상대방의 시간을 덜 뺏는 방식을 택할 것
퍼블리_불필요한 감정 소모를 피하고 싶다면: 나를 지키는 커뮤니케이션
업무 커뮤니케이션을 잘하고 싶은 사람과 거절하는 메일을 종종 쓰는 사람이 보면 좋을 퍼블리 콘텐츠
https://publy.co/content/6124?s=f8ni93
발췌
메신저는 기본적으로 실시간 커뮤니케이션을 위한 플랫폼이기 때문에 일하는 사람이 시간을 능동적으로 관리하는 데 방해가 됩니다. 그래서 일할 때 메신저를 많이 사용하는 업무일수록 피로감을 더 느끼게 되는 것 같고요.
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업무에서 불가피하게 메신저로 연락해야 한다면 사적인 대화를 나눌 때와는 좀 다른 기술이 필요한 것 같아요. 상대방이 한눈에 파악하기 쉽도록 내용을 집약하고 정리해서 보내는 것, 대답을 적절한 시점에 마무리하는 것. 본론으로 들어가기까지 띄엄띄엄 시간이 너무 오래 걸리거나, 확실한 답으로 마무리되어 대화가 종료되지 않는다면 상대방은 내내 신경을 쓰면서 다른 일을 하는 집중도 흐려질 거예요.
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업무 커뮤니케이션의 원칙은 이거 아닐까요? '상대방의 시간을 덜 뺏는 방식을 택할 것'.
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커뮤니케이션을 할 때 1)상대방의 시간과 에너지를 아껴준다, 2)나의 스트레스는 줄인다, 는 것을 쌍방향 원칙으로 삼는다면 실수를 줄여갈 수 있을 것 같아요.
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세 번째로는 서로의 시간 자율성을 지켜줄 수 있다는 면에서 그렇습니다. 상대가 가능한 시간에 충분히 숙고해서 답할 수 있게 거리를 확보하며 일하는 방식이 메일이에요. 만약 그럴 수 없이 급한 사안이라면, 가능한 상황인지 확인한 다음 통화를 하는 게 가장 정확한 커뮤니케이션이 아닐까 싶어요.
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급한 일이 아닌 경우 제안에 대해 꼭 바로 그 자리에서 대답을 할 필요는 없어요. '메일로 자세한 내용을 보내주시면 검토 후 답변드리겠습니다'라고 해놓고, 조건을 검토하고 생각해볼 시간을 가져도 됩니다.
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제 경우는 거절의 경우 '어떻게'를 더 신경쓰게 됩니다. 거절일수록 승낙할 때보다 더 빨리 답을 드리려고 노력하고요. 대부분의 일은 저 아니어도 얼마든지 더 잘해낼 수 있는 사람이 있는데, 내가 시간을 끌면서 다른 사람을 섭외할 시간까지 소모해서는 안 되니까요.
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같은 맥락으로, 서로의 시간을 아끼기 위해서라도 거절하는 사유에 대해 솔직하게 말을 하는 편이에요. 왜냐하면 사실과 다른 이유를 댔다가는 그쪽에서 그 조건을 해결해주는 방향으로 제안을 다시 해오는 경우도 있거든요.
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거절의 메일에 있어서는 조금 더 성의를 보이는 게 좋아요. 내가 어째서 이 일을 맡을 수가 없는지에 대한 이유를 정확하게 이야기하고, 승낙을 기대하면서 메일을 보내왔을 상대의 기분을 살펴 배려해 주는 것도 분명히 필요하죠.
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거절을 하는데도 에너지가 들거든요. 만약 거절을 받았지만 기분이 나쁘지 않았다면, 그것은 그 상대가 거절을 하면서도 상대 감정 상태나 상황에 대해서 충분히 배려의 에너지를 썼기 때문이에요.
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업무 커뮤니케이션은 사적인 연락과는 달라야 하는 것처럼, 일에 있어서의 거절도 이별이나 실연은 아니니까요. 충격으로 받아들이기보다는 플랜 B로 산뜻하게 나아갈 수 있다면 바람직할 거예요. 어디까지나 적절한 거리를 지키고 감정 에너지를 아끼면서 서로를 존중하고, 존중받으며 일할 수 있으면 좋겠네요.
