간을 효율적으로 관리하려면 우선순위를 정해서 일해야 한다. 우선순위가 잘못 설정되면 시간은 물론 물질적으로도 큰 손해를 볼 수 있기 때문이다.
문제는 일의 우선순위는 상황에 따라서 항상 변한다는 것이다. 그렇게 되면 정해진 시간 내에 일을 다 할 수 없다. 또한, 긴급한 일과 중요한 일이 반드시 일치하지 않을 때도 있다. 긴급하지만, 중요하지 않은 일도 있을뿐더러 긴급하지는 않지만, 매우 중요한 일도 있기 때문이다. 어떻게 하면 일의 우선순위를 잘 정할 수 있을까.
가장 긴급하고 중요한 일 먼저 하기
일의 우선순위를 정할 때는 가장 먼저 자신이 필요로 하는 일이 무엇인지부터 생각해야 한다. 아울러 가장 큰 성과를 낼 수 있는 일이 무엇인지, 무엇이 가장 큰 보상을 안겨줄지도 고려해야 한다. 그래야만 시간을 효율적으로 사용할 수 있기 때문이다. 이에 대해 일본의 목표관리 및 시간 관리 전문가인 마쓰모토 유키오(松本幸夫)는 이렇게 말한다.
시간 관리를 잘하려면 자신의 업무 스타일을 점검해서 비효율적인 부분은 버리고 ‘효율 체질’로 변신해야 한다.
모든 일은 ‘Plan→Do→See→Check’의 순으로 이루어진다. 그중에서 가장 중요한 것이 바로 ‘Plan’이다. 순서를 정하고 계획을 잘 세워야만 시간 관리를 잘 할 수 있기 때문이다. 따라서 Plan 단계에서 시간 낭비와 작업 손실이 발생하지 않도록 철저히 계획해야 한다. 하지만 아무리 치밀한 계획을 세워도 계획대로만 진행되지는 않는 것이 바로 일이다. 이때 필요한 것이 See→Check다. 일의 진행 상황을 관리하고 점검하는 단계라고 할 수 있다. ‘계획을 세웠으니 그대로 진행하면 되겠지’라며 방치하면 방향을 잃고 헤맬 수 있다. 따라서 Plan→Do→See→Check를 하나의 흐름으로 생각해야 한다. 하나라도 빠지면 완성될 수 없기 때문이다. 그렇게 해서 ‘효율’을 항상 최우선으로 삼아 ‘긴급하고 중요한 일’을 가장 먼저 처리하고 그렇지 않은 일은 뒤로 미뤄야 한다.
모든 일에 데드라인 정하기
시간 관리에 있어서 또 하나 중요한 것은 모든 일에 마감 시간, 즉 ‘데드라인’을 정하는 것이다. 주어진 시간에 맞춰 일하는 것이야말로 시간을 가장 효율적으로 쓰는 비결이기 때문이다. 따라서 일에 마감 시간이 정해져 있지 않다면 데드라인을 먼저 정한 후 일해야 한다. 특히 데드라인은 자기 자신과의 약속이기에 그것을 지키지 않으면 그 가치는 당연히 반감될 수밖에 없다. 따라서 목표 달성을 위해서 하루에 어느 정도 일해야 하는지 소규모 데드라인을 정해야 한다. 하루하루의 성취가 없으면 큰 성취 역시 이룰 수 없다.
아무리 사소한 일이라도 데드라인을 정하고 그것을 이루었을 때만큼 성취감을 느끼게 하는 일은 없다. 자기만족, 나아가 자신감을 한껏 키워서 어떤 일을 해도 실수 없이 할 수 있게 해주기 때문이다. ‘현대 경영학의 창시자’ 피터 드러커는 자신의 성공 요인 중 하나로 철저히 데드라인을 지킨 것을 꼽았다. 그는 “일에 쫓기면 힘이 생기지만, 데드라인이 없으면 게을러진다”라며 데드라인의 중요성에 관해 강조했다. 그만큼 일에 있어 데드라인은 매우 중요하다.
성공은 성취의 밑바탕 위에 하루하루 튼튼하게 탑을 쌓아가는 과정과도 같다. 어떤 일이건 데드라인을 정해서 일하라. 그러다 보면 인생 설계도 역시 쉽게 완성할 수 있다.
