제발 공유 좀 합시다.
업무 공유 안 하는 사람.
회사는 여러 명이 일하는 곳이고 서로서로 맡은 파트가 다르기 때문에 협업과 업무 내용의 공유가 매우 중요하다. 흔히 '혼자 일할수 있는 파트'가 있다고 하지만 아무리 개인적으로 일할수 있어도 진행 상황이나 내용을 서로 공유해야 하고 그것에 따라 업무 진행 방향을 조절하기도 한다. 대규모로 공유하는 것은 매우 어렵기 때문에 업무나 사업방향을 결정해야 하는 중요한 내용은 보통 회의를 진행함으로써 공유한다.
그러나 크고 작은 회의가 너무 자주 있게 되면 개인이 진행하는 업무 흐름이 끊일 때가 많고, 회의에 참석하면서 버리는 시간들이 발생하기 때문에 대부분 작은 내용이나 간단하게 이야기할 수 있는 내용은 메일이나 사내 프로그램을 통해서 공유한다. 이러한 방법은 거의 실시간에 가깝게 진행 내용을 확인할 수 있기 때문에 업무에 꽤 유용하게 쓰인다. 특히 커다란 틀을 놓고 부분 부분 개인적으로 업무를 진행해야 하는 파트들은 이렇게 실시간 공유가 업무에 정말 중요한 역할을 한다. 그 외에 더 작고 소소한 내용들은 보통 구두로 공유한다.
함께 업무를 하는 사람과의 관련 내용을 공유하는 것은 생각보다 중요하다. 그래서 대부분의 회사들은 실시간으로 공유하고 내용을 전달받을 수 있는 분위기를 만드는데 많은 힘을 쓴다. 실제로 업무내용이 공유가 잘될수록 팀 분위기가 좋고 협업이 잘되며 잔 실수가 줄어든다. 반대로 공유가 잘 안 되는 팀은 매우 개인적인 분위기를 갖으며 서로 업무를 떠밀려는 경향이 많다. 즉 공유가 잘된다는 것은 팀원들 간의 대화가 원활하게 이루어진다는 것이므로 팀의 분위기도 업무 분위기도 둘 다 좋을 수밖에 없다.
그러나 일을 하다 보면 정말 공유를 안 하는 사람들이 있다. 이들은 업무 상황을 공유하는 것을 마치 사적인 것을 알려주는 것과 같다고 생각한다. 어디까지 일이 되어있는지 먼저 이야기하는 법도 없을뿐더러 물어도 정확하게 말해주지 않는다. 함께 해야 하는 일이나 누군가의 백업이 필요한 업무에서도 절대 먼저 이야기를 하지 않는다. 그러면서도 자신은 다른 사람들의 업무를 전부 알고 있기를 원한다.
즉 그들은 혼자만 모든 정보를 끌어안고 남에게는 전혀 알려주지 않으며 그것이 자신의 '입지'를 만든다고 생각하고 행동한다. 그러나 그들은 막상 문제가 발생하면 그 문제를 해결하거나 처리할 능력이 전혀 없다. 말 그대로 무능력하게 온갖 정보만을 끌어안은 채 스스로가 능력이 있다고 위안하고 있는 것뿐이다.
업무 하면서 만난 최악의 '미 공유자'는 그 어떤 것도 먼저 공유해주거나 알려주는 법이 없었다. 그 사람은 업무와 관련된 사항뿐 아니라 팀 내에서 서로 알고 있어야 하는 자잘한 정보도 절대 공유하는 법이 없었다. 그 사람이 어느 날 갑자기 출근을 안 해도 연차인지 출장인지를 알 수가 없었고, 직접 전화를 해서 어디냐고 물어봐야 '아 오늘 연차예요'라고 대답을 했다. 함께 일하는 사람들은 그 사람의 휴무를 전혀 모르고 있었기 때문에 당황해서 다른 팀원들에게 협조를 요청하였으나, 문제는 팀원들도 그 사람이 어디까지 어떻게 일을 해놓았는지 모른다는 점이었다.
중요 미팅 일정을 이 사람에게 공유해달라고 부탁하면, 미팅 시작하기 몇 분 전에 혼자 이동하면서 '오늘 미팅 있어요' 정도의 이야기만 했다. 자리를 비워도 어디로 갔는지 알 수가 없었고, 마감일이 코앞에 닥쳐도 어디까지 일이 되어 있는지 알 수가 없어서 도움을 주어야 하는지 아니면 혼자 완료할 수 있는지를 판단할 수 없었다. 답답해진 팀장이나 팀원들이 '제발 미리 공유 좀 해달라'라고 요청을 해도 대답만 할 뿐 실제적으로 행동에 옮기는 것은 없었다. 문제가 발생해 사실 확인을 해보면 언제나 '나는 알고 있었다'와 같은 대답을 했다.
결국 팀장은 메일로 최대한 매일매일 업무 보고를 요청했으며, 팀원들은 매번 이 사람에게 새로운 소식이 없는지를 물어봐야 했다. 그러면서도 자신에게 내용이 공유되지 않은 것이 있으면 바로 '우리 팀은 너무 공유가 안된다'며 불평을 늘어놓았다. 그 공유되지 않은 내용이 자신의 업무와 전혀 상관이 없는 내용이어도 태도는 바뀌지 않았다.
또 한 명의 '미 공유자'는 불행히도 팀원이 아닌 중요 보직에 위치한 사람이었다. 이 사람은 가장 중요 보직에 앉은 채 직원들에게 어떤 업무 내용도 공유해주지 않았다. 직원들이 요청하고 질문할 때에만 업무에 필요한 최소한의 정보만을 팀에다가 알려주었으며 그러면서도 다들 '알아서' 업무를 잘 처리해오기를 바랐다.
이 사람의 미공유는 정말 너무 유명해서 부하직원들이 모두 힘들어했다. 팀장이나 부장 등 중요 보직의 사람 중에 미공유를 일삼는 사람이 있는 경우는 업무를 진행하는 것이 정말 힘들다. 아무도 먼저 '공유를 똑바로 해달라'라고 명령할 수 없기 때문이다. 실제로 견디다 못한 한 팀에서 '업무 공유를 해주실 수 없냐'라고 요청하자 돌아오는 대답은 '먼저 물어봐라'였다.
이 사람의 아래에서 일하는 경우 해당 업무를 전담하고 있는 부서가 관련 업무 내용을 전달받지 못하는 경우가 허다했으며, 물어봐도 자세한 대답이 돌아오지 않아 업무를 처리하는데 모두 애를 먹었다. 한 번은 회사의 주식과 관련한 중요한 변동사항이 있었는데 그 해의 모든 업무가 종료되고 보고서가 나올 때까지 관련 업무를 담당하는 모든 팀이 그 내용을 알지 못했다.
공유를 잘 안 하려고 하는 사람들은 몇 가지 특징이 있는데 가장 중요한 특징은 그들은 업무 정보를 자신만의 소유물이라고 생각하며, 정보 자체가 자신이 갖는 힘이라고 생각한다는 점이다. 그들은 대부분 한결같이 일처리가 느리고 잘 잊어버리며 일을 순차적으로 잘하지 못한다. 즉 회사 내에서 업무적으로 인정받을 수 있는 능력이 거의 없다. 그렇기 때문에 자신이 돋보일 수 있는 '무엇인가'를 가지고 있으려는 성향이 강하며 그들에게는 그것이 바로 '공유되지 않은 업무 관련 정보'이다.
그들은 항상 남의 일에 관심이 많고, 모든 정보를 수집하려 든다. 그러다가 문제가 발생하면 '난 이미 알고 있었어'와 같은 태도를 취하면서 우월감을 느낀다. 그러나 막상 문제를 해결할 능력이 없으므로 그 문제를 처리하는 것은 다른 사람들의 몫이다. 특히 이런 사람들이 헤드 급으로 있을 때는 그야말로 회사 생활이 지옥이 되는 것은 시간문제. 공유를 하나 안 하나 능력 없는 것은 바뀌지 않으니까, 나라도 제대로 일할수 있게 제발 공유 좀 해달라고.
