팀장님 내 회의록을 보시고
바지 적삼을 적시셨네...
신입/주니어에게 회의록을 작성하게 하는 이유
초기 스타트업이나 성장하는 스타트업에서는 프로덕트 매니저 또는 기획자들에게 정말 다양한 역할이 부여되고 성과를 가져와야 하는 구조가 많이 있다. 그중에서 종종 회의를 진행하는 경우 여러분에 거 툭하고 건네는 말이 있을 것이다.
" 샤넬로, 오늘 회의하는 부분 회의록에 정리해서 공유해 줘요 "
많은 신입/주니어 기획자들이 한 번쯤은 들어보았거나 작성해 본 적이 있을 법한 회의록!
그렇다면, 여러분들은 어떻게 작성하고 있나요?
그리고 한 번쯤 생각해봐야 할 포인트 "많고 많은 사람들 중에 왜? 하필 나야?! 내가 신입이라서 아니면 내가 제일 막내라서?! "
회사는 무의미한 지시를 함부로 하지 않는다. 모든 역할과 임무에는 숨겨진 의미가 있다고 봐야 한다.
그렇다면, 여러분에게 회의록 작성의 막중한 임무를 주는 핵심적인 3가지 이유를 공유해보려고 한다.
( 물론, 나의 경험과 글이 절대성을 가지고 있다는 생각은 버려주고 읽어주었으면 합니다^^)
# 적자생존?! 신입/주니어 때는 적어야 '생존' 한다
시간을 거슬러 올라가면 우리는 초등학교 중학교 고등학교 때 한 번쯤은 학급회의를 진행한 경험이 있을 것이다.
그 속에서도 우리는 끊임없이 [ 학급 회의록 ]이라는 기록물을 작성했을 것이다.
대학교에 입학해서 대외활동을 하면서도 [ 팀 회의록 ]을 작성해 본 경험들이 한 번씩은 있을 것이다.
그렇다면, 회의록은 왜? 작성하는 것일까?
사실, 녹음이나 동영상 녹화를 하면 더욱더 명확하고 내용을 왜곡할 일도 없고 전달에도 [ 명확성 ]을 가져다준다. 그럼에도 많은 조직과 회사에서 [ 회의록 ]을 작성하는 이유를 우리는 이해하고 있어야 한다.
[ 신입 / 주니어에게 회의록 작성을 요청하는 경우 ]
- 현재 어떤 이해상관관계가 [ 어떤 핵심 문제 ]를 [ 어떻게 ] 이야기해 나가는지 맥락을 파악하기
- 지난주와 이번주 그리고 금주에 있어서 [ 일의 병목 현상 ]에 대한 초점과 분석을 진행하기
- 각 포지션에 대한 다양한 의견과 안건에 대해 [ 핵심 파악 ]을 하여 [ 간결성 있게 정리 ]하는 연습
- 전반적인 [ 일의 흐름 ]에 대한 이해와 더불어 [ 역할에 대한 히스토리 파악 ]에 대한 시간 부여
여기서 신입 / 주니어분들이 놓쳐서는 안 될 부분은 [ 일의 흐름 ]의 파악과 [ 역할에 대한 히스토리 파악 ] 일 것이다. 결국, 어떤 사람의 말을 어떻게 축약하고 정리하는 것보다 전반적으로 어떤 부분을 논의해 왔고 앞으로 정리해갈 것이며, 우리 조직의 고질적인 [일의 병목 현상 ] 은 없는지 파악하면서 회의에서의 [ 핵심 ]을 잡아내는 연습을 지속적으로 하는 것이다.
나의 첫 커리어 때, 내가 작성한 [ 회의록 ]을 검사받은 경우가 꽤 많았다.
그러면서, 늘 요구받았던 것은 [ 핵심 파악 ]을 하는 연습을 알게 모르게 트레이닝받았다.
# 다다익선?! 아니 과유불급, 최소한으로 핵심만 작성하는 연습을 하자
기록의 양이 많다고 회의록을 잘 작성한 것이 아니다.
회의록에는 간결성과 핵심 축약으로 작성해야 보고 받고 읽는 사람들이 더욱더 파악하는데 용이하다고 볼 수 있다.
[ 신입 / 주니어를 위한 회의록 작성 꿀팁 ]
- 지난주 핵심 안건 -> 한 문장으로 정리 ex) 개인정보 저장을 위한 기존 백엔드 서버단 증축에 관한 건
- 이번주 핵심 1 안건 -> 한 문장으로 정리 ex) 백엔드 서버 유지보수를 위한 핵심 인원 배치 논의 건
- 회의에서 자주 나오는 핵심 키워드 -> 해시태그 형태로 작성해도 좋음 ex) #유지보수 #서버증축 #서버구조기획
- 핵심 문제 사항 -> 최대 3개까지 작성하며 한 문장으로 정리하기 (의문형으로 정리 )
ex) 주니어와 시니어 배치를 어떻게 효율적으로 할 것인가?
ex) 현재 백엔드 서버 증축을 통한 다른 사이드 이펙트는 없는 것인가?
ex) 어떻게 서버기획을 다시 진행하여 누구에게 전달하여야 하는 것인가?
- 회의에서 주요 구성원과 서포트 구성원 구분하기 -> 모든 인원이 주요 과제를 이끌어가는 것이 아닌 서포터들도 있다. 이들의 구분도 정말 중요하다.
ex) 핵심 : 기획자, 백엔드 개발자, 서버개발자 / 서포트 : 대표님, 이사님
- 논의 시작일과 마감 시작일은 꼭 물어보고 기입하도록 하자
- 일의 우선 사항에 대한 순번 최대 5번까지 구성하여 작성하기 ( 긴급 2건 보통 3건 -> 긴급은 이번주 과업으로 최소 1개는 설정할 수 있도록 유도)
사실 위의 양식은 회의록이 갖춰진 곳에서 일을 하는 분들에게는 크게 도움이 안 될 수 있지만, 이제 막 체계나 회의록 구성안을 갖춰야 하는 초기 스타트업을 다니는 프로덕트 매니저나 기획자들에게는 도움이 될 것이다.
그래서 보고를 할 때에도 [ 어떤 핵심 구성원들이 ] -> [ 이번주에는 어떤 긴급 과업을 진행할 것이고 ] -> [ 예상 마감일은 어느 정도 되고 ] -> [ 현재 일을 진행하면서 고민되는 고질적인 문제점이나 일의 병목 현상 부분은 이런 부분들입니다 ]라는 구조로 전달하는 연습을 가지게 되면 그 누구보다 상관에게 신임을 얻을 수 있게 믿고 일을 전달할 수 있는 구조를 마련하게 되는 것이다.
종종 여러분들의 상관이 여러분들을 못 믿는 것은 결국 전달과 정리 그리고 진행에 있어서 [체계성]이 없거나 의심이 되기 때문이다. 그러니 우리는 철저히 더 연습하고 시도해봐야 할 것이다.
# 유비무환의 자세로 회의에 대한 완결성 가져가기
회의를 진행하게 되면 많은 이야기들이 오고 가고 회의록에 이것을 담아야 할까? 말아야 할까? 하는 고민과 샤넬로가 말했던 것처럼 핵심을 정리해야지! 하고 핵심만 정리하여 전달하는 경우도 있을 것이다.
그래서 나는 내가 회의록을 작성하는 역할을 맡았을 때는 [ 클로버 노트 ]를 통해 동의를 구하고 녹음과 더불어 작성을 진행하였다. 클로버 노트가 좋은 점이 음성을 텍스트로 변환해 주는 간편한 부분도 있었기 때문이다.
또한, 나도 사람이라 종종 정리를 하면서 내 생각이 들어간 글이나 왜곡적으로 정리해서 전달하는 경우도 종종 있을 수 있어서 회의 그 순간 자체를 [녹음]하여 함께 보고자에게 전달하는 경우가 많았다.
물론, 개인정보나 정말 민감하거나 유출되지 말아야 할 정보성 회의에 대해서는 녹음을 하지 않거나 정말 녹음이 필요하다면 회의 참가자에게 물어보고 진행 유/무를 결정하였다.
그래서 웬만하면 휴대폰보다는 패드를 이용하여 [녹음]을 하는 것이 더 좋다는 것도 공유하고 싶었다.
회의를 하다 보면 은근히 내 개인 휴대폰으로는 연락이나 수신성 스팸문자 등을 통해 녹음이 끊기는 경우가 종종 있기 때문이다.
회의록을 작성하는 임무를 맡았다면, 여러분들에게 단순히 [ 잡무 ]를 맡기는 것이 아님을 인지하였으면 한다.
다양한 회의에 참여하여 그 순간에 대한 핵심을 기록하게 한다는 것은 앞으로 여러분들을 회사에서 [ 핵심 인재 ]로 판단하고 투자를 하려고 한다는 좋은 시그널로 보면 좋을 것이다.
애정 없는 사람에게 우리 회사의 전반적인 상황에 참여시키거나 기록을 시키지는 않는다.
오히려 더욱 시키지 않는다. 핵심 정보를 벤치마킹하거나 유출할 위험이 더 크기 때문이다.
신입/주니어 때는 과감 없이 참여하고 기록하고 답습하고 적용해 보는 연습의 사이클을 경험해야 한다고 본다.
그리고 그 시점의 마무리에 한 조직을 이끌 수 있는 근본 있는 [ 자신감]과 [전문성]이 구성되기 때문이다.
