미팅 생산성을 두배로 올리는 Fellow.app
이제 더 이상 미팅 때문에 스트레스 받지 말자
생산성 높은 미팅을 만들어가기 위해서는 전에도 말씀드린 것처럼 사전 회의록 작성이 정말 중요합니다. 사전회의록을 통해 미팅 전에 어떤 내용이 진행될지 미리 확인하고 미팅 전까지 생각할 수 있기 때문이죠. 그렇다면 사전회의록을 어디에 어떻게 적으면 좋을까요? 오늘은 더 구체적으로 사전회의록을 작성하는 구체적인 방법과 도구에 대해 말씀드릴까 합니다.
많은 회사에서는 팀 또는 프로젝트 단위로 주간 미팅을 진행합니다. 매주 한주의 진행 상황들을 공유하고, 앞으로 어떤 업무들을 수행할지를 정하는 중요한 미팅입니다. 그러나 매번 형식적으로 진행되다 보니, 늘 똑같은 주간 회의가 되는 경우가 많습니다. 심지어 지난주에 어떤 업무들이 설정되었고 진행 상황은 어땠는지, 이번 주에는 어떤 새로운 안건들이 있는지 제대로 공유조차 안 되는 경우가 많습니다. 이처럼 누군가 적어두었을지 모르는 사전 회의록은 공유되지도 않고, 회의가 끝난 후에도 회의록이 어딘가 보관되기만 할 뿐 모두의 관심에서 쉽게 잊히고 맙니다.
그런데도 가끔 지난 회의록이 필요할 때가 있습니다. 중요한 정보들을 다시 찾아보거나, 지난 업무 지시 내용을 챙겨야 할 때 등 당시 기억하지 못한 내용을 찾아보기 위해 지난 회의록을 확인합니다. 그래서 요즘엔 많은 분이 Evernote, Notion, Google Docs 등을 이용하여 회의록을 적어두고 보관합니다. 그러나 워낙 한주에도 여러 개의 프로젝트 미팅과 팀 미팅이 있다 보니, 앱에 적어둔 회의록이 어디에 있는지 좀처럼 생각이 나지 않습니다. 검색도 잘 안 됩니다. 결국 접근성이 떨어져 기존에 작성해 둔 미팅 회의록은 쉽게 그 생명력을 잃어버리고 맙니다.
그나마 사전 회의록을 작성하는 팀이라면, 조금 낫습니다. 하지만, 외부 참석자 혹은 다른 팀이 미팅에 참여해야 하는 경우, 노트 공유 및 편집 권한에 대해서도 고민이 많습니다. 또한, 각각 자신에게 설정된 업무가 세팅되었을 때, 이를 Jira 에 이슈로 관리하거나 개인 업무 관리 툴에 다시 적어 관리해야 하는데 이중으로 일을 하는 기분입니다. 여러모로 미팅을 운영하는 게 여간 귀찮은 일이 아닙니다.
저 역시 늘 이러한 고민을 가지고 있으면서도, 말로만 늘 회의 생산성에 목소리를 높여왔습니다. 그러던 중 저의 고민을 미리 알고 있었다는 듯이 이를 단번에 해결해줄 멋진 솔루션을 발견했는데요. 바로 오늘 소개해 드릴 Fellow 라는 서비스입니다.
Fellow는 그동안 고민했던 비효율적이고 비생산적인 미팅 문제를 대부분 해결해주는 정말 훌륭한 서비스입니다. 먼저 Fellow를 실행 후 가장 기본 화면인 좌측의 [Meeting] 탭부터 살펴보겠습니다.
이곳에서는 미리 연동해 둔 구글 캘린더 또는 아웃룩 캘린더에서 불러온 스케줄이 표시됩니다. 그리고 해당 캘린더를 좌측 리스트에서 클릭만 하면 자동으로 미팅 회의록이 생성됩니다. 이렇게 생성된 회의록에는 회의 아젠다, 미팅 내용, 파일 및 이미지 등을 미리 첨부 작성하여 미팅에 참석할 사람들에게 미리 회의록을 공유할 수 있습니다. 또한, 각 아젠다를 담당할 사람들을 미리 지정하는 것도 가능합니다.
미팅 회의록은 단지 하나의 회의록만 공유되는 것이 아닌 반복 미팅 혹은 관련 미팅을 Stream으로 묶어서 한 번에 공유됩니다. 따라서, 해당 스트림을 통해 이전 미팅 회의록들도 한눈에 확인할 수 있습니다. 또한, 미팅 회의록은 동시 접속 및 수정이 가능하기 때문에 노트 편집 충돌 문제도 걱정할 필요 없습니다.
실제 미팅을 진행하면서 추가할 내용은 회의록을 보며 실시간으로 추가할 수 있으며, 관련 액션 아이템이 있다면, 액션 아이템 체크 박스를 통해 업무를 생성하고 업무 담당자를 지정할 수도 있습니다. 한 가지 특이한 점은 아젠다는 ◯ 동그라미 체크 박스로, 액션 아이템은 □ 사각형 체크 박스로 만들어져 이 둘을 구분하여 생성할 수 있다는 점입니다. 일반적인 다른 노트 앱들과 다르게 미팅 회의록에 최적화되어 있다는 것을 보여줍니다. 또한, 회의록에는 직접 적기 어려운 개인적인 생각이나 의견은 우측의 Private Note 영역에 따로 남겨둘 수 있습니다.
다른 탭 틀을 살펴보면 좌측에는 [Meeting] 탭 이외에도 [Home] 또는 [Action Items] 메뉴가 있습니다. [Home]에서는 최신의 미팅과 액션 아이템을 한눈에 볼 수 있으며, [Action Items]에서는 회의에서 발생한 액션 아이템들만 모아서 확인하고 분류 및 정리가 가능합니다. 뿐만 아니라 각각의 액션 아이템들은 Jira 또는 Zapier 와 연동할 수 있어, 나에게 지정된 액션 아이템들을 Jira 또는 본인의 업무 관리 툴 (Asana, TickTick 등)에 자동 연동도 할 수 있습니다. 이제 두 번 일하지 않아도 됩니다.
그 밖에도 Slack 연동, 템플릿 설정 그리고 단순히 미팅 회의록을 넘어 팀이 함께 지속해서 해당 노트를 수정 발전해갈 수 있는 [Streams] 탭 등 구성이 매우 깔끔하고 사용하는 데 어려움이 없도록 잘 정돈되어 있습니다.
10명 이하의 팀에서는 일부 제한된 기능 내에서 무료로 사용 가능하며, 그 이상부터는 인당 $5의 Pro 버전을 사용하면 됩니다. 사전 회의록만으로도 극도로 올라간 생산성을 경험해본 적이 있는 분들이라면 $5는 요즘 말로 '혜자'스러운 가격처럼 보입니다. 참고로, Organization 티어를 사용하면 사내 팀원들끼리의 Feedback을 주고받는 서비스도 지원하고 있으니, 피드백 기능 사용을 원하신다면 데모를 지원해보는 것도 추천해 드립니다.
사전 회의록은 미팅의 생산성을 극도로 높여줍니다. 하지만 사전 회의록을 만드는 일부터가 결코 쉬운 작업이 아닙니다. 특히나 리모트워크 환경에서는 더더욱 그렇습니다. Fellow가 그런 여러분의 고민을 해결해 줄 멋진 솔루션이 되어줄 것으로 확신합니다.
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