회의를 하면 산으로 갑니다 어떻게 해야 할까요?
기획의 이해
다음은 초보 기획자 나 기획님이 털어놓은 업무 할 때의 애로사항이다.
"회의 진행하는 게 제일 어려운 거 같아요.
막상 사람들을 불러도 아무 말 없을 때도 있고,
때로는 생각 없이 아무 말 막 내던지는 사람 때문에
시간은 훌쩍 지나가고 결론 안 날 때도 있거든요.
어떨 때는 완전 산으로 가기도 해요.
어떻게 하면 좋을까요?"
회의 참석자로 초대받은 사람은 부담 없이 참석할 수 있다.
본인 시간이 안되면 대리 참석자를 지정하면 되고, 회의에 참석해서 보인 의견을 개진하면 된다.
특별히 액션 아이템이 떨어지지 않은 한 본인에게 떨어지는 숙제도 없으니 마음이 편안하다.
하지만 회의를 소집한 기획자는 어떠한가?
여러 부서의 의견을 들어야 하는데 처음에는 아무도 입을 열지 않아 답답하다.
그런데, 활발하게 말을 하면 또 고민이 깊어진다.
하나의 일관된 주제로 수렴이 되어야 하는데 이야기가 계속 발산만 한다면
어떻게 마무리해야 하나 속이 바짝바짝 타게 된다.
특히 회의 성격이 TF Kick-off 회의라던가 아이디어를 모으기 위한 브레인스토밍 성격이라면
의식의 흐름대로 떠오르는 대로 마구 내던지는 사람이 반드시 존재하고
그러다 보면 그야말로 아무 말 대잔치가 된다.
기획 업무의 특성상 여러 부서 담당자를 불러 회의를 소집하고 의견을 청취한 뒤 결론을 내야 하는
경우가 많다. 그렇기에 회의 운영 스킬도 기획자에게 필요하다. 회의에도 잘 짜인 시나리오가 필요하다.
그렇다면 회의 시나리오에서 필요한 것은 무엇인가.
먼저 참석자와 시간이다. 영화 촬영 현장에서 배우가 없다면 어떻게 되겠는가?
촬영 자체가 안될 것이다. 그렇기에 회의 주최자는 참석 대상자가 참석하는지 확인을 해야 한다.
특히나 참석자가 주요 의사결정권 자이거나 액션 아이템을 맡게 될 사람이라면 더더군다나 주요한
키맨 (key man)이 된다. 혹시나 회의 참석이 불가하여 대리참석자가 발생한다면 그 사람이 허수아비처럼
가만히 서 있을지 회의에서 원 부서를 대표해서 이야기할 수 있을지도 확인이 필요하다.
예정된 참석자의 참석이 힘들다면 일정을 다시 잡아야 한다.
하루 종일 워크숍이 하는 게 아니라면 참석자는 누구나 예정된 시간 내에 회의가 마무리되기를 희망한다.
그렇기에 회의 주최자는 틈틈이 시간 체크를 해야 한다.
누군가가 길게 이야기한다면
"시간 관계상 여기까지 듣도록 하겠습니다"와 같은 맺음을 할 수 있는 멘트를 중간중간 넣어주어야 한다.
특히 회의 중간을 넘어가면 슬슬 마무리할 수 있도록 끝을 향해 몰아가는 스킬도 필요하다.
또한 회의 시나리오 상에는 어떻게 결론 지을지 그림이 명확하게 그려져 있어야 한다.
회의 중간중간에 주최자의 생각을 말하며
"이때까지 다양한 의견이 나왔는데요, 요약해보면 이러이러한 것 같습니다. 여러분도 같은 생각이시죠?"
라며 참석자의 동의를 구해야 모두가 만족하는 결론에 다다른다.
또한 회의 참석자에게 액션 아이템이 주어진다면 그걸 누구한테 지정할지 미리 후보를 염두에 두고
회의 도중에 동의를 구해야 깔끔하게 마무리할 수 있다.
이것 역시 숙제할 사람을 미리 정해놓고 분위기를 몰아가는 형태로 가는 것이 효율적이다.
다만 참석자들이 "뭐야, 기획팀에서 다 정해놓고 우리 왜 부른 거야?"
그런 불쾌한 느낌이 들지 않도록(알아차리지 못하도록) 동의와 합의를 해나가는 스킬이 필요하다.
한마디로 회의를 주최하는 기획자의 역할이란 영화를 찍는 감독과 유사하다고 볼 수 있다.
