생일 카페가 다가오고 해야 했던 발주의 연속
Step 6. 생일 카페 특전 제작
특별한 생일 카페를 위해 많은 것들을 했지만, 그렇다고 ‘생일 카페’에 대한 준비가 모두 끝난 것이 아니었다.
분명히 생일 카페 이벤트를 하고 있는 것이었기 때문에 아무리 독특한 것으로 사람들을 놀라게 하는 와우포인트를 많이 만든다고 해도 팬들이 생일 카페를 경험하고 있다는 느낌을 주어야 한다. 팬들에게 생일 카페가 아닐 수도 있어 보인다는 이질감을 주고 싶지 않았다. 그것은 모두가 기대하고 있는 것이 아니기 때문이다. 그래서 기본적인 것은 다 해야 했고, 남들이 하는 것도 하다보니 준비할 것도 많았다. 그렇기에 주문할 것도 많았다.
하지만 그렇다고 사전에 모든 과정을 다 끝낼 수는 없었다. 왜냐하면 준비하고 있던 것들이 많았기 때문이다. 생일 카페를 꾸밀 때 필요한 물품들도 고려해야 했고, 상당 부분 그것을 집에서 카페로 가져가야 했다. 그런데 생일 카페를 위해 발주를 넣은 것까지 미리 주문해서 집으로 가져온 다음, 다시 카페로 옮겨야 한다? 굉장히 불필요한 행동일 뿐더러 할 수 없는 일이다. 카페에 미리 연락하여 양해를 구하고 카페로 발주한 품목을 보내면 된다. 다만, 카페도 수용할 수 있는 한계가 있기 때문에 가급적이면 생일 카페 이벤트가 임박한 날짜에 처리해야 한다.
여기서 이슈가 발생한다. 생일 카페 이벤트를 하는 주체는 큰 법인이 아니라 사소한 개인이다. 생일 카페를 위한 발주가 대량 주문이라고 보기도 어렵다. 업체라면 혹시나 할 수 있는 ‘조율’의 단계를 거치기 어렵다. 개인이라 의사 결정 구조가 더 복잡한 법인과 달리 발빠른 행동이 가능하나, 그만큼 계획을 안정적으로 실현하기 어려울 수 있다.
7월 30일부터 7월 31일까지 생일 카페 이벤트가 열리고, 데코레이션까지 감안하면 7월 29일 낮까지 물품이 배송되어야 했다. 더 안정적인 운영을 위해서는 7월 27일에서 7월 28일까지 물품 도착 일자를 맞춰야 했다. 문제는 이 기간이 많은 기업들의 여름 휴가 기간과 겹친다는 것이다. 특히, 공장은 휴가 기간을 세우고 쉬는 경우가 많고, 그 기간이 생일 카페 이벤트 주간과 들어맞을 수 있다. 그러면 주문할 수 있는 업체의 선택의 폭이 줄어들거나 더 빨리 주문해야 하는 상황이 벌어진다.
종이컵 (기본 특전)
당장 종이컵이 그랬다. 그리고 종이컵이 제일 문제였다. 생일 카페 대관 장소 중에서 종이컵 발주를 지원하는 카페가 많다 보니, 이 부분에서 해방되어 있는 주최자들도 많다. 그렇지만, 올해 생일 카페는 직접 준비해야 했다. 또한, 어쩌다 보니 다른 멤버의 생일 카페를 자문 형식으로 도와주다 보니 그 생일 카페의 과정을 봤는데 디자인만 짠다면, 주문까지 1주일의 시간도 여유 있다고 생각했다.
요새는 생일 카페 등의 이벤트를 많이 하기 때문에 아예 따로 생일 카페 전용으로 주문할 수 있는 13oz 종이컵이 따로 존재한다. 최소 500개 단위로 제작할 수 있게 세팅도 되어있다. 그래서 그중 한 곳에서 쉽게 주문할 수 있다. 구뜨롬로 들어가서 알아봤다. 제 시간에 주문하려면 여름철 휴가라서 주문이 쉽지 않았다. 다른 곳에 들어갔다. 여기도 여름철 휴가였다. 모든 곳이 여름철 휴가를 잡아서 일반적인 방법으로 제 시간에 주문할 수 없었다. 비상이었다.
정말 다행이게도 종이컵 업체들은 특송, 초특송의 방식으로 주문을 받고 있다. 다만, 단계가 올라갈수록 가격도 상승한다. 그냥 연체료 내듯이 추가로 낼 수 있는 금액도 아니었다. 일반 주문과 특송 주문의 가격 차이가 굉장히 컸고, 특송 주문과 초특송 주문도 그렇다. 어쩔 수 없이 구뜨몰에서 돈을 더 주고 질렀다
원래는 생일 카페 이벤트 첫 날 보름 전에 주문하는 것이 제일 안정적이다. 보름 전이면, 생일 카페 물품 중에서 제일 먼저 발주해야 하는 소재다. 심지어 이번엔 휴가철이라 더 이르게 주문해야 했다. 결국 종이컵은 생일 카페 전날, 그것도 생일 카페 물품 중에서 제일 마지막으로 도착했다. 겨우 문제를 해낸 것이다. 그런데 왜 저번은 1주일 전에 됐는지 이상해서 그 생일 카페 이벤트 개최자에게 한번 물어봤다. 그런데 그분의 대답도 ‘특송 주문’을 했다고 한다.
엽서 (기본 특전)
편지지 형태의 엽서 뒷면엽서는 생일 카페라면 반드시 있어야 하는 것에 가깝다. 다행히도 엽서를 만든 경력이 있어서 가볍게 제작했다. 앞면은 생일 카페 포스터를 쓰면 되고, 뒷면은 실제 편지지처럼 디자인하여 제작했다. 엽서에 글을 적어서 멤버에게 보내주려는 수요가 있기 때문에 예상 모객에 비해 더 많은 수량을 발주해야 한다. 다만, 여기서 주의해야 할 부분은 재질이다. ‘레드프린팅’에서 주문했는데 기본 재질인 아트지로 주문하면 흔히 생일 카페에서 볼 수 있는 질감을 구현하지 못할 수 있다. 신경 써서 ‘랑데뷰내츄럴 240g’로 바꿔 주문했다.
(포토카드라고 할 수 있는) 팬메이드 오브젝트 (기본 특전 + 럭키 드로우)
tripleS 세계관에서는 포토카드를 오브젝트로 불린다. 포토카드는 생일 카페 이벤트에서 상당히 많이 활용되는 소재다. 하지만 여기는 tripleS 생일 카페다. tripleS 팬들에게 tripleS 시스템에 걸맞은 느낌을 주어야 한다. 여기만의 룰이 있다. 그리고 단순히 포토카드를 만드는 것도 좋지만, 단순히 포토카드가 아니라 오브젝트를 만들어야 팬들에게 몰입감을 준다. 형식과 느낌을 동시에 구현해야 한다.
그래도 ‘오브젝트’을 제작해 본 경험이 있기 때문에, 이번에도 여지껏 했던 방식으로 작업했다. 포토카드의 클래식한 포맷인 ‘양면 유광’으로 작업했다. 간혹, 포토카드에 특수한 광택을 주곤 하는데, 그것은 대부분의 포토카드 제작 업체에서 제공하는 사항이다. 렌티큘러 카드와 팟칭 포카(포토카드를 기울였을 때, 인물의 안경 부분이 빛에 반사된 것처럼 보이는 포토카드)로 주문하는 사람들도 많다.
디자인으로 제일 먼저 제작 완료된 사항이었다. 이미 홍보 과정에 제작된 ‘오브젝트’와 저번에 언급했던 ‘스핀 카드’는 레드프린팅에서 주문했고, 잘 활용하였다. 하지만 새로 준비하는 오브젝트는 조금 더 두꺼웠으면 했다. 팬이 만든 것이 아닌 공식 포토카드는 약간 두꺼운 재질을 가지고 있는데, 그에 준하는 질감을 구현하고 싶었다. 이 느낌의 포토카드는 스냅스가 할 수 있기 때문에 스냅스에서 3종류의 포토카드를 새로 발주했다. 그리고 받아본 포토카드는 두껍고 좋았다.
3종의 포토카드를 발주했고, 기본 특전에는 3종 중 2종을 무작위로 배정했으며, 럭키 드로우에서 ‘오브젝트’를 뽑은 이들에게 다른 1종의 오브젝트나 이미 홍보 과정으로 발주되었던 2종의 오브젝트를 제공했다.
리릭스 카드 (기본 특전 + 럭키 드로우)
리릭스 카드에서 리릭스 부분으로 썼던 페이지이 리릭스 카드라는 것이 기본 특전에 있는 것을 보고, 많은 사람들은 이를 궁금하게 생각했다. 왜냐하면 리릭스 카드가 무엇인지 몰랐기 때문이다. 리릭스는 노래 가사고, 리릭스 카드는 노래 가사가 적힌 카드일텐데, 그동안 생일 카페를 비롯해서 대부분의 케이팝 이벤트에서 활용한 적이 없기 때문이다. 이는 이번 생일 카페 이벤트의 현실을 돌파하기 위해 이 생일 카페 이곳저곳에 참신하게 보일 수 있는 특성들을 배치했던 것과 결을 같이 한다. ‘뭔가 다른’ 생일 카페를 만들고 싶었고, 리릭스 카드를 생각했다. 다만, 나중에 찾아보니 모 그룹이 공식으로 선보인 적이 있던 것이었다. 그것과 형식이 달랐지만 말이다.
‘정하연을 덕질하는 육각단을 위한 안내서’라는 생일 카페 컨셉과 맞았다. 아이돌 정하연의 개인 팬을 뜻하는 ‘육각단’이 아이돌 정하연을 탐구하는 컨셉 안에서 팬들이 아이돌 정하연이 tripleS 노래에서 불렀던 가사 파트를 되돌아볼 수 있는 시간을 가지고 싶었다. 그래서 그 가사 파트를 리릭스 카드에 포함시켰다. ChatGPT로 만든 배경에 손글씨로 쓴 듯한 폰트로 그 가사 파트를 적었고, 그 뒷면에는 아이돌의 사진을 첨부했다.
원래 이 형식은 엽서 형태나 책갈피 형태로도 고민했으나, 엽서와 같은 사이즈로 선회하였다. 엽서 형태로 제작하게 되면 크래프트 재질로 고민했으나, 글씨가 너무 작아질 것도 같았고, 원가 문제도 고려해야 했기 때문이다. 앞서 엽서처럼 ‘레드프린팅’에서 랑데뷰내츄럴 240g 재질로 제작했다. 이것도 3종의 리릭스 카드를 발주했고, 기본 특전에는 3종 중 2종을 무작위로 배정했으며, 럭키 드로우에서 ‘리릭스 카드’를 뽑은 이들에게 다른 1종의 리릭스 카드나 이미 홍보 과정으로 발주되었던 2종의 리릭스 카드 제공했다.
틴케이스 (세트 특전)
틴케이스를 주문하기까지 고민이 많았다. 먼저 이 생일 카페가 같은 주인공을 위한 타 생일 카페와 다르게 주최자가 많은 팔로워를 가지고 있지도 않았고, 즉석으로 보여줄 수 있는 콘텐츠도 부족했다. 그러기에 달력 같은 와우포인트도 잔뜩 만들었지만, 동시에 사람들이 관심 있어야 할 아이템이 필요했다. 아이돌 덕질에서 실용적일 수 있는 아이템을 고민했다.
아이돌 팬들에게 가지는 오해 중 하나는 그들이 비합리적인 행동을 한다는 것이다. 그래서 일명 팬이 아닌 ‘머글’한테는 그렇게 대응해주고는 하지만, 아이돌 팬들도 합리적이다. 그저 여기에 아이돌을 좋아하는 것 뿐이다. 모든 의사 결정에 ‘아이돌’과 관련된 것을 집어넣고 판단한다. 그것은 비단 아이돌 세계만 해당되는 것이 아니라 팬덤이 있는 곳이라면 다 그럴 것이다.
사전에 수요를 조사했을 때, 포토카드나 간단한 것들을 보관하기 좋은 틴케이스를 그래서 선호하는 것을 확인했다. 그래서 틴케이스를 주문하기로 했다. 문제는 여기에 UV코팅까지 한 가격이 기본적으로 비쌌다는 것이다. 여기서 정하는 수량이 세트 특전을 준비하는 수량이었으며, 즉, 예상 방문 고객에 가까웠다. 70개를 주문해도 상당한 금액이었기 때문이어서, 70개를 구매했다. 럭키드로우는 100명분을 준비했지만, 생일 카페 주인공이 생일 카페에 오지 않을 것이 거의 확실한 상황에서 수요를 줄여 생각하는 것이 당시에는 합리적일 수 있었다. 만약 부족하면 현장에서 대안을 마련할 수도 있다. 턱 없이 부족하지 않는 이상 다행히도 세트 특전이 떨어진다고 해서 문제가 되는 것은 아닌 분위기가 있다. 세트 특전을 받고 싶다면 생일 카페에 빨리 오는 편이 낫다는 것이다.
화영제관에서 주문했다.
키링 (럭키 드로우)
키링은 많은 주최자들이 생일 카페에서 활용하는 아이템 중 하나다. 그중에서 단가가 나가기 때문에 어떤 생일 카페들은 키링을 가장 매력적인 포인트로 잡기도 한다. 키링은 아크릴 키링이 기본이지만, 다양한 형태의 키링을 찾아서 발주하기도 한다. 예시를 들면, 케이팝 아이돌에 대한 생일 카페가 주류인 만큼 CD 모양의 키링도 존재하며, 일본의 부적에서 활용하는 오마모리 키링도 있다.
하지만 기본적인 형태로 활용되는 아크릴 키링을 주문했으며, 아티스트의 이미지를 활용했다. 새우상점에서 구매했다.
스프링노트, 떡메모지 (럭키 드로우)
그동안 제작해서 활용했던 에셋을 재활용하여 레드프린팅에서 주문했다. 떡메모지의 경우, 이 역시 제작 기간이 예상보다 길어서 더 예쁘고 좋은 떡메모지를 제작하지 못했다. 미리 캐치하지 못한 이슈가 있었다.
머그컵 (럭키 드로우, 생일 당일 선착 특전)
비싸서 그렇지 수요가 있다. 좋은 것을 주고 싶었다. 그래서 여러 곳을 찾고 발품을 팔아서 머그야라는 곳에서 주문했다. 이 글에서 언급했던 물품 중에서 제일 빨리 주문했으며, 생일 카페 이틀 전에 도착했다.
디자인의 경우, 여기에 복잡한 디자인이 들어가면 예쁘지 않다고 판단하여, 간단한 디자인을 제작하여 이 디자인을 포함하여 같이 주문했다.
이 밖에 공식 OMA는 이미 보유하고 있는 것에서 가져왔으며, 띠부씰 스티커와 (신용카드나 교통카드에 붙이는) 카드스티커는 지난번에 활용했던 나눔에서 일정량이 남아 생일 카페에서 활용했다. 띠부씰 스티커는 새우상점(네이버 스토어 입점)에서 구매했고, 카드스티커는 레드프린팅에서 발주했다.
이렇게 많이 발주하는 것은 굉장히 무리한 것에 가깝긴 하다. 이 모든 것이 생일 카페를 잘 운영하고 싶다는 불안감에서 나왔다. 생일 카페의 주최자의 자격지심일 수도 있다. 하지만 이 모든 것을 해내고 이제 생일 카페 운영 전날이 찾아왔다.
이제 생일 카페를 꾸밀 시간이다.
