D-14주 결론이 나 있으면 회의하지 맙시다
회의가 필요해서 하는 것인지, 습관인지...
『회의(會議)』
‘여럿이 모여 의논함. 또는 그런 모임’
직장 생활에 회의는 필수적인 요소이다. 회의를 통해 초기 계획했던 의도와 다른 부정적인 의견을 들을 수 있고, 예측하지 못했던 차후 파급요소 등 내가 미처 생각하지 못했던 부분을 알 수 있는 좋은 기회다. 하지만 이런 긍정적인 요인가 많은 회의(會議)를 하면서 많은 직장인들은 왜 회의(懷疑, 마음속에 품고 있는 의심)를 느끼게 되는지. 회사의 경쟁력을 저하시키고, 우리들의 퇴근 시간을 더 늦추는 회사의 회의 문화에 대해 언급해보도록 하겠다. 단, 회의가 일찍 끝나면 회식을 할 지도 모른다.
『윗사람만 고려한 회의』
많은 직장인들은 본인 스스로 업무 계획을 세우고 처리한다. 그렇게 계획을 세우고 일하던 도중 상사의 일정 변경으로 인해 회의 일정이 당겨지는 경우가 종종 있다. 내일 실시하기로 했던 회의라 내용 검토를 하나도 하지 못했는데, 참석하라고 하니 어떠한 의견이 나올 수 없는 상황이다. 그러면 그 상사 혼자서만 회의를 주도하는 상황이 되고, 담당자들은 책임의식이나 개선의식이 없는 사람이 되며, 결국 그 일은 담당자의 의견은 배제된 채 상사의 의견으로만 진행되는 일이 될 것이다.
더 큰 문제는, 상사가 회의 주제에 대한 결론을 낸 상태로 회의를 참석하는 경우다. 분명 실무자 선에서는 불가능한 것이라 의견을 내고 있지만, ‘회사의 방침이 그렇다’, '그렇다면 하지 않을껀가'라는 논리로 자신의 의견을 관철시키는 것이 지금 많은 기업의 회의 문화다. 그런 결론이 나올 회의라면 회의가 아닌 지시를 하는 것이 옳다고 생각한다.
『회의는 1시간, 상사는 딴짓』
과거에 비해 많이 나아졌겠지만 아직도회의는 낭비의 요소가 많다. 과거에 회의를 하면 부서의 막내는 인원수 대로 커피를 준비하고, 참가자를 일일이 확인하며, 회의록을 작성하는 등 많은 시간을 낭비하였으나, 최근에 그런 모습은 많이 바뀌었다. 하지만 아직도 바뀌지 않은 것이 있으니 그것은 회의시간과 회의에 임하는 태도다.
회의를 하게 되면 10분이건 20분이건 최대한 빠른 결론을 도출하고 자신의 업무로 돌아가는 것이 맞는데, 초반에는 분위기를 웜업(warm-up)한다는 구실로 별로 관심도 없는 개인사를 주저리주저리 이야기 하며 시간을 낭비한다. 또, 조금 이른 시간에 결론이 도출 되면 다른 주제에 대해 이야기를 하는 등 '회의는 1시간은 해야 한다'는 고정관념은 아직 잔존해있다.
회의에 임하는 태도도 많은 개선이 필요하다.빠르고 정확한 결론 도출을 위해 많은 회사에서는'회의 시 휴대폰을 사용하지 말자'는 캠페인을 하고 있는데, 그 캠페인은 최고 상사에게는 예외다. 회의 중 최고 상사의 휴대폰에서 울리는 메세지 소리 등으로 회의분위기를 망치는 경우가 적지 않은데, 심지어는 회의 도중 전화를 받으러 나가버리는 경우도 있다. 그러면 회의 참석자들은 마냥 통화가 끝나고 윗사람이 돌아오기만을 기다려야 한다. (과거 회의를 주관해놓고 자신은 카톡과 네이버 검색만 하다가 회의를 종료하는 부서장이 있기도 했지만, 그 사람은 개인 자질문제로 남겨두기로 하겠다.)
『회사를 위해선 발언해야 하나, 나를 위해선 아끼세요』
회의는 내가 미처 생각하지 못했던 부분을 깨닫게 해주고, 새로운 의견 등을 낼 수 있는 긍정적인 요소가 있다고 했었다. 하지만 이 회의에서 발언을 하는 사람은 상사(팀장,부서장 등)를 제외하면 자신의 소신이 있고, 하고자 하는 의지가 있는 일부사람들로 한정되어 있다. 물론 모든 사람들이 공평하게 일을 할 수는 없겠으나, 회의 중 했던 발언으로 관련 주제의 일의 담당자가 되거나, 갑자기 팀원으로 합류해서 프로젝트를 수행하는 등 직원 입장에서는 불이익이 돌아오는 경우가 많다.
이런 상황이라 대부분의 직원들은 좋은 의견이 있더라도 굳이 발언을 하지않는 것인데, 상사들은 그런 직원들을 보며 '생각이 없다'라고만 치부하는 것은 아닌지 모르겠다. 자유롭게 의견을 내고 그 의견들 중 BEST인 결론이 모아지고, 역할을 분담해서 업무를 처리한다면 회의에 임하는 직원들도 즐겁게 일을 할 수 있을텐데 말이다.
회의하는 모습만 봐도 그 회사의 문화를 알 수 있다고 했다. 그리고 내가 느낄 때도 많은 기업들의 회의 문화는 분명 바꿔야 할 부분이 있어 보인다. 많은 젊은이들이 구글, 페이스북 등 소위 말하는 창의적인 기업들에 입사하려고 하는 이유는, 급여나 복지 부분도 있겠으나 내가 낸 의견이 반영되는 것, 스마트한 조직문화 등이 더 큰 것으로 느껴진다. 현재 회사에 근무중이면서 이 글을 읽고 있는 단 한사람이라도 회의 문화를 바꾸려고 노력해보면 좋겠다.
