메일관리의 무서움
1. 저는 월요일 아침부터 행복한 일....을 하지 못했습니다.
갑자기 한국콘텐츠진흥원으로부터 <지원사업 증빙을 제출하지 않아 패널티가 가해진다>는 메일이 온 겁니다.
응? 우리 출판사는 2020년 창업인데? 첫 책이 다음달에 나오는데 뭔 지원사업??
그래서 지인찬스도 써보고, 제가 받는 지원사업 담당자와 통화도 하고 혹시 나 몰래 한 사람 없나 알아보고 오전이 그렇게 날아갔습니다.
그런데 결론은 허탈하게도요..
해당자에게 메일을 보내야 하는데 전체메일로 발송
한 거군요.
뭐 담당자야 시말서로 끝나겠지만, 사실 여러분이 업무를 잘 하시거나 혹은 사업체를 운영하신다면 메일은 정말 신중히 관리하셔야 합니다.
2. 메일의 중요성은 몇 번을 말해도 모자랍니다만, 의외로 많은 분들은 메일을 너무 소홀하게 다루시더라구요. 제가 기겁한 것 몇 가지만 적어보자면
단체 메일을 보내면서 숨김표시를 안한다:
가끔 고객사에 감사메일을 보내거나, 일부 대상자에게 공통메일을 보낼때 같이 보내는 사람을 숨기지 않고 보내는 사람들이 있습니다. 이러면 우선 메일의 진정성이 떨어지고 (복붙) 무엇보다 영업메일일 경우 거래처가 어디인지가 다 드러나게 됩니다.
게다가 이게 경품이벤트 같은 거라면 마음먹기에 따라서 얼마든지 사람의 개인정보를 빼내거나 그 이상을 할 수도 있습니다. 반면 그 회사가 나쁜 마음을 먹고 경품을 회사가 꿀꺽할 경우 알아낼 수도 있지만요.
회신 수단이 없다:
위에 잘못보냈던 <지원금 유용>관련 메일의 경우 발신제한이 걸려있었습니다. 덕분에 저같은 사람은 연락할 방법이 없고, 연결되지 않는 전화통을 돌리느라 오전이 다 박살났지요. 잘못보냈던 메일은 어떤 형태로든 회신을 요구하는건데 그렇게 보내면 되겠습니까?
메일에는 두 가지가 꼭 필요합니다.
하나는 서명, 회사라면 직위부처가 들어간 내용, 개인이라면 소개문구가 들어가야 합니다. (SNS는 개인정보 유출 위험이 있으니 안 넣는게 좋습니다) 결국 메일은 소통이라는 점을 잊으면 안됩니다.
잘못 보낸다:
엉뚱한 내용을 보내는 것 만으로도 메일을 보낸 사람 나아가 회사의 급이 확 떨어져 버립니다. 저만해도 저 메일을 받고 대체 사람을 어떻게 뽑았길래 저러나... 하는 생각이 바로 들었네요.
너무 심하다고요? 가슴 철렁 무너져서 여기저기 전화돌리느라 오전 다 박살난거 생각하면 정말...
https://www.youtube.com/channel/UCDv0ZRVwcRvI2xfpEh5EPBw/videos?view_as=subscriber
3. 만약 여러분이 새로운 업무를 맡게 되셨다던가, 혹은 새로 업체를 차리셨다면 메일의 문구 발송 방식에 집중하실 필요가 있습니다.
허례허식같은 느낌도 들지만 아니에요. 이는 온라인, 언택트가 일상화 된 시대에서 여러분이 새로 영업을 하기 위한 얼굴이라고 생각하셔야 합니다.
작은 기업이라도 메일 하나 잘 보내면 신뢰도가 올라가고, 대기업이라도 메일 이상하게 보내면 와장창 이미지가 박살나거든요.
비즈니스 문의 : inswrite@gmail.com
