미팅이 너무 많아 일할 시간이 없나요? 팀 미팅 관리!
우리회사 모든 팀원들을 위한 일정관리 비서 - Clockwise
팀의 생산성에 가장 많은 영향을 미치는 것 중 하나가 바로 미팅입니다. 미팅은 적을수록 좋다고는 하지만 그렇다고 완전히 없애는 것은 불가능합니다. 왜냐하면 미팅을 통해 정보가 팀 전체에 제대로 공유되고 있는지 확인하고 때로는 중요한 의사결정을 함께 할 수 있기 때문입니다. 그뿐만 아니라 정기적 미팅을 통해 팀에 목표를 상기시켜 적당한 긴장감을 느끼도록 도와주기도 합니다. 그래서 효율적인 미팅을 만들기 위한 [사전회의록]을 강조하기도 했습니다.
다양한 미팅 중에서도 가장 중요하다고 생각하는 미팅 중 하나는 팀장과 팀원의 1:1 미팅입니다. 모두가 함께하는 미팅과는 다르게 1:1 미팅은 누군가의 눈치를 보지 않아도 되기 때문에 더 솔직하고 더 맞춤형 커뮤니케이션이 가능해집니다. 그래서 목표를 달성하기 위한 명확한 장애물들을 확인하고 이를 해결해 갈 수 있습니다.
그러나 문제는 미팅들이 많아질수록 스케줄 잡기가 너무 어렵다는 것입니다. 특히나 자율출퇴근이나 리모트워크 등으로 인해 서로 간의 일정 조율이 더욱 어려워졌습니다. 그뿐만 아니라 중요한 고객사 미팅 등이 생기는 경우 미리 정해놓은 팀 미팅이 조정되어야 하죠. 그러나 그때마다 스케줄을 다시 잡는 게 또 좀처럼 쉽지 않습니다. 이 때문에 부득이 미팅이 취소되는 일도 있는데요. 이런 현상이 반복되면 팀의 사기에 영향을 주기도 합니다.
반대로 요즘은 구글 및 아웃룩 캘린더를 통해 나의 일정이 팀원들과 공유되기 때문에 비어있는 스케줄을 손쉽게 확인할 수 있습니다. 최근 많은 회사에서는 비어있는 시간을 다른 사람이 미팅 스케줄을 잡을 수 있는 여유 시간으로 가정하는데요. 그래서 이 여유 시간에 나도 모르게 너무 많은 미팅이 생성되는 곤란한 경우가 발생하곤 합니다. 자칫 잘못하다가는 내가 일할 시간을 모두 팀원과의 미팅 시간으로 뺐게 되는 것이죠.
정말 미팅은 해결하기 쉽지 않은 난제처럼 보입니다. 이런 미팅 비효율성의 문제를 해결할 훌륭한 조율자가 있다면 얼마나 좋을까요?
우리 회사의 타임 매니저, Clockwise
Clockwise는 이러한 고민을 해결하기 위해 생겨난 서비스이며 위에서 고민한 대표적인 팀 미팅 문제 3가지를 해결하고 있습니다. (현재 Clockwise는 Google Workspace를 지원하고 있으며 Microsoft 365는 아직 지원되고 있지 않습니다.)
1. Flexible Meetings
우선 첫 번째 기능은 Flexible Meetings입니다. 앞에서 설명해 드린 것처럼 정기적으로 발생하는 팀 미팅 또는 1:1 미팅은 그 나름대로 팀에게 정말 중요한 미팅이긴 하지만 외부 고객사 미팅 등이 있는 경우 우선순위에서 밀려나기에 십상입니다. 이 경우 팀원들과 다시 1:1 미팅 일정을 일일이 잡는 일이 여간 쉽지 않습니다. 그러나 Clockwise를 이용하면 이를 아주 간단히 해결할 수 있습니다.
Clockwise에서 꼭 정해진 시간에 진행하지 않아도 되는 내부 일정들을 Flexible Meeting으로 설정해둘 수 있습니다. 이때 상세 옵션을 설정하여 같은 날 비는 시간으로 이동할 것인지 혹은 원하는 날로 확장할 것인지 혹은 재조정이 가능한 시간을 미리 상세히 설정해 둘 수 있습니다. 그러면 Clockwise는 캘린더의 일정에 맞춰 미팅 참여자들이 가장 최적으로 활용할 수 있는 시간에 맞게 미팅 시간을 조정해 줍니다.
https://www.youtube.com/watch?v=hVL2rCOnz-I&feature=youtu.be
이렇게 조정된 시간은 중복되는 외부 일정을 피해주기도 하고 때로는 일정을 한쪽으로 최대한 몰아주어 미팅이 없는 여유 있는 시간을 만들어주기도 합니다. 심지어는 캘린더의 미팅 장소를 미리 확인하고 이동시간을 고려하여 자동으로 스케줄을 조정해 줍니다.
2. Focus Time
우리가 1:1 미팅 또는 팀 미팅을 하는 이유는 바로 우리가 진짜 해야 하는 일에 대한 방향성을 정하는 것입니다. 그러나 미팅은 그 자체가 일이 아니기 때문에 진짜 우리가 일해야 하는 시간이 충분히 확보되어야 하죠. 그래서 우리는 미팅 시간 외에는 진짜 일에 집중해야 합니다.
그러나 미팅이 많은 경우 온전하게 집중할 수 있는 시간이 방해받게 됩니다. 특히나 Maker 들의 경우 최소 3시간 이상의 연속된 집중 시간이 필요한데요. 잦은 미팅이 많아지면 연속된 시간 중간중간을 쪼개어 충분한 집중 시간 확보가 어려워지게 됩니다. 결국 이는 피치 못할 야근으로 이어지게 되는 것이죠.
Clockwise의 Focus Time은 이러한 문제를 해결합니다. 1주일에 집중해야 하는 시간의 양을 미리 정해두면 Clockwise는 그때부터 Focus Time을 확보하기 위해 2가지 작업을 진행합니다. 하나는 기존의 Flexible Meeting 들을 확인하고 이를 한쪽으로 몰아줍니다. 이렇게 일정을 이동시켜 넉넉한 Focus Time을 확보하는 것입니다. 두 번째는 이렇게 넉넉히 확보된 시간에 Focus Time이라는 스케줄을 생성하여 해당 시간을 완전히 Block 합니다. 이를 Time Block이라고 하는데요. 이를 통해 다른 사람이 미리 확보한 집중의 시간에 미팅을 초대하지 못하도록 막는 것이죠.
https://www.youtube.com/watch?v=KSIc2mCI9s0&feature=youtu.be
자신의 역할에 따라 매일 또는 일주일 동안 필요한 Focus Time 시간이 있을 것입니다. (저는 일주일에 최소 15시간이 필요합니다) 한주에 필요한 Focus Time의 최대 시간을 정해두면 Clockwise는 한주가 시작되기 전 미리 팀원들의 스케줄을 확인하고 정리하여 회사 팀원 모두가 자신만의 집중된 시간을 갖도록 스마트하게 스케줄링해 줍니다.
3. Scheduling Link
팀원들끼리 정기적인 미팅 외에도 비정기적인 미팅이 필요할 때가 있습니다. 이 경우 매번 서로 가능한 시간을 주고받아 일정을 정해야 하는데 이 역시 귀찮고 힘든 일입니다. 그러나 Clockwise는 이미 나의 Focus Time과 Flexible Meeting처럼 우선순위에 따라 미리 설정된 시간을 알고 있는 똑똑한 비서입니다. 그래서 Clockwise는 팀원들 사이의 가장 미팅하기 좋은 시간을 찾아 미리 만들어 둔 링크를 통해 적절한 시간을 제안해 줍니다. 물론 ‘되는 시간’이나 ‘Calendly’와 같은 서비스 역시 내가 가능한 시간을 링크로 만들어 보여줍니다만, Clockwise는 팀원 모두의 시간을 알고 있기 때문에 서로가 가장 적절한 시간을 추천해 줄 수 있습니다. 더 스마트한 우리 회사 비서가 되는 것이죠.
https://www.youtube.com/watch?v=iPJi-yfbOSQ
이렇게 생성한 링크를 Slack 프로필 등에 적어두면 이를 통해 더욱 손쉽게 일정 요청을 할 수 있습니다. 이때 옵션을 통해 나의 집중 시간을 충분히 확보한 스케줄 링크를 만들 것인지, 혹은 미팅이 가능한 방향으로 스케줄 링크를 만들 것인지, 그 사이의 밸런스를 유지할 것인지도 디테일하게 설정할 수 있어 매우 편리합니다.
팀을 위한 스케쥴 비서, Clockwise
Clockwise 는 이렇게 말하고 있습니다.
We think a lot about time.
그들은 시간의 효율적 사용이 팀에게 얼마나 큰 영향을 미치는지 이해하고 이를 위한 타임 매니저를 만들고 있습니다. 아직은 안타깝게도 Google Workspace만 지원되고 있지만 앞으로 Outlook도 지원하여 더 많은 팀이 효율적 시간 활용을 통한 팀의 집중력과 생산성이 높아지길 기대해 봅니다.
Clockwise 의 온보딩 화면
만약 Clockwise를 사용하기 어려운 환경이라면 다음의 원칙들을 팀에 정해두는 것만으로도 매우 큰 효과를 볼 수 있습니다.
[미팅이 없는 요일]을 만들어 모두가 완전히 집중할 수 있는 날 만들기
[오전 미팅 최소화]를 통해 팀원들의 에너지가 높은 오전 시간에 자기 일을 집중해서 끝마칠 수 있도록 돕기
미팅 전 꼭 [사전회의록]을 만들어 미팅의 효율성 높이기
팀장은 [1:1 미팅 / 팀 미팅]은 한 날에 몰아서 하되 그날의 외부 일정을 차단하여 내부 팀에 집중하기
작은 미팅 원칙만으로도 팀의 생산성은 물론 행복과 사기가 올라간답니다!
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