어떻게 업무 협조를 요청할 것인가
협업의 비결
조직이란 공동의 목표를 가진 사람들로 구성된 집단입니다. 조직은 각자 역할과 책임이 있기 때문에 전문 분야로 나뉩니다. 그러나 복잡하고 예측 불가능한 현실로 인해 회색 지대가 생기고, 타 전문가 또는 타 부서의 협조를 얻어야 자기 일을 완수할 경우가 생깁니다. 조직 공동의 목표를 이루는 과정에서 생산성과 효과성을 높이기 위해서는 협업이 필수적입니다.
효과적인 업무 협조 요청의 비결 REST
각자의 목표가 분명한 상태에서 타인의 협조를 얻어내기가 쉽지는 않지만, 효과적인 방법이 있습니다. 만나서 설명하고 지원하며 감사하는 REST 방법을 소개합니다.
1. Relationship: 만남으로 시작합니다.
우호적인 관계에 있으면 상대의 도움받기가 쉬워집니다. 평소에 신뢰관계를 쌓는 것이 중요합니다. 메일이나 공문을 먼저 보내기보다는 직접 대면하여 정중하고 솔직하게 상황 설명을 하는 것이 바람직합니다. 공감대를 어느 정도 만들고 문서로 정식 협조 요청을 합니다. 연구에 따르면, 이메일로 요청하는 것보다 직접 대면하여 요청하는 것이 협조를 받을 가능성이 훨씬 높다고 합니다.
2. Explain: Why What When을 설명합니다.
1) Why(맥락): 우리는 어떤 일을 왜 해야 하고, 왜 자신이 해야 하는지 납득해야 움직입니다. 협조 상대에게 일의 배경, 맥락과 누가 가장 적절한 사람인지를 설명합니다.
"디자인을 하는 사람은 많지만 보안까지 정통하신 분은 김프로 님이 거의 유일하다고 들었습니다."
해당 업무의 결과로 상대가 얻을 유익까지 어필할 수 있다면 금상첨화입니다.
2) What(원하는 결과물): 원하는 End Image를 최대한 구체적으로 설명합니다. 결과물을 받아 바로 사용할 수 있도록 작성 양식을 미리 제공하는 것이 좋습니다. 유사한 결과를 담은 샘플을 함께 제시하는 것도 효과적입니다.
3) When(일정): 가능한 빨리 해달라는 식으로 막연하게 요청하지 마세요. 상대에게 가능한 납기를 묻고, 우리 사정에 맞춰 조정합니다. 이때 꼭 중간 점검 시기도 협의합니다. 일주일 후에 받기로 했다면 사흘 후쯤 가볍게 만나 진행 상태를 확인합니다. 중간 점검으로 업무 진척을 돕고, 결과물의 완성도를 높일 수 있습니다.
3. Support: 지원을 제공합니다.
협조 부서의 니즈를 경청하고 그들이 쉽게 일할 수 있도록, 가능한 자원을 제공합니다. 어떤 부분에서든 우리가 도울 수 있는 지점을 찾으려는 노력을 보여주세요.
"제가 어떻게 하면 김프로 님 일이 쉽게 되도록 도울 수 있을까요?"
4. Thanks: 감사를 표현합니다.
업무 진행 과정에서 협조 부서에 커피나 간식 등 사소한 뇌물을 바치는 것도 좋습니다. 물질이 아니라 감사의 마음이 전달됩니다. 협조받은 결과물을 활용한 보고서 작성 및 발표 시 협조 부서의 노력에 대해 언급하고 공을 돌립니다. 이런 행동이 상호 신뢰를 강화하고, 향후 협업에도 도움이 됩니다.
일을 하다 보면 반드시 다른 사람의 도움이 필요할 때가 있습니다. 무작정 요청하거나, 혹은 주저하다가 시기를 놓치지 말고 위의 REST 방식을 참고하여 전략적으로 접근해 보세요. 협업이 쉬워질 겁니다.
중요한 한 가지 더! 가장 고귀한 기쁨은 타인을 도울 때 느낄 수 있다고 합니다. 내가 먼저 타인의 협조 요청에 Yes 하는 사람이 될 때, 타인도 나의 요청에 Yes 합니다. 이런 과정에서 서로 기쁘게 도움을 주고받는 생산적이고 긍정적인 조직 문화가 가능해지지 않을까요?
