프레젠테이션 역량을 높여라
돌파구 노트
공감을 얻어낼 수 있는 커뮤니케이션 능력이 중요하다
돌파구 노트 06번에서 소개한 창의적 인재가 갖추어야 할 세 가지 역량 중에서 세 번째 내용은 '주변 사람들로부터 인정을 받고 공감을 얻어낼 수 있는 커뮤니케이션 능력'이었다.
이제는 혼자서 할 수 있는 일은 거의 없다. 여러 사람이 함께 팀을 이루어 일을 해야 하는 경우가 대부분이다. 즉, 주변 사람들과의 커뮤니케이션 역량이 매우 중요하게 된다. 아무리 머릿속에 좋은 생각들을 수 천, 수 만 가지 넣어 두고 있어도 주변 사람들과 커뮤니케이션을 하지 못하면 말짱 도루묵이다.
커뮤니케이션에는 다양한 방법이 있다. 그중에서도 프레젠테이션의 중요성을 강조하고 싶다. 보통 회사에서는 사람들이 각자 자신의 업무를 맡고 있다. 따라서 다른 사람의 업무에 관심을 줄 시간적 여유가 많지 않다. 특히 직급이 높아질수록 많은 종류의 업무를 맡게 되기 때문에 한 가지 업무에 할애할 수 있는 시간이 줄어들게 된다.
극단적인 예를 생각해 보면, 사장의 경우에는 회사 전 부서의 업무에 대해서 보고를 받고 의사결정을 해야 하기 때문에 한 가지 사안에 대해서 짧은 시간 안에 정보를 습득하고 주어진 시간 내에 최선의 선택을 해야 한다. 이때 짧은 시간 내에 의미 있는 정보를 전달하고 의사 결정자가 올바른 결정을 할 수 있도록 이끌어주는 커뮤니케이션 방법이 바로 프레젠테이션이다.
프레젠테이션은 스토리텔링이다
프레젠테이션 역량은 하루아침에 늘지는 않지만 노력을 통해서 높일 수 있다. 프레젠테이션의 가장 기본은 스토리텔링이다. 내가 설득시키고자 하는 사람에게 주어진 시간 내에 가장 효과적으로 공감을 얻어낼 수 있는 이야기를 전달하는 것이 핵심이다. 그런데, 생각보다 듣는 사람의 관점이 아닌 자신의 관점에서 발표를 하는 경우를 많이 본다. 듣는 사람의 관점으로 생각을 집중시킬 수만 있다면 이 문제는 쉽게 개선할 수 있다.
프레젠테이션 스킬에 대한 글이나 강좌는 매우 많이 나와 있는 것으로 알고 있기에 여기서는 언급하지 않으려고 한다. 다만 프레젠테이션 스킬과 전달하고자 하는 컨텐트는 서로 구분이 되는 내용인데, 이것을 구분하지 못하는 경우가 종종 있는 것 같다. 이 글에서는 컨텐트에 대한 내용을 중심으로 이야기하고자 한다.
프레젠테이션을 어려워하는 후배들이 '나는 말주변이 없어서 발표를 못한다', '여러 사람 앞에 서면 말의 두서가 없어진다', '저 사람은 내 발표를 싫어한다' 등과 같이 말하는 것을 종종 본다. 몇몇은 맞는 말이겠지만, 대부분의 경우에는 진단을 잘 못한 경우이다. 발표 스킬의 문제라기보다는 발표하고자 하는 내용(컨텐트) 자체의 준비가 부족한 경우가 십 중 팔구이다.
- 핵심 내용의 부재
- 신뢰도가 낮거나 잘못된 정보의 삽입
- 미흡한 논리 전개
- 자료와 말하는 내용 간의 불일치
- 불필요한 내용의 삽입
프레젠테이션에서 가장 흔한 실수가 바로 핵심 내용이 명확하지 않은 것이다. 내용을 처음부터 끝까지 다 들어봐도 무엇이 핵심 내용인지를 파악하기 힘든 경우이다. 이것은 발표하는 당사자의 머릿속에서도 핵심 내용이 정리가 안 되어있을 가능성이 높다. 속 빈 강정이 되지 않으려면 발표하고자 하는 핵심 내용이 무엇인지를 스스로 명확히 정리한 후 준비를 시작하는 습관을 길러야 한다.
프레젠테이션에서 가장 근간이 되는 것은 발표 내용의 신뢰성이다. 만약 내용상 신뢰도가 낮은 정보가 포함되어 있다거나, 심지어는 잘못된 정보가 포함되어 있다면 공감을 얻어내는 것은 불가능하다고 보면 된다. 스토리를 만들기 위해서 잘못된 정보나 확인이 되지 않은 정보를 포함한다면 발표자 본인에 대한 신뢰도도 함께 추락하게 될 것이다. 신뢰를 얻는 것이 얼마나 어렵고 중요한지에 대해서는 신입 사원 편에서 다시 한번 생각해 보도록 하자.
프레젠테이션 내용의 논리 전개도 매우 중요하다. 논리적으로 불연속점이 자주 발생한다면 듣는 사람의 머릿속에서는 다음 단계를 넘어가지 못하고 불연속점에서 머무는 현상이 발생한다. 도움이 안 되는 질문도 많이 받게 될 것이고 질문자로 하여금 발표 방향 자체가 바뀌는 난감한 상황도 겪게 될 수 있다. 프레젠테이션 내용 준비의 마지막 단계에서는 반드시 미흡한 논리 전개가 없는지 처음부터 끝까지 여러 번 검토해 보아야 한다.
보여주고 있는 자료와 발표 내용 간의 불일치가 발생하는 경우도 문제가 된다. 발표 내용이 자료와 다르게 되면 듣는 사람 입장에서는 왜 차이가 발생하는지 또는 해당 내용이 어디에 있는지를 찾는 모드로 들어가게 된다. 발표자의 이야기에 집중을 할 수가 없게 된다. 또한, 준비가 미흡하다는 느낌도 받게 되기 때문에 프레젠테이션 전체의 신뢰도를 떨어뜨리는 악영향을 줄 수 있다.
자신이 시간을 많이 할애하고 고생하여 준비한 내용일수록 분량을 늘리려는 실수를 많이 한다
신참이 자주 하는 실수는 자신이 시간을 많이 할애하고 고생한 내용을 부각하여 설명하는 것이다. 즉, 내용별로 준비한 시간에 비례하여 자료 분량을 만든다. 이것은 듣는 사람 입장을 생각하는 것이 아니다. 본인이 아무리 시간을 많이 들였어도 전체 내용상 한 단어로 끝낼 수도 있는 것이다. 본인이 고생한 내용을 꼭 알리고 싶겠지만, 듣는 사람 입장에서는 전혀 관심이 없는 내용일 가능성이 높다. 또한 자료는 간단히 만들어 놓고 설명 시 고생한 내용을 주저리주저리 말하는 경우도 있는데 이것 또한 지양해야 한다.
대부분 엘리베이터 스피치에 대해서 잘 알 것이다. 엘리베이터를 타서부터 내릴 때까지 약 60초간 상대방의 긍정적인 결정을 얻어내기 위해서 하는 스피치를 의미한다. 참고로 헐리우드 영화감독들 사이에서 비롯된 것이라고 한다. 설명해야 하는 내용의 복잡도나 분량 등과 상관없이 자신에게 주어진 시간이 엘리베이터에서의 60초밖에 없다면 어떻게든 주어진 시간 내에 핵심 내용을 전달해야 할 것이다. 동일한 내용을 가지고 1분, 5분, 10분 또는 30분 각각에 대해서 자유롭게 이야기할 수 있는 사람이 프레젠테이션을 잘 하는 사람이다. 프레젠테이션 준비를 하고 있다면 다양한 시간별 버전으로 늘이고 줄이는 작업을 해 보아라. 자신이 전달하고자 하는 핵심 내용이 무엇인지를 명확하게 정리할 수 있을 것이다.
반복된 연습은 프레젠테이션 역량을 향상시키고 발표 전의 떨림도 크게 줄여 준다
마지막으로 하고 싶은 이야기는 위에서 소개한 팁들과 프레젠테이션 스킬 계발서 등을 참고하여 많은 연습을 하라는 것이다. 프레젠테이션 역량은 연습을 하면 할수록 향상되고 발표 전의 떨림도 크게 줄일 수 있다. 지금부터 프레젠테이션 역량을 높여 나간다면 향후 주변 사람들이 함께 일하고 싶어 하는 핵심 인력이 될 수 있을 것이다.
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