업무 시작 전에 질문을, 중간에 보고를 해야 하는 이유
"내게 나무를 벨 시간이 여덟 시간 주어진다면, 그중 여섯 시간은 도끼를 가는데 쓰겠다."
- 에이브러햄 링컨
업무에 관련해서 제가 가장 좋아하는 말 중에 하나입니다. 특히 자료를 취합하고 정리할 때 이 말은 '진리'라고 생각될 정도입니다. 자료를 정리하기 전에 왜 하는지, 마무리된 모습은 어때냐 하는지를 확인해야 합니다. 그렇지만 현실은 모든 것을 파악하기가 어렵습니다.
배경과 목적을 사전에 파악하기 어려운 이유는 정말 많지만, 제가 생각하는 대표적인 이유는 시기와 직급이라고 생각합니다. 업무를 시작할 때, 주니어 직급이 일을 할 때는 '시키면 시키는 대로'하게 됩니다. 아직 정해진 게 없다.. 일단 시키는 것이라도 해라.. 같은 이유로 '왜 하나요?', '무엇에 쓰시려고요?'같은 필수적인 질문을 막곤 합니다.
예를 들어서 A라는 산업에서 B 제품을 생산하는 업체 현황을 파악한다고 하면.. 업체 리스트만 정리해서는 거의 99.9% 다시 정리하게 될 겁니다. 최근 3년간 생산량, 업체별 판매량/시장점유율, 당사와 거래 현황, 가격 변동, 담당자 등.. 지시 사항에 없었던 자료가 오히려 '진짜 필요한 자료'일 때가 많습니다.
1. 시작하기 전에 반드시 질문을 해야 합니다.
직급에 상관없이 업무를 맡았다면 '아직 정해진 것이 없다고 해도' 정해진 만큼은 알고 있어야 합니다. 일을 망치는 것을 두려워해야지 질문하는데 두려워해서는 안됩니다. 질문의 순기능은 내가 모르는 것을 알게 되는 것도 있지만, 내가 아는 것을 상대방이 인지하게 만드는 것입니다. 업무를 지시하는 사람과 수행하는 사람 사이에 '동기화'가 이뤄져야만 결과의 수준이 예상되기 때문입니다. '아.. ㅇㅇ씨가 아직 이걸 모르는구나.. 이건 ㅁㅁ대리가 자료를 갖고 있어요'라는 꿀팁(?)을 얻기도 합니다.
2. 중간 검토를 반드시 해야 합니다.
중간 검토는 업무 수행 도중 딱 한 번을 뜻하는 게 아닙니다. 예를 들어 자료를 취합한다면, 자료 취합 양식을 처음 만들거나 양식에 약간의 정보를 채웠을 때 검토를 받는 게 좋습니다. 만약에 자료가 예상과 다르다면 그 순간 검토를 받아야 합니다. 중간 검토의 순기능은 상사에게 현재 상황을 보고하는 것도 있지만, 상사가 알게 된 새로운 정보를 추가로 확보하는 것입니다. 가끔은 중간보고 중에 '어.. 그거 이제 안 해도 될 거 같아'라거나 '이게.. 그런 자료가 아니더라고..'같은 피드백을 중간에 듣기도 합니다.
했던 일을 다시 하는 것만큼 힘을 빠지게 만드는 상황이 없습니다. 열심히 했는데 못했다고 혼나는 것만큼 억울한 상황도 없습니다. 그러니 힘 빠지지 않게, 억울하지 않게 '도끼날을 가는' 노력을 할 필요가 있습니다. 오늘 하루는 업무를 시작하기 전에 잠깐 고민하고, 한번 질문하는 시간을 가지시길 바랍니다.
Small things often.
* 마치 집을 짓듯.. 처음에 오래 고민하고, 계속해서 지켜봐야 합니다.
