당신의 퍼실리테이션은 지금부터
03_Facilitation & Facilitator
직접 참여했던 프로젝트 중에 한 기업의 조직문화 컨설팅에서 일주일 평균 회의가 15개라는 충격적인 인터뷰를 한 적이 있다. 월요미팅, 주간보고, 부서 미팅, 업무 시작회의, 주니어보드 회의 등 수많은 회의를 하면서도 결과물에 대해서는 물음표를 던진다. 우리는 일을 하기 위해 회의를 하는 것이지 회의를 하기 위해 일을 하는 것은 아니지 않은가?? 해당 기업의 컨설팅 처방전은 간단했다.
<처방전명 : 퍼실리테이션 적용과 퍼실리테이터 양성>
답이 이미 정해져 있으면 왜 회의를 하나요. 여러분도 한 번쯤은 회의에 참여하면서도 회의 안에서 나타나는 비합리적인 상황들을 겪어 봤을 것이다. 이미 정해져 있는 답을 공표하기 위한 답정너 회의, 아이디어를 제시한 그 사람이 담당자가 되기에 서로 회피하는 회의, 회의를 마치고도 결과물에 대해서 모두 다른 이야기를 하는 동상이몽 회의 등 우리 주변에서 흔히 발견할 수 있는 회의 모습이다. 우리의 회의는 왜 이렇게 어려운 것일까?? 바뀔 수는 없는 것일까?
*읽을거리 : 박지익님의 브런치 '좋은회의 vs 나쁜회의'
이를 고치기 위해 우리는 더 섬세하게 회의를 준비하기도 하고 간혹 상급자와 부딪히기도 하지만 여전히 어려운 것은 변함이 없다. 우리에게 누군가 나타나서 회의를 중재해주고 이런 비합리적인 상황을 없애주는 역할을 해 주었으면 하는 바람을 해결해 주는 것이 바로 Facilitation이고, 그것을 하는 사람이 Facilitator이다.
Facilitation은 '(일을) 쉽게 하다, 혹은 (행동, 과정 등을) 촉진하다.'는 뜻으로 중립적인 위치에서 집단활동 프로세스에 관여하여 팀의 목적을 효과적으로 달성할 수 있도록 촉진하고 지원하는 행위를 말한다. 좁은 의미에서의 퍼실리테이션은 '회의를 효과적으로 진행하기 위한 활동'을 한다. 넓은 의미에서는 '조직 내 혁신 과제 등의 문제 해결 과정을 촉진하는 활동'이라고 할 수 있으며 이때의 퍼실리테이터란 이러한 조직 내 다양한 문제 해결 활동을 지원하는 촉진자의 역할을 한다.
<퍼실리테이션의 정의, 월간 HRD>
퍼실리테이션은 회의나 그와 비슷한 목적을 지닌 모임을 효과적으로 이끌어 가기 위한 한 방법이며, 리더나 상급자 중심의 회의에서 벗어나 모든 참여자의 역량을 이끌어내는 일련의 활동을 포함한다. 이러한 활동을 촉진하기 위해 필요한 프로세스와 도구를 파악하고 제공하는 촉진자가 바로 퍼실리테이터이다.
퍼실리테이터는 기존의 회의 진행자와 달리 중립적인 제 3자의 입장에서 아래와 같은 역할들을 수행한다.
모든 구성원이 토론에 참여하도록 한다.
모든 구성원이 몰입할 수 있도록 갈등 요소를 제거/감소시킨다.
회의의 목적을 분명히 하고 구성원의 합의를 통해 결정한다.
다양한 의사결정 도구를 알고, 적재적소에 사용한다.
다양한 커뮤니케이션 기법(경청/칭찬/질문 外)을 적재적소에 사용한다.
회의 프로세스 관리자로서 회의의 본질로 구성원을 안내한다
회의의 내용을 알기 쉽게 정리한다.
갈등을 관리하고 부정적 텍스트를 긍정적 방향성으로 조정한다.
퍼실리테이션의 핵심은 회의에 참여한 구성원들이 모두 동등한 입장에서 문제와 회의 결과물을 바라보게 하는 것인데 이를 위한 회의의 프로세스 설계부터 구성원들의 긍정적인 집단 역학을 만들어 주는 것 까지도 퍼실리테이터의 역할이다. 이 과정에서 퍼실리테이터는 이젤패드, 포스트 잇 등과 같은 물리적인 준비물부터 주제에 적합한 분석/의사결정 Tool과 같은 전문지식도 준비해야 한다. 회의 주제나 여건에 따라서 달라지지만 일반적으로 퍼실리테이터가 활용하는 도구는 아래와 같다.
좌석 배치 및 회의장소 레이아웃
플립차트 / 화이트 보드 등 시각화 도구
포스트잇 / 도트스티커 등 의사표현 도구
안건에 최적화된 회의 프로세스 / 아젠다
프로세스 별 분석/의사결정 도구 등
필자가 진행한 퍼실리테이션 도구로 함께 아이디어를 도출한 프로젝트
지금까지 퍼실리테이션이 무엇인지 퍼실리테이터가 무엇을 하는 사람인지 간단히 알아보았다. 하지만 가장 중요한 것은 퍼실리테이터의 철학이 조직 구성원을 얼마나 존중하는지 그래서 회의 내내 그들이 업무를 수행할 수 있도록 조력하는지가 가장 중요하다. 인간에게는 좋은 도구보다 진정성이 더 중요한 게 아니겠는가? 당신이 회의를 즐겁게 바꿔보고자 한다면 퍼실리테이터의 철학을 가져보는 것을 추천한다.
퍼실리테이션 회의는 일반적인 회의 모습과는 낯선 모습일 수 도 있다. 그래서 구성원들은 적응하기 어려워하며 이전에 하던 회의 문화를 고수하고자 하기도 한다. 회의 이슈를 공표하고 바로 아이디어를 내고자 하고, 담당자에 대한 꾸중이나 질타로 시작하는 경우가 대부분이며 이러한 방법이 더 효과적이라고 믿기도 한다. 이럴 때는 우리의 회의를 하는 목적을 다시 한번 합의하는 것이 의미가 있다. 구성원이 당연한 것을 당연하게 받아들이게 하는 것이 바로 퍼실리테이션의 첫걸음이다.
* 참고자료
1) 퍼실리테이터 정의(한국HRD협회, 월간 HRD)
퍼실리테이션 초심자를 위한 Contents부터
퍼실리테이션 프로를 위한 Practice까지
A to Z가 완성될 때까지 연재합니다.
