11. 필요한 소통이란?(2)

적절한 방법 ; 전화 , 이메일, 대화, 자료

<전화하는법>

일을 할 때 전화하는 것도 적합한 방법이 있습니다. 우리는 어렴풋이 전화는 어떻게 해야 하지라는 개념이 머릿속에 추상적으로 있습니다, 그러나 명쾌하고 매력적으로 전화하는 법에 대해서는 정확히 정의한 적은 없습니다. 저는 일하면서 만난 여러 상황속에서 어떻게 전화를 해야 상대방에게도 정확히 의사를 전달하고, 나의 퍼스널 브랜딩(이미지)과 연결되는지에 대해서 많은 시도들을 했었습니다. 그 중에 몇가지를 소개합니다. 

전화할 때 목소리는 ‘파 ~ 솔'톤으로 통화하는 것이 좋습니다. 이정도 톤으로 통화를 하면, 상대방도 편안하고 안정적인 느낌을 받습니다. 간혹 전화를 할 때 본인의 기분따라 목소리 톤이 달라지는 사람들이 있습니다. 대면으로 만나서 소통한다면 오해가 생기더라도 수습할 수 있는 기회가 있지만, 전화는 전화하는 그 순간이 전부입니다. 내 기분이 행동으로 연결되지 않게 하는 것이 필요합니다. 

전화로 나눈 내용을 정리해서 이메일이나 문자 메세지로 크로스 체크하면 서로 미스 커뮤니케이션이 줄어드는 효과가 있습니다. 한정된 시간안에 대화를 나눈 것만으로는 의사소통이 정확하지 못할 수 도 있습니다. 통화를 할 때 최대한 집중하고, 동시에 기록했던 것과 이해했던 것을 정리해서 상대방에게 텍스트로 전달하는 시도를 해보시기 바랍니다. 나에게도 좋고 상대방에게도 좋으며, 이 과정을 통해 나도 신뢰를 쌓아가는 활동이 됩니다. 

<이메일로 소통하는 법>

일을 하다보면 가장 기본적인 소통법은 이메일입니다. 요즘은 이메일만을 사용하지 않고, 협업툴(슬랙, 잔디, 네이버웍스 등)을 사용해서 이전보다는 이메일을 사용하는 경우가 줄어들기도 합니다. 그런데 여기서 중요한 것은 이메일이냐 협업툴이냐가 아니라 시간과 장소, 타이밍에 맞는 소통법입니다. 저도 10년전 이메일을 처음 쓸 때 생각해보면 앞이 캄캄했습니다. 비즈니스 이메일은 목적, 수신인, 발신인, 내용, 회신 요청하는 내용이 모두 명확해야 하는데, 이렇게 생각하고 작성하는 훈련을 해본 적이 없었기 때문입니다. 제가 겪었던 시행착오를 바탕으로 꼭 유념해야 하는 몇가지를 소개합니다. 

-제목 ; 내가 말하고자 하는 내용을 명확히 작성합니다. 메일 제목에서 여러 가지를 한꺼번에 표현하려고 하면 의미가 퇴색되는 경우가 많습니다. ex) 2023년 3월 3주 주간회의록 공유합니다.(good) / 주간회의록과 논의사항 공유, 다음주 회의 일정 공유(bad)

-본문 ; 너무 긴 내용으로 작성하지 않는 것을 지향하는게 좋습니다. 이메일 본문에서는 간결한 내용만 작성하고, 긴 내용을 별도 첨부파일에서 확인할 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 

-수신 ; 메일의 수신인에게는 정확한 행동 유도를 합니다. 정보성 이메일이 아닌 이상, 이메일을 주고 받는 것은 소통 활동입니다. 내가 보내는 메일을 받은 사람에게 어떤 메세지를 전달하고 회신을 요청할 것인지가 명확해야 합니다. 경우에 따라서는 수신인이 한 명이 아니라 두 명 이상의 복수인 경우도 있습니다. 

-수신참조 ; 해당 일과 연결되어 있는 사람들은 수신참조에 추가합니다. 제가 주니어때 범했던 실수는, 내가 수신참조에 들어가있는 메일의 의미를 몰랐습니다. 정보를 함께 공유 받는다는 것은, 다음 단계의 일을 준비하고 소통할 수 있도록 하는 것입니다. 수신인으로 메일 받은 것도 중요하지만, 수신참조에 포함된 메일을 받는 것의 의미도 중요합니다. 

-숨은참조 ; 숨은 참조는 이메일의 핵심 기능입니다. 이메일을 수신하는 사람은 모르지만, 발신인은 이 이슈와 관련된 사람들에게 정보를 동시에 공유하기 위해 숨은 참조 기능을 활용하는 경우가 많습니다. 내가 숨은 참조로 이메일을 받은 경우, 메일 내용을 차분히 읽어보고 발신인과 소통이 필요한 부분이 무엇인지, 내가 미리 준비해야 하는 것은 무엇인지에 대해 생각하는 훈련이 필요합니다.