6. 커뮤니케이션 스킬 (3/3) - 프레젠테이션
컨설팅 프레젠테이션 잘하기 !
이 장에서는 컨설팅 커뮤니케이션 스킬의 마지막 순서, 프레젠테이션(Presentation)을 살펴보도록 하자.
6.3 프레젠테이션(Presentation)
컨설팅 커뮤니케이션 스킬에서 듣기와 인터뷰, 쓰기와 문서화가 연결되어 있다면, 말하기와 프레젠테이션이 또그런 관계이다. Table II-13은 문서와 프레젠테이션의 상황을 비교해보았다.
Table II-13. 문서와 프레젠테이션의 상황 비교즉, 비즈니스 문서에 비해 프레젠테이션은 핸디캡(Handicap)이 있고 이를 극복하기 위해서는 매우 전략적이어야 한다. 즉, 핵심과 본질에 집중해야 하며 그것을 표현함에 있어 구조적(Structural)이며 간결한 시각화(Visualization)를 사용하는 것이 좋다. 이를 이용하여 프레젠테이션을 구성할때는 Table II-14와 같이 서론, 본론, 결론 3단계로 정리한다.
Table II-14. 프레젠테이션의 구성 단계또한, 프레젠테이션의 본문에서 전달하고자 하는 내용은 다음 3가지 요소로 구성된다.
핵심 메시지 (Key Messages)
이야기 구조 (Storyline)
변수(Arguments)
첫 번째, 프레젠테이션 핵심 메시지는 그 목적에 따라 청자(Audience)에게 정보를 제공하거나, 청자를 설득하거나, 청자가 어떤 행동을 유발하게 한다.
두 번째, 이야기 구조는 프레젠테이션의 흐름을 좌지우지한다. 귀에 쏙쏙 들어온다는 표현은 프레젠테이션이 구조적으로 구성되어 있다는 것과 일맥상통(一脈相通)한다. MECE 원칙에 따라 이야기할 것들을 논리적으로 전개하는 것은 분명 도움이 되지만 분석을 하는 것이 아니기 때문에 하나의 메시지로 귀결되는 형태가 아니라 하나의 주제에서 간결하고 연관성 있는 다양한 메시지들이 도출될 수 있도록 구성하는 것이 필요하다.
세 번째, 변수는 이야기를 전개하면서 그 주장을 보다 객관적인 관점에서 지지하기 위해 사용된다. 단순한 숫자일 수도 있고 숫자가 많을 경우 표나 그래프로 요약하는 것이 필요하다. Table II-15는 이와 같은 3가지 요소를 기반으로 프레젠테이션 슬라이드를 구성해본 것이다.
Table II-15. 프레젠테이션 슬라이드 구성 사례파워포인트나 키노트 같은 문서 작성 소프트웨어를 활용하여 프레젠테이션을 작성하기 전에 Table II-16과 같은 순서와 구성으로 사전에 작성해보는 것은 좋은 습관이 될 수 있다. 저자와 같이 4장의 프레젠테이션 준비 템플릿을 활용해보자. 시나리오는 저자에게 글로벌 기업 A사에서 한국법인장 직에 대해 제안이 와서 A사의 아시아 태평양 본부장, 사업전략 담당(나에게 제안을 하신 분), 인사 담당과 최종 인터뷰를 앞두고 프레젠테이션을 해야 하는 상황이다.
Table II-16. 프레젠테이션 준비 템플릿 - 상황의 정리우선 배경 및 목적, 화자(Audience), 프레젠테이션의 주제, 컨텐츠의 주요 내용을 Table II-16과 같은 한 장의 시트(sheet)로 정리한다. 다음은 Table II-14에서 소개한 구조대로 프레젠테이션의 서론, 본론, 결론을 생각해본다. 서론, 본론, 결론을 구체적으로 생각해보면서 각각 소요될 시간도 같이 생각해본다. 이는 전체 내용을 전달하는 가장 적합한 시간을 계산하기 위함이다.
Table II-17. 프레젠테이션 준비 템플릿 - 서론서론 부분에서는 Table II-17과 같이 자기 소개와 주의 환기, 동기 부여, 주요 Point 소개, 질의응답 안내 등을 정리한다. 시간은 임의로 부여했고 상황에 맞게 적절히 정하면 된다. 저자에게 ‘뭐 이런 것을 다 만드냐?’고 질문할 수도 있겠지만 이렇게 준비하는 것과 그렇지 않은 것은 프레젠테이션의 완결성에서 상당한 차이가 난다. 또한, 프레젠테이션 전문가들도 이런 식의 준비를 수 없이 시행하고 그것이 머리 속에 있기 때문에 굳이 적지 않을 뿐이다. 프레젠테이션 서론을 위한 시트가 완료되면 본문을 위한 시트도 작성해보자. 본문은 서론 준비 시트에서 정의한 핵심 내용을 적어보는 것인데 나중에 설명하겠지만 차트(표나 그래프)를 그려서 표현할 수도 있겠지만 이 단계에서는 그냥 텍스트로 주욱 적어보는 것이 좋다.
Table II-18. 프레젠테이션 준비 템플릿 - 본론[1]본문에 대한 시트 정리가 끝나면 이제 마지막 결론에 대한 시트를 정리해보자.
Table II-19. 프레젠테이션 준비 템플릿 - 결론프레젠테이션 시간과 관련해서는 중요한 황금률(Golden Rule)이 있다. 바로 18분을 넘기지 않는 것이다. 이 것은 일종의 골디락스(Goldilocks)[2] 타임이라고 할 수 있는데 그 유명한 TED[3]도 어떤 연사가 발표하더라도 시간을 18분에 맞추고 있다. 이는 일종의 뇌과학에서 이야기하는 인지 밀림(Cognitive Backlog) 현상[4]을 방지하기 위한 것인데 굳이 그런 이론을 언급하지 않아도 이 시간을 넘어서면 지겨워서 집중하지 않게 된다. 많은 이들의 호응을 얻은 세계적으로 알려진 명연설, 프레젠테이션들은 거의 18분을 넘지 않는 것으로 알려져 있다.
Figure II-43. 골디락스 동화와 TED프레젠테이션을 위한 전체 시나리오를 시트와 함께 정리하여 스토리라인을 보완한 후에는 문서 저작 소프트웨어를 활용하여 프레젠테이션을 작성한다. 프레젠테이션의 내용이 많아지면 포스트잇(PostIt)과 같은 착탈식 메모지를 사용해서 스토리라인을 분해, 재배치하여 정리하고 프레젠테이션의 구조를 체계적으로 생각해보는 것도 좋은 방법이다. 제목과 배경, 목적이 포함된 서론, 각 주제별 메시지를 담고 있는 본론, 프레젠테이션 요약 및 다음 단계에 대한 소개를 담고 있는 결론의 구성은 동일하다.
Figure II-44. 포스트잇을 이용한 스토리라인 구성스토리라인의 내용 보완과 흐름, 메시지 전달과의 관계 등이 만족스러우면 역시 문서저작 도구를 활용하여 내용을 정리한다. 슬라이드는 크게 5가지 종류로 구성되는데 다음과 같다.
표지 슬라이드
목차 슬라이드
간지 슬라이드
내용 슬라이드
보조 슬라이드
표지 슬라이드는 프레젠테이션 제목, 발표자, 날짜, 배포나 공유 범위 등이 서술된다. 목차 슬라이드는 프레젠테이션의 목차를 보통 3수준까지 표시하며, 간지 슬라이드는 장이 바뀔 때 빈 공백의 슬라이드로 다음 장으로 넘어감을 알리는 역할을 한다. 마지막 장은 EOD(End of Documents)라고 표기하기도 한다. 내용 슬라이드는 거버닝 메시지(Governing Message)와 표나 그래프 같은 차트(Charts)가 포함되며 보조 슬라이드는 내용 슬라이드와 링크(link)시켜 필요 시 볼 수 있게 한다. 결국 이런 다양한 슬라이드는 Table II-16부터 Table II-19까지 우리가 적어보았던 프레젠테이션 내용을 옮겨놓은 것으로 프레젠테이션 스토리를 지지하도록 구성되어야 한다.
Figure II-45. 프레젠테이션 슬라이드의 구성Break #9. 나이팅게일과 그래프
그래프(Graph)는 차트(Charts)의 한 종류이다. 정량적인 데이터를 한 눈에 알아보기 쉽게 표현하는 일종의 그림이라 할 수 있는데 많은 사람들이 사용하여 정형화된 것부터 아주 창의적인 형태의 것까지 매우 다양하다. 그래프 사용의 가장 큰 장점은 대용량의 통계 데이터를 시각적으로 표현하여 새로운 시사점을 찾을 수 있게 도와준다는 것이다. 실제로 제1차 세계 대전 때 나이팅게일(Florence Nightingale. 1820~ 1910)은 Figure II-46과 같은 그래프를 그렸는데 이를 '로즈 다이어그램(Rose Diagram)'이라고 한다.
Figure II-46. 나이팅게일이 사용한 그래프파이(Pie) 차트와 유사하지만 각도의 크기뿐 아니라 면적의 크기에도 의미가 부여됨으로 2차원 그래프이지만 다차원 데이터를 표현한, 엑셀이 없었던 당시의 상황으로 보면 매우 창의적인 그래프라고 할 수 있다. 나이팅게일이 이런 그래프를 그리게 된 동기는 병원에서 간호 활동을 하는 도중 전쟁에서 부상당해서 죽는 것보다 병원의 열악한 위생 환경에서 제대로 치료나 관리가 되지 못해 죽는 사람들이 훨씬 많다는 것을 알고 이를 개선해보고자 노력했으나 제대로 지원이 되지 않자, 이를 위한 예산 마련을 위해 데이터를 축적하고 이를 표로 만들어 의원들을 설득하여 지원을 받았다고 한다. 이런 나이팅게일의 노력 덕분일까? 오늘날 경영 컨설팅에서는 많은 사람들이 주로 사용하는 그래프가 정해져 있다. 즉, 목적과 용도에 맞게 그래프를 사용하면 커뮤니케이션하기 훨씬 쉬운 것이다. Table II-20은 비즈니스 문서에서 많이 활용하는 그래프를 소개하였다. 분석의 유형과 활용 방법, 사례 그리고 적용 가능한 그래프 형태를 정리한 것으로 이를 숙지하면 데이터를 보다 의미 있게 다룰 수 있을 것이다.
Table II-20. 보고서에 자주 사용하는 그래프지금까지 논리적 사고, 문제해결 기법, 커뮤니케이션 스킬 등 기본적인 컨설팅 스킬에 대해 살펴보았다. 컨설턴트 개인이 사고하는 방법, 이슈나 문제에 접근하는 방법, 고객의 생각을 듣고, 글로 적고, 말하는 방법은 컨설팅 업무의 전부라고 말할 수 있다. 훈련과 연습이 필요하며 지속적인 반복은 분명히 컨설팅 실력을 향상 시켜준다. 어떤 로직 트리들은 많은 사람들에게 그 효용성을 인정받아 도구나 기법처럼 사용되기도 하고 지속적으로 발전해나가기도 한다. Part III에서는 이런 컨설팅 스킬을 기반으로 하는 컨설팅 도구와 기법에 대해서 알아보도록 하자.
[1] 연봉 협상을 이렇게 한다는 것보다는 프레젠테이션에서 각 포인트를 정량적 요소와 함께 명확히 해야 한다는 것을 전달하는 내용이다. 연봉협상 스킬은 관련 전문가나 헤드헌터와 상담하기를 !
[2] 1990년대와 2000년대 중반까지의 대호황을 이끈 주역인 그리스펀(Alan Greenspan. 1926 ~ 현재)이 이끈 미국의 경제 호황기를 골디락스 시대라고 함. 영미권에서 꽤 유명한 '골디락스와 곰 세마리' 동화가 있다. '골디락스'라는 소녀가 숲 속 통나무 집에 들어갔는데 곰 가족이 스프를 끌여놓았고 골디락스가 이걸 큰 접시, 중간 접시, 작은 접시에 나누어 담고 맛을 보았더니 하나는 너무 뜨겁고, 하나는 너무 차갑고 중간 접시 스프가 딱 먹기 좋더라라는 내용의 동화에서 너무 뜨겁지도 차갑지도 않은 안정적으로 성장하는 경제를 표현할 때 사용함.
[3] www.ted.com 기술(Technology), 오락(Entertainment), 교육(Education)을 주제로 크리스앤더슨(Chris Anderson. 1961 ~ 현재)의 기획으로 미국의 비영리재단이 운영하는 강연회. '세상에 알릴 가치 있는 아이디어(Ideas worth spreading)'를 기치로 좋은 주제를 가진 프레젠테이션 컨텐츠를 인터넷을 통해 무료로 배포하고 있다. 영어 공부하기에도 좋다.
[4] 일정 시간이 지나면 최근의 정보가 기존의 정보를 밀어내는 현상
Prologue
Part I. 컨설팅 산업은 부활할까?
1. 컨설팅의 정의와 종류 (1/2)
1. 컨설팅의 정의와 종류 (2/2)
2. 컨설팅 산업의 현황 (1/2)
2. 컨설팅 산업의 현황 (2/2)
3. 컨설팅 기업들의 전쟁
Part II. 컨설팅 스킬
4. 논리적 사고 (1/2)
4. 논리적 사고 (2/2)
5. 문제해결기법 (1/3)
5. 문제해결기법 (2/3)
6. 커뮤니케이션 스킬 (3/3)
Part III. 컨설팅 도구와 기법
7. 경쟁 및 산업 분석
8. 고객요구 분석
9. 수익성 분석
10. 역량 분석
11. 시사점 및 대안 도출
Part IV. 컨설팅 방법론
12. 프로젝트 관리 방법론
13. 경영전략 수립 방법론
14. 프로세스 혁신
15. 신사업 개발
16. 사업타당성 분석
17. 정보전략컨설팅(BPR/ISP) 방법론
Part V. 컨설팅 사업 개발 및 이행
18. 컨설팅 사업 개발
19. 성공하는 컨설팅 사업 제안
20. 컨설팅 이행과 지식경영
Epilogue
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