기업 공문서의 모든 것.
상황별 공문 양식 서식
기업의 공식적인 문서, 공문서
공문(공문서)은 공공기관이나 단체에서 작성한 문서를 뜻합니다. 공문이라고 불리기 위한 조건을 갖추기 위해서는 공무원(공적으로 정당한 권한이 있는)이 작성해야 하고, 최종 결재권자의 결재를 받아야 하며, 직무 범위 내에서 공무상 작성한 것이어야 합니다.
이에 반대되는 단어로 '사문서'가 있습니다. 넓은 의미로 사적인 개인 또는 단체가 작성한 문서라고 볼 수 있는데, 사문서도 공무원 또는 공적인 권한을 가진 이에게 공무상 접수되는 경우 공문으로 볼 수 있습니다.
하지만 여기서 더 나아가 우리가 또 다른 의미로 공문이라고 부르는 것이 있는데 바로, 기업 공문입니다.여기서 뜻하는 기업 공문은 공공기관이나 단체에서, 공무원이 작성한 문서는 아니지만 해당 단체의 정당한 의사전달 행위를 통해 도출된 공식 입장을 표명할 수 있는 문서를 뜻합니다.
기업 공문의 작성
기업 공문도 그 형태가 다양한데, 가장 큰 특징은 기업의 공식적인 결정, 의견이 담겨있다는 사실입니다. 때문에 이러한 공문을 작성할 때는 격식을 차려 작성하도록 하며 정확성·간결성·용이성 이 3가지 측면에 유의하면서 작성해야 합니다.
정확성
발신인과 수신인, 수신 날짜를 명시하며 육하원칙에 따라 본문을 작성합니다. 명칭이나 수치에 대해서는 오표기로 인한 혼동이 없도록 정확하게 작성해야 합니다.
간결성
불필요한 내용이나 수식어구 등으로 문장이 길어지지 않도록 간결하게 작성하며 각 항목들을 구분하여 가독성을 높입니다.
용이성
수신인이 읽기 쉽고 익히 알 수 있다고 판단되어지는 단어를 사용하며 은어 또는 비속어는 사용하지 않도록 합니다.
공문을 작성하실 때에는!
1. 해당 공문의 작성 목적을 먼저 파악해 작성하고
2. 공문에 행정해석, 법령해석과 관련된 부분이 있다면 충분히 정보를 수집해 작성합니다
3. 초안과 본안을 순서대로 작성하여 최종 검토 후 결재하여 공문을 발송합니다.
공문의 '두문', '본문', '결문' 작성하기
두문
· 발신 기관명 : 발신 주체가 되는 기업의 기업명, 주소 및 전화·팩스번호 기재
· 분류기호 및 문서번호 : 해당 공문을 분류하기 위한 문서번호 부여
· 시행일자, 보존기간 : 해당 공문의 시행일자 및 보존기간 명시
· 수신란 : 수신, 참조, 경유 등을 작성
본문
본 내용을 작성하며 첨부물이 있는 경우 본문에 게시하도록 합니다.
결문
담당 발신인의 명의와 수신처에 대한 정보를 기재합니다.
기업 공문의 종류
기업 공문은 수신 대상에 따라서 외부용과 내부용 공문 두 가지로 구분해 볼 수 있습니다.
내부용 공문
내부용 공문은 수신인이 '기업 내의 임직원'인 경우입니다. 보통 기업 내에서 의사결정된 사항들을 공지하는 방식으로 사용되는데요. 기업의 행사나 이벤트에 대한 공지를 하거나 승진, 부서의 조정·배치를 알려주는 인사명령도 기업의 공식적인 의사결정을 표명하는 문서이기에 공문이라 할 수 있습니다.
외부용 공문
정부부처나 관공서 등 '공공기관·단체', 거래처와 같이 협력 중인 '타기업체'에 업무적으로 문서를 전달하는 경우입니다. 거래업체에 단가 인상과 같은 기업 정책 변경 사안을 보내거나 대외적으로 장소나 업무협조를 요청을 하는 형식의 공문도 외부용 공문으로 구분할 수 있습니다.
공문의 발신 및 수신
발신
▶ 내부용 공문인 경우 각 팀별 혹은 사업 지점별 지정된 게시판을 통해 공식적으로 게시하고 수신인이 특정 임직원으로 한정되어 있다면 별도로 전달하도록 합니다.
▶ 대외적으로 전달하는 공문의 경우 팩스 또는 전자우편을 통해 공문을 보내지만, 수신인이 급하게 전달받아야 하는 경우 퀵을 통해 직접 전달하는 방법이 있습니다.
▶ 공문의 경우 반드시 최고 결재권자의 결재가 있어야 하며, 모든 공문은 전자문서시스템을 통해 문서와 작성과 발송 내역을 기록·보관하여 엄격한 관리가 필요합니다.
▶ 전달 후에는 정확히 전달이 되었는지 담당자를 통해 수신 여부를 확인을 하고 기록합니다.
수신
▶ 공문을 접수하면 공문 접수 사실을 기록하고 전자문서시스템을 활용해 저장하고 추후 위·변조가 없도록 관리해야 합니다.
▶ 접수된 공문의 경우 상급자 보고가 원칙입니다. 접수 담당자는 접수내역을 기록하여 곧바로 관련 결재라인을 통해 공문의 수신 및 내용을 보고하도록 합니다.
▶ 접수한 공문을 보관할 때는 수신처별로 한 번, 업무별로 한 번 더 구분하여 관리하는 것이 용이합니다.
공문의 효력
공문의 경우 그 효력의 발생 시점을 알고 있는 것이 중요합니다. 수신자가 명확하게 정해져 있는 경우에는 해당 공문이 수신자에게 도달되는 순간부터 그 효력이 발생함으로 인정합니다.
공문 중 수신자가 특정되지 않고 공지를 목적으로 하는 공고 문서의 경우 사전 고지를 할 필요가 있는데요. 공공기관 및 단체에서의 공문서는 공고 후 5일이 지난 후 효력이 발생하는데, 기업 공문의 경우에도 5일 이상의 기간을 두고 사전 공지하는 것이 좋습니다. 사전 공지와 더불어 정확한 효력 개시일을 함께 공지하여 착오가 없도록 하는 것이 좋습니다.
