진짜 회의를 만들기 위해 점검해야 할 사항들

진짜 회의 만들기_04

앞에서는 회의의 인프라(Infrastructure), 프로세스(Process), 문화(Culture), 사람(People)의 네 가지 차원을 중심으로 하나의 틀(Framework)이 만들어진 과정을 살펴보았다. 이 네 가지 차원 가운데 인위적 요소(artifacts)에 해당하는 프로세스(Process)와 인프라(Infrastructure)의 영역도 중요하지만, 조직 구성원이 가지고 있는 암묵적 가정(assumption)에 해당하는 문화(Culture)와 사람(People)의 요소 또한 회의문화의 혁신에 반드시 포함해야 할 영역이다. 

이러한 네 가지 영역으로부터 각 기업이 운영하는 회의의 현실과 문제점을 추출할 수 있다. 이때 사용하는 방법이 ① 회의 참관과 현장을 촬영하는 모니터링(Monitoring), ② 조직 구성원 대상의 진단과 설문조사(Diagnosis), ③ 임원/팀장을 대상으로 한 회의 개선 워크숍 실시(Workshop), ④ 임원/팀장 가운데 일부 구성원을 대상으로 한 면담(Free Interview & Meeting) 등이다. 이와 같은 도구를 활용하여 고객사의 회의 관련한 문제(issue)와 시사점을 파악하였다. 

[그림 4] 현상분석 프로세스

Discovery Tool

이처럼 조직 내부에서 실시하는 회의로부터 문제를 찾아내는 도구를 ‘Discovery Tool’이라 한다. 이를 좀 더 자세히 살펴보도록 하자. 

모니터링(Monitoring)은 참관 모니터링과 촬영 모니터링으로 나눌 수 있다. 이때 참관자는 회의 진행 과정을 관찰하면서 회의에 대한 구성원의 긴장도(tension), 만족도(satisfaction), 목적과 목표에 대한 인식(Awareness) 등을 전반적으로 측정한다. 또한, 커뮤니케이션 네트워크(Commnication Network) 분석과 언어적, 비언어적 커뮤니케이션의 활용 빈도를 긍정(Positive)과 부정(Negative)으로 나누어 그 빈도를 확인한다. 

진단(Diagnosis)은 문화, 사람, 프로세스, 인트라 측면에서 각 요소에 대해 진단 문항을 개발하여 구성원을 대상으로 설문 조사를 진행하는 방법이다. 설문조사는 전수 조사와 표본 조사의 방법이 있다.

워크숍(Workshop)은 임원 대상 워크숍과 팀장 대상 워크숍을 별도로 실시한다. 워크숍은 우리 회사 문화에 문제점(회의를 불편하게 하는)은 없는가? 회의를 위한 인프라는 잘 구축되어 있는가? 추가적인 지원이 필요한 사항은 없는가? 회의 프로세스상에 문제가 되는 부분은 없는가? 리더십 역량에는 문제가 없는가? 등의 질문을 중심으로 진행하였다.

[그림 5] Discovery Tool(for 이슈 발견)

특히, 모니터링 도구를 사용하여 조직 구성원의 언어 활용빈도에서 차지하는 긍정어와 부정어 사용의 정도를 확인할 필요가 있다. 이는 조직의 기업 문화뿐 아니라 각 구성원이 가진 태도와 행동을 점검함으로써 리더의 감성지능과 의사소통 스타일을 지도하는 중요한 자료로 활용할 수 있다. 

[표 2] 언어 활용 빈도