기자 간담회

프레스 콘퍼런스 준비

드라마 속에서는 유명인들이 입장 밝힐 때 기자간담회를 많이 하던데 회사에서는 주요 제품, 브랜드, 상품 등이 출시되었을 때 진행한다. 호텔에서는 레노베이션 후 재개장할 때, 신규 오프닝 때 등 진행하기 때문에 자주 하는 행사는 아니다. 드라마처럼 하루 만에 준비할 수도 없고 회사의 입장을 밝히는 간담회는 거의 위기관리 수준에나 하지 않을까 싶다.

공식적으로 대중에게 발표하는 자리이기 때문에 준비 사항도 여러 가지가 있는데 간담회 주제에 맞는 콘셉트를 정하는 것이 먼저 일 듯하다. 신제품, 새 호텔 자체의 콘셉트가 무엇인지, 이것을 간담회 때에 어떻게 전달할지를 정하는 ‘메인 테마’ 정도 되겠다. 콘셉트를 정하고 나면 이에 맞는 장소를 예약하고 데커레이션 플랜도 맞추어 진행할 수 있다.

간담회의 주제 아이템을 잘 보여주고 설명할 수 있는 영상과 프레젠테이션 준비도 해야 한다. 영상과 PT모두 너무 길어서 지루하지 않을 분량으로 하고 키 메시지를 추려서 짧은 시간에 집중력 있게 전달할 수 있도록 한다.

질의응답은 회사 내에서 누가 할지 정하고 (주로 대표이사와 최고 운영 책임자, 마케팅 책임자가 한다) 예상 질문에 대한 답변도 준비한다. 미디어 인터뷰 준비와 마찬가지로 미디어 브리핑 북을 간담회에 맞추어 작성해 임원들과 사전 공유한다. 행사 당일 스케치 사진을 찍어줄 포토그래퍼 섭외도 잊어서는 안 된다. 때에 따라 영상으로 남길 경우에는 비디오그래퍼도 섭외한다.

행사의 데커레이션과 흐름이 자연스럽도록 조율과 조율의 지난한 과정을 거쳐 행사의 윤곽을 만들고, 콘셉트를 잘 보여줄 수 있는 초대장을 제작한다.

기브어웨이라고 해서 와주신 분들께 감사의 인사로 전하는 선물도 콘셉에 맞추어 준비하면 좋겠지만 어려우면 가능한 선에서 준비한다.
(선물과 식사는 부정부패 방지법을 고려하여 준비해야 한다)

행사 준비가 어느 정도 되면 디데이 2주 정도 전부터 초대를 시작한다. 담당 기자들에게 초대장을 보내고 RSVP를 진행한다. 모든 담당 기자들을 초대하는 것을 잊지 않고 한 분이라도 누락되어 서로 불편한 상황이 생기지 않도록 신경 써야 한다. 초대장 발송 후 2-3회 정도 RSVP를 진행해 참석자 수를 대략 파악 해 행사장소 측과 혼선이 없도록 조율한다.

그리고, 당일 배포할 프레스킷을 완성한다. 행사를 하는 주요 목적이 기사화임을 고려할 때 프레스킷의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않을 것이다. 행사에 기자분들을 모두 초대하고 전달하고자 하는 ‘메시지’가 분명하지 않거나, 완성된 모습으로 비치지 못한다면 기자간담회의 목표가 제대로 달성되지 못할 것이다.

단단한 준비를 마치고 드디어 기자 간담회 날. 사전에 약속한 역할대로 직원들은 자리를 잡고 리셉션 직원들은 명단 확인과 명함을 받을 준비를 하고 사회자는 단상에서 리허설을 진행한다. 홍보팀 직원들은 기자분들을 맞이할 준비 및 PT, Q&A에 참여할 임원을 챙긴다. 프레스킷은 리셉션 때 나누어 주기도 하고 자리 위에 올려 두기도 한다.  

행사 30분 전 정도부터 손님들이 하나둘씩 도착한다. 홍보팀 직원들은 행사 호스트로서 기자분들을 맞이하고 인사하는 일을 해야 한다. 그러는 중간중간 행사 흐름을 챙기고 질의응답 시간에는 질문을 위한 마이크 전달 역할을 하기도 한다.

행사가 끝나면 간담회에 못 온 담당기자분들께는 보도자료를 메일로 보내고 참석해 주신 분들께는 행사 사진 등 추가 자료 전달을 한다. 오신 분들께 감사의 인사를 잊지 않는 것도 중요하겠다.

행사 후에는 주로 자료 요청이나 질의응답 시간에 미처 답하지 못했던 문의를 처리한다.

자세히 쓰려고 했는데도 빠진 부분도 많고, 실제로 준비하다 보면 만들어야 하는 자료의 양이나 행사장 데커레이션 등 신경 쓸 부분이 많다. 그만큼 끝나고 나면 가장 뿌듯한 행사이기도 하다.