코딩 없이 노션 API로 자동화 시스템 만들기 (2)
노션 자동화 시스템 사례로 뜯어보기
목차
1. 국밥만큼 든든한 자피어
2. (사례) 자피어와 노션 API로 만드는 자동화
하나라도 해당되면, 재밌게 읽을 수 있어요!
1. 수작업이 너무 많아서 번거롭다.
2. 업무 자동화를 하고 싶은데 1도 모르겠다.
3. 노션을 지금보다 더 잘 사용하고 싶다.
이전 글에서 자동화 시스템이 중요한 이유와 노션 API에 대해 이야기했다. 이제 본격적으로 노션 API와 자피어를 활용해 자동화 시스템을 만든 사례를 다뤄보고자 한다.
본 글의 이해를 위해, 이전 글을 읽고 오시는 걸 추천합니다! 아래 링크에서 이전 글을 확인할 수 있습니다.
국밥만큼 든든한 자피어
자피어만 있으면, 서로 다른 앱을 코딩 없이 연동해서 워크플로우를 자동화할 수 있다. 나 같이 코딩을 모르는 기획자가 자동화 시스템을 만드는 데 자피어만큼 든든한 툴이 없다.
든든함이 거의 국밥 수준이다! 아 국밥 마렵네...이번에 나홀로 사이드 프로젝트로 간단한 프로덕트를 만들었고, 노션 API와 자피어를 활용해 베타 테스터 모집 및 DB 구축 과정을 자동화시켰다. 해당 프로세스는 아래와 같고, 이 프로세스를 자동화하기 위해 노션, 구글폼, G mail, 자피어를 사용했다. 프로세스의 각 단계에서 어떤 걸 설정했는지를 알아보자!
1. oopy로 만든 프로덕트 홈페이지에 고객이 접속한다.
2. 관심 있는 고객이 베타 테스터를 신청하고자, 구글 폼에 응답을 남긴다.
구글폼은 테스터의 이메일 등의 정보를 수집하고, 추후에 인터뷰가 가능한지를 묻는다.
3. 응답을 남기면, 노션으로 만든 DB에 해당 테스터를 추가한다.
4. 테스터의 이메일로 프로덕트 체험 링크가 담긴 메일을 자동 회신한다.
5. 일주일 후, 인터뷰가 가능하다고 답한 테스터에게 피드백 요청 메일을 자동 전송한다.
(사례) 자피어와 노션 API로 만드는 자동화
1. 구글 폼으로 베타 테스터 신청받기
워크플로우는 크게 '워크 플로우를 실행시키는 이벤트(=Trigger)'와 '워크 플로우에 따른 자동화 작업 (=Action)'으로 구성된다. 누군가가 베타 테스터로 신청했을 때 관련 메일의 회신 및 테스터 DB 관리를 자동화하는 게 목적이라면, '베타 테스터 신청'이 Trigger가 되고, '메일 회신', '테스터 DB 관리' 등이 Action이 되야 한다. 구글 폼을 활용해 베타 테스터 신청을 받았고, 새로운 응답이 추가됐을 때 워크 플로우가 실행되도록 Trigger를 설정했다.
이 때, 구글 폼을 만든 것만으로 자피어와 연동할 수 있는 게 아니다. 위 가장 오른쪽 이미지를 보면, 'New Reponse in Spreadsheet in Google Forms'라는 문구를 볼 수 있는데, 자피어는 '구글 폼'이 아니라, '구글 폼과 연결된 스프레드 시트'에 새로운 반응이 추가되야지 Trigger로 인식함을 알 수 있다. 구글 폼의 응답을 이 곳 내에서 볼 수 있지만, 연동되는 스프리드 시트도 추가적으로 만들 수 있다. 즉, 연동되는 스프리드 시트를 만들지 않는다면, 자피어와 연동이 불가능하다. 구글 폼의 [응답] 탭의 오른쪽을 보면, 엑셀 아이콘([스프레드 시트에서 응답 보기])을 눌러야지 스프리드 시트를 생성할 수 있다.
구글 폼으로 테스터의 성함, 성별, 나이 등 인구통계학 데이터를 수집하고, 추후 인터뷰 가능 여부를 응답받았다. 자피어의 Trigger 작업을 끝냄으로써, 이제 구글 폼에서 수집한 베타 테스터의 데이터를 받을 수 있다.
2. 노션에 베타 테스터 DB 구축하기
Trigger 작업이 끝났으니, 이제 자동화 Action을 설정할 차례다. 앞선 작업으로 구글 폼에서 데이터를 전달받았으니, 이걸 노션의 데이터 베이스에 옮겨야 하므로, Action App으로 노션을 선택했다. 다른 App과 다르게 노션은 BETA라고 적혀 있는데, 아직 노션 API가 Beta 버전이기 때문이다. Beta 버전이므로 아직 많은 기능이 구현되지 않았는데, 현재 기준(21.08.26)으로 데이터베이스(=테이블, 리스트 등)의 아이템(=블록)을 추가, 수정할 수 있는 기능밖에 없다. 하지만, 이 정도 기능으로 노션 DB 자동화를 시키는 데 충분하다. 노션 DB에 데이터를 추가하기 위해 Action Event로 'Create Database Item'을 선택했다.
구글 폼, 타입폼 등을 자피어와 연동할 때는 그냥 자신의 계정만 입력하면 됐지만, 노션을 자피어와 연동하려면 크게 2가지의 추가 설정이 필요하다. (1) 노션의 토큰 발행과 (2) 데이터베이스 권한 공유가 필요하다. 추가 설정이라고 어려워 보이지만, 막상 해보면 누워서 떡 먹기 수준이다.
(1) 토큰 발행을 위해서 노션에 접속하고, [Setting & Members] - [Integrations] - [Develope your own integration]에 접속하면 된다. 그러면, 새 통합을 만드는 게 나오는데, 간단한 정보만 입력하면 토큰이 발행된다. 이 토큰을 자피어에 전달하면 끝이다.
(2) 이제 연동할 데이터베이스의 권한을 제공해야 한다. 노션의 데이터베이스를 선택하고 [Share] 설정에 들어간다. [Invite]를 누른 후, 앞선 단계에서 만든 통합 토큰에 [can edit] 권한을 제공하면 끝이다.
해당 작업이 끝나면, 연동한 노션 데이터베이스에서 어떻게 데이터를 전달받을지를 설정할 수 있다. 첫 번 째 이미지에서 보면 알 수 있듯이, 데이터베이스의 칼럼명이 그대로 자피어에 반영됨을 확인할 수 있다. 구글 폼에서 수집한 데이터를 그대로 옮기기 위해, 칼럼명을 추가 및 수정했다. 이 설정으로 구글 폼의 데이터를 자동으로 수집 및 기록하는 노션 DB가 완성된다.
3. 베타 테스터 신청자에게 자동 메일 보내기
이제 베타 테스터 신청자에게 프로덕트를 체험할 수 있는 링크를 보내는 메일 자동화를 설정할 차례다. 메일을 보내기 위해 Acion App으로 G-mail을 선택했다. 참고로, Pipedrive, mailchimp 등 다른 메일 전송 서비스도 사용할 수 있다. 구글 폼에서 수집한 이름 데이터를 메일 전문에 추가하고, 이메일 데이터를 받는 이로 설정했다.
4. 자동 메일이 잘 전송됐나요?
기본요금을 사용하느라, 자피어의 Zap(=워크 플로우) 사용 횟수 제한이 있다. 혹시 워크 플로우가 중단될 수도 있음을 고려해, 노션 DB에 메일 전송 여부를 체크하는 걸 설정하기로 했다. ENTJ는 계획형 인물입니다! 이전에 생성한 베타 테스터 데이터에 메일 전송 여부를 체크해야 하므로, 'Create Database Item'이 아니라 'Update Database Item'을 선택해야 한다.
설정값을 보면 'ID'와 'Parent Database ID'가 있다. 'Parent Database ID'는 노션 데이터베이스(=테이블, 리스트 등) 그 자체이고, 'ID'는 이 데이터베이스 안에 있는 아이템(=블록)을 뜻한다. 따라서, 기존 데이터를 수정하기 위해 'ID'를 선택해야 한다.
메일이 성공적으로 전송됐음을 보여주기 위해 [Beta Test 이메일 전송] 칼럼의 값을 False에서 True로 바꾸도록 설정했다. 참고로, 자피어는 노션의 Check 칼럼의 값은 True, False로 인식한다.
5. 추가 피드백 요청하기
프로덕트의 개선점을 찾기 위해서 베타 테스터의 피드백을 다양하게 받아야 했고, 이를 위해 구글 폼에서 '추후에 인터뷰가 가능하나요?'라는 질문을 추가했었다. 베타 테스터에게 프로덕트 링크를 보낸 지 일주일이 지난 후, '인터뷰에 응한 테스터'에 한정해 인터뷰 요청 메일을 자동으로 보내는 프로세스를 추가해야 했다.
자피어는 Tigger, Action 뿐만 아니라 워크플로우 중간에 특정 시간 동안 기다리는 Delay와 특정 조건을 만족해야지 다음 Action으로 넘어가는 if 구간을 설정할 수 있다. Delay 구간에 이전 Action이 끝나고 일주일을 기다리도록 설정했고, 그다음의 if 구간에 인터뷰에 응한 사람만 다음 Action으로 넘어가도록 설정했다. Delay와 if 구간 다음의 Action App으로 G-mail을 선택하고, 관련 메일을 자동 전송시켰다.
인터뷰 요청 메일이 성공적으로 전송됐음을 노션 DB에서 알 수 있도록 설정했다. 이전과 동일하게 Action App으로 노션, Action Event로 'Update Database Item'을 선택했다. [인터뷰 요청 메일 전송] 칼럼의 값을 False에서 True로 바꾸도록 설정했고, 이제 노션 DB에서 인터뷰 요청 메일이 전송됐는지 확인할 수 있다.
