프로젝트 기획과 관리 : Workplanning&PMO
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전략이 도출되고 과제가 정의되었을 때, 어떻게 효율적으로 프로젝트를 실행하고 관리할 수 있을까요?
이번 글에서는 지난 6월 17일에 사내 러닝 프로그램을 통해 프로젝트 기획과 관리에 대한 강의를 듣고 간략한 요약과 함께 제 의견을 덧붙이고자 합니다.
참고로 이 강의는 Peoplefund 운영총괄이사(COO) 강명관 님이 진행해 주셨습니다.
프로젝트는 아래와 같은 순서로 진행됩니다.
전략 방향성 도출 > 세부 전략 수립 > 추진 과제 정의 > 우선순위화 > 워크플랜 수립 > 실행과 관리
이 글은 이 중 우선순위화, 워크플랜 수립, 실행과 관리 단계에 대한 내용입니다.
1. 우선순위화
우선순위화는 효과성과 실행용이성을 기준으로 점수를 배정하여 설정합니다.
우선순위화에서 점수는 상대적으로 배분되는 것이며 일단 우선순위화한 뒤에 팀원 간 합의를 통해 완성됩니다.
- 효과성×실행용이성
· 효과성(Impact)
효과성은 얼마나 큰 영향을 미치는지에 따라 점수가 달라집니다.
매출 증대 또는 비용 감소 효과가 얼마나 큰지와 얼마나 많은 사람에게 얼마나 큰 영향을 미치는지가 그 핵심입니다.
· 실행용이성(Feasibility)
실행용이성은 얼마나 쉬운 일인지에 따라 점수가 달라집니다.
필요한 돈과 시간, 절차가 얼마나 작은지와 얼마나 쉽게 달성할 수 있는지가 그 핵심입니다.
- 우선순위 Matrix
우선순위화를 할 때에는 아래와 같이 우선순위 Matrix을 그려보는 것이 좋습니다.
Matrix을 그리기 전에는 명확하지 않던 과제의 우선순위가 Matrix을 그려봄으로써 명확해질 수 있기 때문입니다.
· 빨간 박스
빨간 박스 중 최우선 순위는 실행이 용이하지만, 효과는 뛰어난 과제들입니다. 그 왼쪽에 위치한 과제는 실행은 어렵지만 효과가 뛰어난 과제들입니다. 빨간 박스 영역은 실행해야 하는 과제들이며, 효과적으로 수행하기 위한 Workplan 수립이 필요합니다.
· 파란 박스
실행이 용이하고 효과는 보통인 과제들입니다. 실행이 쉽기 때문에 별도의 자원을 배정하여 빠르게 수행해야 하는 과제들입니다.
· 회색 박스
실행이 어렵고 효과도 보통인 최후 순위의 과제들입니다. 최후 순위는 과감하게 Hold하는 것이 좋습니다.
2. Work Plan
앞서 이야기한 우선순위 Matrix에서 빨간 박스에 해당하는 과제들은 워크플랜이 필요합니다.
그렇다면 워크플랜은 왜 필요한 것일까요?
워크플랜이 있다면 결과물의 내용과 질, 완료 시점과 책임 소재에 대한 기대 수준을 합의할 수 있습니다.
또한, 중요한 일에 집중할 수 있고 문제가 생겼을 때 빠르게 대응하는 등 프로젝트 관리가 용이하며, 진행 상황에 대한 공유 등 커뮤니케이션이 원활해집니다.
- 워크플랜의 4요소
워크플랜은 아래의 4개 요소로 구성됩니다.
· 업무(Task) : 핵심 업무, 상세 업무
· 시간(Timeline) : 업무별 소요 시간, 데드라인
· 결과물(Output) : 업무의 주요 결과, 결과물의 형태
· 담당자(Role&Responsibility) : 업무별 담당자
3. PMO (Project Management Office)
Progect Management Office, 약자로 PMO는 프로젝트 관리 전담 부서 또는 인력을 의미합니다.
프로젝트의 '컨트롤타워'이며 아래와 같은 업무를 담당합니다.
- PMO 업무
· 평가 : 추진 과제 진척도 및 성과 파악
· 관리 : 진행 사항 및 주요 이슈에 대한 경영진 보고
· 지원 : 추진 과제 실행에 필요한 부서 간 조율
업무의 우선순위를 배제한 프로젝트는 좋은 성과를 내기 어렵습니다.
전략이 도출되고 과제가 정의되었다면 업무의 우선순위를 배정하고 계획을 세워야 합니다.
또한, 아무리 완벽한 기획이더라도 실행을 하지 않으면 소용이 없습니다.
때문에 프로젝트가 성공적이기 위해서는 앞서 이야기한 업무의 우선순위화, 워크플랜 수립, 실행과 관리에 신경을 써야 합니다.
모두 프로젝트 진행 시 위 3단계를 꼼꼼하고 성실하게 챙겨 성공적인 프로젝트가 되시길 바랍니다.
