06. 신입도 아는 업무 프로세스를 구축하라.

<일공부력>

누구에게나 적용 가능한 시스템이 좋은 시스템이다. 
‘지금 나는 내 일에 최선을 다하고 있는가?’라고 자신에게 물어보라. 최선의 뜻은 무엇일까? 나는 ‘최선의 뜻을 세계에서 가장 일을 잘하고 있다.’라는 것으로 해석하고 싶다. 그렇다면 어떻게 해야 가장 잘할 수 있을까? 그것은 내가 하는 일을 모든 사람이 알 수 있도록 시스템으로 만드는 일이다. 혹시 지금도 ‘나만 알고 있어야 한다.’라는 생각을 가지고 있는가? 지금은 정보화 시대이다. 이제 웬만한 정보는 누구나 알 수 있는 시대가 되었다. 직장에서의 경쟁력은 내 일을 신속히 처리하는 것이다. 누구에게나 정보를 제공할 수 있도록 해야 한다. 정보와 속도는 회사에서 빼놓을 수 없는 자산인 셈이다.
  

시스템은 신뢰감을 준다. 
어느 날 그토록 오랫동안 고대해왔던 품질정보 시스템을 개발할 기회를 잡았다. 새로 부임한 C본부장은전산 시스템에 관심이 높았다. 나는 ‘회사가 앞으로 글로벌 회사로 성장하면, 반드시 시스템을 통해 서로 업무 소통을 해야 한다.’라는 것을 느꼈다. 그래서 전산 담당자에게 요청했다.
  
“언제 될지 모르겠지만, 개발하는 시스템은 글로벌 소통이 가능하도록 만들어주세요.”
  
2년 동안 노력한 끝에 품질정보 시스템을 개발했다. 회사 최초였다. 내가 하는 일을 한 눈에 알아볼 수 있도록 만드는 것이 중요했다. 시스템이 되어있지 않으면, 일의 정확성을 맞추기가 쉽지 않았다. 시스템은 곧 회사의 경쟁력인 것이다. 시스템이 되어 있지 않으면 일하는 데 종종 오류를 일으켰다. 허점이 존재했다. 고객과 비즈니스를 시작할 때, 품질 수준이 높은 회사는 시스템으로 일하는 회사이다. 시스템으로 일하는 회사는 일의 정확도가 높고 신뢰감을 줄 수 있었다.
  
내가 하는 일을 심플한 업무 시스템으로 구축하자. 시스템은 누구나 일을 손쉽게 할 수 있고, 고객에게 최고의 서비스를 제공할 수 있다. 최고의 서비스는 원하는 정보를 제공하고 고객이 기다리는 시간을 단축하는 일이다.
  

신입도 알 수 있도록 프로세스를 만들어라. 
나는 새로 맡은 시험공정에 대한 업무 투명성을 높이기로 했다. 가장 먼저 만든 것은 관리도였다. 현장에서 일하는 사원에게 “작업하는 절차 좀 보여주세요.”라고 했다. 하지만 대부분의 사원들에게서는 들을 수 있는 “반장이나 직장에게 물어보세요.”라는 답변밖에 받지 못했다. 자신의 일을 스스로 잘 숙지하지 못하고 있었다. 그렇게 일하다 보면 문제가 재발된다.
  
가장 기본적인 업무 절차가 필요했다. 초기에는 작업지침서도 없이 작업하는 열악한 수준이었다. 당연히 문제가 많이 발생할 수밖에 없었다. 시간이 지나면서 업무수칙도 개정하고 작업지침서를 만들도록 개선을 추진했다. 모든 업무는 업무 절차를 철저히 만들어 준수하는 것이 중요하다. 회사에는 보이지 않는 관습이 존재한다. 그런 일은 어느 순간 시한폭탄이 되어 돌아온다. 일하는 동안 한순간도 방심할 수 없다. 늘 긴장상태로 업무에 임해야 한다.
  
일을 잘하는 비결은 자신의 일에 관심을 갖고 끊임없이 변화를 추구하는 것이다. 변화를 추구한다는 것은 신입도 알게 업무 프로세스를 개선하는 일이다. 누구에게나 적용 가능하도고 만들어진 시스템은 신뢰감을 준다. 사소한 일도 어떻게 받아들이는가에 따라 자신의 미래를 크게 바꿀 수 있다. 현재에 머무르지 말고 일하기 쉬운 시스템을 구축하라.