HOW WE WORK 03 : 실제 사례로 보여드릴게요 노션 매뉴얼
이 아티클은 전편 인테리어회사의 노션 도입기:기초편에서 이어집니다.
HOW WE WORK 시리즈
: 공간 디자인 회사, 디자인오다의 일하는 방식 만들기
이 아티클은 이런 사람에게 추천합니다
✔ 노션 도입을 고려하는 회사
✔ 디자인회사가 어떻게 일하는지 궁금한 클라이언트
✔ 동종업계의 애환을 가진 사람
✔ 생산성, 협업 키워드에 관심 있는 사람
구체적인 사용법이 궁금할 분들을 위해 디자인오다에서 터득하고 정비한 노션 일부를 공유합니다. 다만 기초적인 노션 사용법을 알고 있을 때 유용할 거라 생각합니다. 혹시 몰라 노션에서 쓰는 용어는 공식 가이드를 링크로 첨부하니, 모르는 용어는 클릭해보세요!
1편에서 노션의 가장 큰 장점을 "자료를 한 눈에 모아보는 것"으로 꼽았습니다. 그런 의미에서 가장 유용하게 쓰는 것은 '현장 모아보기' 카테고리입니다.
현장 모아보기에서는 진행중인 모든 프로젝트를 확인할 수 있습니다. 문의가 들어온 순간부터 해당 현장의 페이지를 생성합니다. 정해진 양식이 있어 페이지를 생성한 다음에는 내용을 채워놓기만 하면 됩니다. 데이터베이스의 속성 항목으로는 현장명, 평수, 업종, 착공시기, 상담경로 등을 채워넣습니다.
✔ 팁 1. 프로젝트가 어느 단계에 있는지 확인하세요
"상태" 속성은 진행상황을 파악할 때 유용합니다. 각 프로젝트가 상담 단계에 있는지, 도면 작업 단계에 있는지, 시안견적 단계에 있는지, 착공을 했는지 한눈에 볼 수 있습니다. 특히 보기의 레이아웃을 "보드"로 선택하면, 칸반보드*로 활용할 수 있는데요. 각 작업 단계마다 몇 개의 프로젝트가 할당되어 있는지 확인할 때 편합니다.
✔ 팁 2. "전체 프로젝트"와 "진행중 프로젝트"를 구분하세요
노션 데이터베이스의 좋은 점은, 같은 자료를 가지고도 여러 개의 보기를 이용해 필요한 정보만 뽑아 볼 수 있다는 점인데요. 완공된 프로젝트까지 한 번에 보면 개수가 너무 많기 때문에, 전체 프로젝트 표와 완공 전까지의 프로젝트 표를 따로 만들어서 쓰는 것이 좋습니다. 필터를 적용하면 '완공'을 제외한 목록만 나오게 할 수 있습니다.
● 심화 : 전체 프로젝트에 이런저런 필터를 적용해, 통계를 뽑아볼 수도 있답니다!
(EX. 분기별 상담 건수, 단계별 미팅 횟수 등...)
(*칸반(Kanban)보드 : 프로젝트의 워크플로우를 카드 형태로 문서화한 것. 포스트잇 같은 '카드'와 업무 단계를 나타내는 '열'로 구성되어 있다.)
일정(종합)에서는 앞서 말한 것처럼 클라이언트 미팅, 회의, 회식, 촬영, 연차와 예비군훈련까지(...중요합니다) 한눈에 일정을 확인할 수 있습니다. 데이터베이스의 보기를 "캘린더"로 설정해서 만들 수 있어요. 이름 그대로 달력 같은 형태로 나옵니다.
✔ 팁 1. 일정은 카테고리로 분류하세요
"선택" 속성으로 "상담미팅", "계약미팅", "샘플미팅", "연차", "회식" 등의 카테고리를 미리 만들어두세요. 이후에는 일정이 생길 때마다 해당되는 카테고리를 선택하기만 하면 됩니다.
✔ 팁 2. 컬러로 대분류를 만들어요
비슷한 카테고리는 같은 컬러로 묶어보세요. 이를테면 착공 전 미팅은 파란색, 착공 후 미팅은 보라색, 연차 등의 개인 일정은 노란색으로요. 컬러가 대분류의 역할을 해줍니다.
착공된 프로젝트만 따로 정리하는 현장 캘린더입니다. 크게 3가지 내용을 정리하는 데 쓰여요. 첫째로 현장이 진행되는 시기를 체크하고, 둘째로 배정된 현장 담당자를 확인합니다. 셋째로 현장주소와 공기도 표시합니다!
✔ 팁 1. 시기를 체크하는 "타임라인" 보기
이때 "캘린더" 보기보다 "타임라인" 보기를 사용하는 것이 더 유용한데요. 착공일과 완공일이 한눈에 보이고, 프로젝트가 겹치는 시기를 확인할 수 있기 때문입니다. 달력처럼 생긴 "캘린더" 보기(STEP 2. 일정 참고)와 달리, "타임라인" 보기는 날짜가 일직선의 선형으로 표기되며, 하루짜리 일정보다 몇 주 혹은 몇 달까지 연속되는 일정을 체크하는 데 효율적입니다.
● 심화 : 관계형과 롤업(링크)을 사용하면, 현장 캘린더와 현장 모아보기의 정보를 연동할 수 있답니다!
그 밖에도 다양한 자료를 아카이브하는 카테고리가 여럿 있습니다. 그중 두 개를 소개해드릴게요. 디자인오다 내부용 큐레이션 '오다픽'과 디자인오다의 로고, 서체 등 브랜드 자료를 정리하는 '브랜드에셋'입니다.
✔ 팁 1. 이미지가 중요할 땐 "갤러리" 보기
이 두 카테고리의 쓰임새는 서로 다르지만 정리하는 원리는 같습니다. "갤러리" 보기를 이용한 것인데요. 이미지 자료를 정리하는 가장 효율적인 방법입니다. 각 페이지의 가장 첫 이미지가 썸네일이 됩니다.
✔ 팁 2. 날짜 순으로 정렬하기
자료가 많아지면 정렬하는 순서도 중요합니다. 날짜로 기준 삼아 정렬하는 방법은 두 가지 정도가 있는데요. 하나는 "날짜" 속성을 이용해 직접 날짜를 지정하는 것이고, 또 하나는 "생성일시" 속성을 이용해 페이지를 만든 날짜를 자동으로 표기하는 것입니다.
회사의 노션 사용법은 정말이지 무궁무진합니다! 사내 규정이나 회사생활을 안내하는 포탈로도, 고객 미팅 일정을 관리하는 CRM 채널로도, 프로젝트 관리 시스템으로도, 간략한 버전의 회사 홈페이지로도 사용할 수 있습니다. 노션은 유연하고, 활용법이 열려 있어요. 그만큼 "우리가 뭘 필요로 하는지"를 바탕으로 사용법을 정리하는 것이 중요하다는 이야기를 전달하고 싶습니다.
- 노션 고객 스토리: https://www.notion.so/ko-kr/customers
GS, 효성, 당근, 오늘의집, 채널톡 등 노션을 회사 업무에 도입한 사례를 확인할 수 있습니다.
회사의 업종도 사용 방식도 모두 달라 참고하기 좋습니다!
- 노션 템플릿: https://www.notion.so/ko-kr/templates
노션의 공식 템플릿 사이트입니다. 노션 크리에이터의 참여를 받고 있기 때문에 무려 2만 가지의 템플릿을 볼 수 있답니다! 우리 회사를 위한 노션 틀을 만들기가 번거롭고, 어렵다면 템플릿을 이용해보세요.
- 노션을 이용한 디자인팀 내부 위키 만들기(BRUNCH) : https://brunch.co.kr/@dolcelatte/12
IT회사 디자인팀에 노션을 도입하는 과정을 기록한 브런치 글입니다. 도입 과정의 고민과 실제 활용 사례를 확인할 수 있었어요.