회의의 악순환 - 시작은 어디서...
회의 문화 45점을 어떻게 극복할 것인가?
대한상공회의소에서 발표(2017.2.27)한 국내기업의 회의문화 현주소는 100점 만점에 45점, 비극적이다.
회의문화 개선을 위하여 끝없는 노력을 기울이고 있지만, 그 결과는 늘 신통치 않다.
회의문화가 한국 사회문화 및 기업문화의 하위문화이기 때문에 상위문화의 변화 없이 하위문화를 바꾸는 일은 쉽지 않다. 그러나 상위문화와 하위문화는 하향 일방성 만을 지니는 것이 아니라 서로 주고 받는 양방성을 지니고 있다. 따라서 하나의 조직 또는 팀의 조직문화나 회의문화를 성공적으로 변경해 가는 것은 다른 조직에도 영향을 주고 이러한 시도는 전체 한국 사회의 문화를 바꾸어가는 힘을 만들어 낼 수 있다.
(한국 안에서도 효과적인 회의는 많이 이루어지고 있다.)
회의를 개선하려면 회의에 작동하고 있는 다양한 역동의 흐름을 이해해야 한다. 그 역동의 흐름은 다음과 같은 그림으로 표현해 볼 수 있다.
회의는 인간의 행위이고, 눈깜박임처럼 자연 발생적이기 보다는 윙크처럼 주로 의지적인 행위로 이루어진다. 그러므로 이러한 의지의 흐름은 파악하는 것은 회의를 파악하는데 있어 매우 중요한 부분을 차지한다.
회의의 악순환 모델 - 구기욱 CPF이 모델은 악순환 하고 있는 회의에 작동하는 의지와 행동의 역동을 잘 보여주고 있다.
엉망인 회의를 엉망인 리더만 만드는 것이 아니다. 매우 현명하고 책임있는 리더 조차 엉망인 회의를 만들어낼 가능성이 얼마든지 있고, 현실에서 늘 경험하고 있기도 하다.
리더는 사회문화의 압력으로부터 형성된 의사결정에 대한 책임의식과 경험을 축적하며 이루어낸 높은 판단력을 가지고 있다. 따라서 리더는 늘 자신의 업무에 대하여 혜안을 갖고 회의에 참여한다. 따라서 리더는 자신의 훌륭한 생각을 구성원에게 설득하는데 집중하는 일이 많아진다. 상대적으로 업무에 대한 생각의 깊이가 낮은 직원들은 발언권이 약화되고 어느덧 회의는 리더 주도형 회의가 되고 만다.
리더 주도형 회의란 리더의 발언 시간이 길고 리더의 의견이 의사결정에 주로 반영되는 회의를 의미한다.
의사결정에 영향을 미치는 정도는 그 결정에 대한 오너십의 정도를 결정하고 이는 바로 직무몰입에 영향을 주게 된다. 그러므로 리더의 주도하에 결정된 일에 구성원들은 몰입하기 힘들어 하고 몰입하지 못하는 직원에 대하여 리더는 불만을 가지게 되는 악순환을 만들어낸다.
회의의 악순환 모델 확대 - 구기욱 CPF이런 불만이 누적 되면서 리더는 의사결정에 대한 영향력을 더욱 높이게 되고, 회의는 더욱 높은 일방성을 띠면서 심지어 훈계와 정신교육의 장으로 타락하게 된다.
리더의 주도성과 구성원의 무력감은 여러가지 환경적 요인의 영향을 받고 있다. 리더에 대한 역할 기대, 리더의 상사의 지시, 인간관, 과중한 업무, 불공정 등으로 인한 동기요인의 부족 등이 그 것이다. 그러므로 회의문화의 개선은 이러한 여러 요인을 종합적으로 파악하여 한 조직에서 가장 중요한 지점이 어느 곳인지를 찾아 그에 따른 처방을 내리는 것이 좋다.
악순환은 순환이므로 순환 고리의 한 부분에만 바람직한 개입을 시도하더라도 선순환으로 전환될 수 있다. 위 모델을 활용하여 자신의 조직에서 가장 취약한 부분이 어느 곳인지는 파악하고 그 지점에 적절한 처방을 취한다면 회의는 선순환의 고리고 조금씩 모습을 바꾸어 가게 될 것이다.
물론 가장 효과적인 방법은 모든 영역을 동시에 개선해가는 것이다. 그러나 그렇게 하려면 커다란 자원을 투입해야 하므로 현실적으로 불가능한 경우가 많다. 가장 취약한 지점을 찾아 그 지점에서 회의문화 개선을 시도해 보는 것이 바람직하다.
위 그림에서 화살표가 집중되고 있는 곳이 회의 문화를 개선하는 아킬레스건이라고 볼 수 있다. 그 지점을 바꿀 수 있는 수단을 찾아보면 아마도 좋은 해답을 찾을 수 있을 것이다. 예를 들어 "리더에 의한 결정"을 일부 권한을 위임하여 구성원이 결정할 수 있도록 하는 것, 리더가 "마음속 결론"을 가지고 회의에 참석하는 것이 아니라, 결론이 아닌 하나의 의견이라는 마음으로 회의에 참석하는 것 등이 해결책이 될 수 있다.
구성원이 결정하도록 하는데는 퍼실리테이션 역량을 필요로 하므로 이를 기르는 노력 역시 중요한 부분이 된다. 과중한 업무나 동기요인을 살피는 것 역시 회의 개선에 밀접 영향이 있다.
훌륭한 회의는 현실세계에 존재한다. 그리고 훌륭한 회의는 창의적 결과, 갈등의 해결, 업무 몰입을 증진시킨다. 45점은 국가경쟁력 강화의 발목을 잡고 있다고 볼만큼 저조한 점수다. 어쩌면 회의문화 개선이 구성원의 행복한 업무와 기업의 경쟁력 강화라는 두마리 토끼를 선물할 열쇠일지도 모른다.
