구조적 사고-두괄식 표현의 원칙
3. 생각은 멀리 넓게 깊게하고, 표현은 핵심을 먼저해야 합니다.
3. 인간의 사고를 3차원으로 하는 구조적으로 만들어야 한다.
(1) 생각하는 방법을 X축, Y축, Z축의 구조로 만든다.
생각한다는 것은 바로 눈앞의 한 점만을 보는 것이 아닙니다. 일본의 야스오카 마사히로는 인간의 사고는 3차원이 되어야 한다고 하였습니다. 사고의 3원칙으로 첫째(X축), 멀리 볼 것. 둘째(Y축), 여러 가지 관점에서 생각할 것. 셋째(Z축), 본질을 파악할 것을 강조하였습니다. 쉽게 말하면 앞으로 멀리 봐야 하고, 좌우로 넓게 봐야 하며, 그리고 깊이 있게 봐야 한다는 의미입니다.
보고하는 경우의 예로 설명하면 다음과 같습니다.
첫째, ‘중장기적 경제, 사회 변화의 방향을 보고 드리겠습니다.’ 이는 X축의 길이에 해당하며, 미래에 예상되는 문제점 한 가지, 그 원인 세 가지, 그리고 해결책 두 가지를 제시하는 식입니다. 즉 대들보 하나, 기둥 셋, 그리고 문이 두 개로 구조가 되는 것입니다.
둘째, ‘경영환경 변화의 대응책을 조직설계, 생산관리, 인사관리, 재무관리, 기술관리, 조직문화관리 측면에서 수립하도록 하겠습니다.’ 이는 Y축의 폭을 갖추어야 합니다.
셋째, ‘대응책의 본질은 도전과 창의의 문화 구축입니다.’ 이는 Z축의 깊이를 갖추어야 한다는 뜻입니다.
(2) 서술식, 개조식, 도식으로 표현하라.
보고서를 작성할 때에는 단문으로 만든 ‘서술식’으로 하고, 글을 쓸 때 중요한 요점이나 단어들 앞에 번호를 붙여 짧게 끊어서 나열하는 ‘개조식’을 활용하며, 사물의 구조, 관계, 변화 상태 따위를 그림이나 양식으로 표현하는 ‘도식’으로 표현하는 것이 좋습니다.
이를 실행하기 위해서, 보고서 작성 시, 다음과 같은 사항을 유의하기 바랍니다.
① 복문[한 문장 속에 다른 문장이 종속되어 있거나 포유되어 있는 문장], 중문[두 개의 문장이 대등한 관계로 접속하여 이루어진 문장]을 사용하지 마라.
② 국어사전을 보고 용어의 의미를 정확히 이해하라.
③ ‘그리고’와 ‘등’은 한 문장에서 함께 사용할 수 없다.
④ 명사 다음에는 동사형이 따라오면 이해하기 쉽다.
⑤ 주장을 먼저 하라. 나열은 나중에 하라.
⑥ 생각하기 귀찮아서 ‘등’을 쓰고 문장을 끝내는(즉 생각을 끝내는) 악습을 버려라.
⑦ 인과관계를 명확히 밝혀라. 즉 원인과 결과를 구분하라.
⑧ A와 B 중 무엇이 더 중요한가? 무게의 차이가 크게 나는 A와 B를 ‘그리고’로 단순하게 연결하는 습관을 버려라.
즉, 여러 가지 요소들의 관계는 대등한 관계, 종속 관계, 인과관계, 병행 관계, 그리고 같은 분류에 속해도 비중이 차이 나는 관계를 구분해야 합니다.
(3) 구조적 사고가 주는 신뢰감
구조적 사고는 상대에게 신뢰감을 느끼게 합니다. ‘구조적으로 사고하라’라는 요구는 너무 막연해서 실천하기가 어렵습니다.
그렇다면 우선 ‘첫째, 둘째, 셋째’ 식으로 항상 말해보기 바랍니다. 사안에 대해 미리 생각해놓지 않고는 그런 식으로 말할 수 없음을 알게 될 것입니다. 상사의 입장으로 어떤 사안에 대해서, 부하에게 세 가지만 말해보라고 하면 그를 평가할 수 있습니다. ‘세 가지’라는 제한 속에서 사안을 정리해 나가게끔 요구하면, 구조적으로 생각하게 되고, 그래서 핵심을 추릴 수 있게 되기 때문입니다.
부하들이 반응하지 못하는 경우, 즉 무반응 현상은 구조적 사고가 매우 힘들기 때문입니다. 즉흥적으로 나올 수 없습니다. 평소 끊임없이 모든 사안에 대해 생각을 많이 하고 관련 서적도 많이 읽어야 합니다. 습관을 들이고 습관이 어느 정도 수준이 되면 어떤 사안도 구조적으로 쉽게 분해되어 집니다.
구조적 틀이 머리에 자연스레 계속 저장됩니다.
4. 핵심은 짧다. 긴 것은 결코 핵심이 아니다.
(1) 왜 두괄식이 원칙인가?
두괄식 표현의 원칙이란 사안의 ‘핵심 파악’이 원칙입니다. 그 핵심을 어디에 놓느냐는 사실 이차적인 문제입니다. 핵심 또는 결론을 먼저 말하는 것이 좋습니다. 말하려는 핵심, 즉, 결론을 앞에 놓고, 그다음에 그 결론을 내리게 된 이유와 근거를 서론, 본론에서 풀어나가라는 의미입니다.
사장은 항상 몹시 바쁩니다. 몸은 움직이지 않더라도 머리속은 무척 바쁩니다. 골치 아픈 여러 가지 일을 한꺼번에 생각합니다. 부하가 상사를 배려하는 차원에서도 먼저 결론을 말하는 것이 좋습니다.
(2) 두괄식 표현을 위한 세 가지 습관.
먼저 ‘한 문장이나 문단의 핵심’으로 가장 중요한 것을 뽑아서 맨 앞에 놓는 것입니다.
다음에는 ‘한 페이지의 핵심’으로 도식화된 보고서의 한 슬라이드에는 그 슬라이드 한 장에서 말하려는 핵심주장을 뽑아서 맨 위에 씁니다. 마지막으로 ‘복잡한 사안의 핵심’은 복잡하고 긴 보고에서는 전체를 꿰뚫는 핵심을 뽑아서 그것을 먼저 말하는 것입니다.
(3) 발표 시 ‘귀 80% : 눈 20%’의 법칙.
귀로 듣는 게 편합니다. 눈으로 읽는 것은 힘듭니다. 그래서 위와 같은 법칙이 있습니다. 즉 보고받는 사람이 두뇌를 100% 사용한다고 하면, 80%는 귀로 들어오는 발표자의 말을 이해하는 데 사용하고, 나머지 20%는 눈으로 슬라이드를 보는 데 쓰도록 만들어야 한다는 법칙입니다.
눈으로 중요 단어, 어려운 외국어, 논리 구조, 중요 요소, 인과관계, 주장의 중요성의 위계를 파악하면서, 귀로 설명을 듣는 것이 보고받는 사람에게 가장 편하기 때문입니다. 주된 것은 발표자의 구두 발표이고 슬라이드는 보조자료일 뿐입니다. 따라서 보고서와 슬라이드는 그 구성과 내용이 달라야 합니다.
가장 나쁜 자료는 문서 보고서를 그대로 슬라이드에 옮기는 것입니다. 눈으로 읽는 데 에너지를 전적으로 쏟아야 하니, 귀로 듣는 데 쏟을 에너지가 없게 되고, 사람들은 스트레스를 받습니다. 보고자의 발표하는 목소리는 단지 소음으로 들리게 될 수도 있습니다.
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