회사에서의 디지털 에티켓
디지털에 무슨 에티켓이 있어라고 생각하시는 분도 있을 겁니다. 디지털이라는 것은 개인적으로 사용할 때에는 익명성이 보장되기 때문에 부캐(부캐릭터)라는 것을 만들어서 사용도 합니다. 그러기 때문에 디지털에서는 에티켓과는 거리가 있어 보이지만, 회사에서 디지털을 사용할 때는 아날로그와는 다른 새로운 방식의 에티켓이 필요합니다.
업무자체가 디지털로 전환을 하면서 상대방을 배려하는 에티켓이 필요합니다. 예를 들어서 화상으로 미팅을 할때는 내가 상대방에게 잘 보이게 하고 음성이 잘 들리게 하는게 중요하겠죠. 음성이 들리지 않아서 음성을 조정하는데 추가적인 시간이 필요하면 상대방에게 피해를 주게됩니다. 또한, 회의시간 1분전에 들어와 있는 것도 필요합니다. 회의 시간에는 웹캠을 끄거나 다른 일을 하는 것을 피해야 합니다.
과거에는 회의 에티켓이라 하면 옷과 외모를 정중하게 하고, 명함을 공손히 전달하고, 회의 자리 중 상석은 어디고 회의 자료는 어떻게 준비하는 등의 내용이었다면 디지털에서 진행할 때에는 과거의 에티켓이 전혀 필요가 없습니다.
또한, 코로나 이전에는 외국 엔지니어와 회의시에는 대부분 마이크와 웹캠을 끄는 것이 에티켓이었는데, 코로나 이후에는 웹캠을 끄지 않는 것이 에티켓으로 변화하고 있습니다. 물론 노이즈 캔슬링 기능들이 업그레이드 되었지만 자기 자신의 차례가 아닌데 소음을 발생하는 것은 에티켓이 아니라고 생각합니다.
화상회의시 디지털 에티켓
회의 참석자를 초대하고 예정된 시간과 필요한 시간을 공지합니다. 회의 내용에 대해서 사전에 전달하고 참석자에 대해서도 공유를 합니다. 회의의 주최자가 누구인지, 회의를 통하여 어떤 결과를 얻고 싶은지도 회의 안건에 포함되어야 합니다. 회의 녹화가 필요하면 사전에 양해를 구해서 녹화를 진행합니다.
화상회의시에는 내 모습이 잘 보이도록 각도와 조명을 준비하고 음성에 문제가 없도록 사전에 준비해야 합니다. 노이즈 캔슬링을 지원하면 기능을 활성화하여 안정적인 회의를 진행합니다. 사용하는 화상회의 서비스를 이해하고 채팅, 자료공유, 녹화등을 할 수 있어야 합니다. ‘제가 처음이라서요… 잘 몰라서요…’ 이런 대화를 듣고 있으면 상대방이 기분이 안 좋아집니다. 화면공유를 할때에는 필요한 자료를 미리 정확하게 준비하여 표시해야 합니다. 회의가 종료되면 회의록을 바로 작성하여 회의 참석자에게 공유해야 합니다.
회의를 자신의 자리에서 진행하기 어렵다면 1인을 위한 밀폐된 회의실을 회사에서 제공합니다. 회의실에서는 별도의 회의에 참여할 수 있는 화상회의 HW가 설치되어 있으면 민첩하게 회의에 참여할 수 있고, 보안에도 도움이 됩니다. 화상 회의에 4명이상 참석하는 것은 소통에 문제가 있습니다. 꼭 필요한 인원만 참여해야 합니다.
부득이 자신의 자리에서 참여할 경우에는 불필요한 정보유출을 막기위해서 가상배경을 사용합니다. 카메라 해상도와 마이크의 민감도도 사전에 확인하고 참석합니다. 하드웨어 문제로 회의가 중단되거나 문제가 발생하는 것도 디지털 에티켓에서 큰 시례입니다.
내부 환경에서는 자신을 소개할 수 있도록 필요한 정보를 사전에 공유하여 쉽게 확인할 수 있도록 해야 합니다.
문서작성시 디지털 에티켓
문서를 과거에는 혼자서 작성하기 때문에 에티켓이 필요가 없습니다. 하지만, 디지털 환경에서는 협업환경에서 함께 작성하는 콘텐츠이고 Workplace이기 때문에 과거에는 없던 상대방에 대한 배려가 필요합니다.
Workplace에서 상대방을 초대하여 도움이 받기 위해서는 사전에 협업문화가 회사내 준비가 되어야 합니다. 준비가 되지 않은 상태에서 초대를 한다고 원하는 결과를 얻을 수 없습니다. 초대를 할때에도 요청하는 결과와 범위에 대해서 명확히 알려줘야 합니다. ‘시간되실 때 확인해주세요’라는 모호한 표현대신에 ‘예산 항목에 대하여 오류를 알려주세요’, ‘시간 테이블의 2일차를 작성해주세요’, ‘참석인원을 확인하고 컨펌해주세요’라고 정확한 업무범위와 소통방법을 알려줘야 합니다.
물론, 업무내용에 대한 평가방법이 준비가되어야 직원들도 자발적으로 참여를 할 것입니다. 실컷 도와주었더니 회사에서 ‘너는 회사에서 도대체 뭐하고 있나?’ 라는 이야기를 들으면 억울하겠죠.
공유되는 문서나 기준문서를 확인해서 중복적인 요청을 하지 말아야 하고, 문서의 소유권(Ownership)을 가진 담당자는 정보를 주기적으로 업데이트하여 참고하여 사용하는 직원들이 현행화된 자료를 이용할 수 있어야 합니다.
문서에서 사용하는 단어도 쉬운 용어를 사용하고, 관련된 내용은 회사 내외에서 링크를 제공하여 정확성을 알려줘야 합니다. 생성형 AI와 작업시에는 작업자를 표시하고, 생성형 AI의 산출물을 요청자는 꼭 정확하게 확인해서 오류나 거짓말을 찾아서 수정해야 합니다.
약속한 콘텐츠 양식이나 형태가 아니 것을 사용하거나, 활용이 어렵게 만드는 것도 피해야 합니다. 회사에서 디지털 방식으로 일할 때는 공통되고 통일된 방법을 사용하여 생산성을 올리는 것이 중요합니다.
소통시 디지털 에티켓
회사에서 업무처리시에는 많은 소통이 있습니다. 전화나 팩스 대신에 다양한 디바이스와 도구를 이용합니다. 이메일, 채팅은 기본적으로 사용하고 캘린더, 문서 등의 댓글과 같은 메시지도 수시로 확인해야 합니다. 메시지를 정확하게 수신하고 답변하며, 필요한 사람에게 정확하게 요청하여 낭비되는 메시지를 제한하고 효율적으로 사용해야 합니다.
과거 한 회사의 프로젝트에 참여했을 때 첫날 깜짝놀라는 경험을 했습니다. 이메일로 갑자기 수십통의 이메일이 도착을 했습니다. 그런데 더 놀라운 사실은 사실 나와 상관없이 모두 CC(참조)로 들어오고 있었고, 회신에 회신으로 메시지는 그들만의 언쟁의 장으로 변질되었습니다.
회사에서 소통에는 많은 에너지가 소모됩니다. 꼭 필요한 소통을 효율적으로 할 수 있는 방법에 대해서 서로가 약속을 해야 합니다. 주말에 업무 메시지를 보내는 것도 문제이지만, 꼭 필요한 메시지는 주말 밤에도 소통할 수 있어야 합니다. 회사업무를 금요일 퇴근하면서 모두 단절하는 것은 쉽지 않습니다. 복잡하고 많은 업무를 하고 있다면 쉬는 시간에 메시지 제한이 어렵지만, 서로가 약속을 정하고 효율적인 방법을 찾아야 합니다.
