하루 3번 회의로 정작 일할 시간이 없나요?
아이디어 없는 아이디어 회의 피하기
시간의 상대성 원리: 회의실 내부의 시간은 참석한 사람의 숫자의 곱만큼 빠르게 흐른다.
시간은 유한하지 않다. 너무 당연한 이야기를 왜 하나 싶다. 그런데 생각보다 시간축을 고려하지 않고 회의를 주최하는 상사가 너무 많다. 대표적인 케이스가 회의 종료시각을 설정하지 않고 무한정 회의를 진행하는 방식이다. 회의는 너무 길어져서는 안 된다. 회의가 길어지면 다른 방법을 찾아야 한다. 6명이 회의에 참여하고 있다고 가정해 보자. 그럼 회의실 내부의 시간은 6배 빠르게 흘러간다. 6명이 회의에 참여하는 동안 일을 못하기 때문이다.
그렇다고 생산성 있는 결론이 나지 않았는데 무작정 회의를 끝낼 수도 없는 노릇이다. 어쩌란 말인가? 몇 가지 기본적인 원칙만 지켜도 훨씬 쾌적하고 생산성 있는 회의를 할 수 있다.
1. 회의 안건(Agenda) 미리 준비해오기
미리 그날 논의할 내용을 회의 시작 전에 참석자들에게 알려야 한다. 그래서 준비할 사항이 있으면 준비해 올 수 있고, 참석자를 변경해야 하면 변경할 수 있도록 도와야 한다. 그렇지 않고 긴급하지 않은 사안에 대해서, 바로 회의를 소집해 갑자기 안건을 제시하면 사람들은 당황한다. 당황하면 평소에 알고 있던 것도 생각이 나지 않는다. 가령 오늘 저녁 회식의 메뉴를 고르는 안건이 있다고 하자. 회의 참석자들이 회의 참석 직후의 Agenda에 대해 알게 되었다면, 당황할 것이다. 누가 어떤 음식에 알레르기가 있는지, 회식 예산은 어느 정도인지, 내가 여기서 내가 좋아하는 메뉴를 자신 있게 말해도 되는 짬밥 일지 복잡해진다.
하지만 회식 메뉴를 정하는 회의라고 이름 붙이고 사전에 미리 공지를 하면 상황은 달라진다. 회의 참여자는 사전에 주변에 있는 가게를 조사할 것이고, 서로 좋아하는 음식이 무엇인지, 싫어하는 음식은 무엇인지 미리 물어볼 것이다. 요즘 맛있다는 맛집에 대한 의견도 주고받을 것이고 그런 정보들이 취합된 상태로 회의에 들어오게 된다. 그러면 회의는 생각보다 빠르게 진행된다. 서로 할 말이 많고, 정보량이 많기 때문에 합리적인 결론에 빠르게 도달한다.
2. 바로 반박하지 않기
내가 낸 아이디어가 바로 반박당하는 경우가 있다. 이 경우는 내가 주니어이고 상대가 시니어나 높은 직급의 사람인 경우에 자주 발생하는 상황이다. 또는 직급에 관계없이 상대가 정보량이 많은 경우에도 발생한다. 그런데 제시한 아이디어가 바로 반박당하면 회의 참여 구성원들은 의욕이 떨어진다. 그래서 일단 여러 아이디어를 적극적으로 받고 장점을 함께 찾아본 후, 마지막에 최종적으로 결정해야 한다.(그래서 회의록을 작성해야 한다.) 최종적으로 결정하는 순간에는 어떤 아이디어가 실현이 쉽지 않고 보완이 필요하다고 솔직하게 말해도 된다.
3. 추상적인 것에서 구체적인 것으로 나아가기
가령 "요즘 사람들이 좋아하는 커피는 무엇일까?"라는 질문을 한다고 하자. 즉시 머릿속이 복잡해진다. 요즘 사람을 어떻게 정의할 수 있지? 사람들이 좋아하는 커피는 어떤 기준으로 알 수 있을까? 커피의 종류는 어떤 게 있을까? 등등 어떻게 대답해야 할지 감이 잡히지 않는다. 하지만, 질문을 조금 바꾸어 "최근 한 달간, 20대 초반 남성에게 가장 판매량이 많았던 커피 메뉴는 무엇일까요?"라는 질문을 받는다면, 유명 커피 체인점 몇 곳의 데이터를 즉시 뽑아볼 수 있을 것이다.(접근 권한이 있다면) 그러나 처음부터 너무 구체적인 질문을 던지는 것도 질문의 의도를 오독하게 할 수 있다. 구체적인 질문을 던지기 전에는 질문의 맥락과 이유가 잘 설명되어야 한다.
4. 나온 아이디어 바로 실행하기
백 마디 말보다 한 번 행동으로 보여주는 것이 낫다! 회의에서 나왔던 아이디어를 바로 실행하고 실천해보자. 실제로 생산성 높은 회의라고 생각되면 팀원들이 적극적으로 참여한다. 반면 회의에서 아무리 좋은 아이디어를 내도 실제로 실행이 되지 않는다면 회의 시간에 모두 딴짓만 하게 될 것이다. 회의가 끝나면 반드시 회의가 끝나고 할 일의 목록을 만들고, 그 일을 누가 진행할지 정하자! 또 회의가 끝나면 그 회의의 내용이 잘 실천되고 있는지 정기적으로 점검하자.
5. 회의에 대해 공부하기
많은 사람들이 이미 생산성 있는 회의를 하려면 어떻게 해야 하는지에 대해 연구를 했다. 생산성 있는 회의를 하는 조직은 다른 조직보다 훨씬 더 많은 성과를 내고 성취를 이룰 것이다. 회의를 진행하는 회의체 내에서 적어도 한 사람은 회의에 대해서 진지한 마음가짐으로 공부해야 한다. 그래야 개선의 가능성이 있다.
[참고자료]
- 회의의 양을 줄이자. 가짜 회의는 싹부터 없애야 한다. (by 플랜비디자인 최익성 @브런치)
[주변에 회의 시간이 너무 길고 빈도가 많아서 힘들어하는 지인이 있나요?]
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