업무위임의 기술

<<하버드 첫강의 시간관리 수업>> 뽀개기 4일차

관리자가 부하직원에게 업무를 위임하고, 또 위임받은 업무를 하급자가 책임지고 진행할 수 있도록 알맞은 권한을 주는 것은 가장 중요한 직원 관리 기술임에 틀림없다. 
왜냐면 관리자 입장에서는 부하직원에게 적절한 업무 위임을 함으로써 모든 일에 신경 써야 한다는 중압감에서 벗어나 경영관리에 있어서 크고 중요한 문제들을 돌아 보고 해결할 수 있는 여유를 가질 수 있다. 
부하직원 입장에서는 관리자가 일일이 지시하는 일만 하는 수동적인 자세에서 벗어나, 일정 범위 안에서 자기 책임 하에 주도 적으로 일을 할 수 있게 된다. (업무에 대한 열정 고취, 일의 즐거움과 자신의 가치를 느낌, 직원들 스스로 커리어를 발전시킬 수 있음)
결국 서로 윈윈하게 된다. 

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물론 여기엔 상사의 고도의 권한 위임 기술이 필요하다. 
그 기술 몇 가지를 살펴본다. 

1. 관리자가 부하직원에게 업무를 위임할 때 해당 업무의 책임과 권한도 동시에 위임해야 한다. 정확히 말하면, 업무를 위임할 때 '책임, 권리, 이익' 세 가지를 확실하게 위임해야 한다. 만약 위임해 놓고는 사사건건 개입해서 감 내놔라 배 내놔라 한다면 부하직원의 적극성은 감 꽃처럼 금방 시들어 떨어질 것이다. 결국 업무위임은 더 큰 비효율을 낳게된다. 부하직원들이 자신의 창의력과 적극성을 충분히 발휘하도록 하는 게 위임에 있어서 중요한 포인트다. 

2. 업무위임은 그 일의 적임자를 찾아 정확하게 해야 한다. 관리자는 각각의 프로젝트를 최적의 사람에게 맡길 수 있도록 평소에 직원들의 업무 성향 파악에 심혈을 기울여야 한다. 그리고 위임할 때 최종 목표와 마감 기한, 실행 방법, 주의 사항 등을 확실하게 전달해야 한다. 대충 던져 주고 능력껏 해 봐라는 식은 재량을 인정해 주려는 의도보다는 책임 전가 목적이 크다고 할 수 있다. 

3.  관리자는 중간중간 업무 진행 상황을 체크해야 한다. 진행 상황 체크가 간섭이 되지 않도록 하는 게 리더십의 예술이다. 너무 엄격하지 않게, 너무 무관심으로 여기지 않도록 적당한 거리에서 체크하며 지원/격려해 주는 요령이 필요하다.

4.  위임한 업무가 끝나면 반드시 최종 평가를 한다.  위임한 업무가 성공적이었든 참담 한 실패로 끝났든 반드시 피드백을 해야 한다. 그렇지 않으면 다음 프로젝트 위임 때 부하직원의 동력이 현저히 떨어질 것이다. 성공적일 때는 잘한 부분에 대해 분명하게 칭찬하고 노하우로 정리하여 팀의 자산이 될 수 있도록 한다. 문제가 있었다면 원인이 무엇인지 추적하고 다시 같은 실수를 반복하지 않도록 다 같이 배워야 한다. 아무튼 업무 위임은 부하직원에게 있어 업무를 배우고 새로운 기회를 발견할 수 있는 좋은 더할 나위 없이좋은 방법이다.  

5. 관리자의 어설픈 업무위임의 부작용은 '역 업무위임'으로 나타날 수 있다. 업무 위임 후 부하직원이 가져야 하는 책임과 권한을 상사에게 미루는 행위이다. 결국 부하직원의 미숙한 일처리까지 관리자가 떠맡아 해결해야 하는 상황이 된다. 업무를 위임할수록 관리자의 업무가 많이지는 기현상이 발생한다. 

역 업무 위임은 관리자 스스로 자초하는 경우가 많다. 즉, 업무를 위임하는 흉내를 내면서도 실은 업무를 위임하고 싶지 않은 거다. 결국 자신이 해야 직성이 풀린다. 이런 마음의 이면엔 부하직원들이 자신의 업무를 치고 들어와 지위를 잃을수도 있을 것에 대한 경계심도 작용한다. 

또한 미숙한 직원들 때문에도 역 업무위임 상황이 발생할 수 있다. 상사에 대한 의존도가 지나쳐서 위임받은 일에 대해서도 사사건건 보고 하고 지시받으려 하는 경우다. 어떤 직원은 이를 상사에 대한 아부의 수단으로 여기기도 한다. 이런 직원은 일견 상사를 존중하는 듯하지만, 결과적으로 상사를 곤란에 빠트리므로 정반대의 결과를 초래하고 만다. 뿐만 아니라, 부하 직원들의 무사안일, 복지부동 자세, 책임을 회피하는 마음 등이 역 업무위임 상황을 초래하기도 한다.    

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이상 업무 위임에 관련한 6가지 포인트를 살펴봤다. 
마지막으로 관리자가 정말 주의해야 할 것은, 위임한 업무가 최종 실패로 귀결될 때 그에 대한 책임까지 위임받은 자에게 전가하려는 것이다. 비록 업무를 위임하여 부하직원이 전담한 일이라 할지라도 그 일이 실패했을 때에는 관리자가 실패에 대한 총대를 매거나 최소한같이 책임을 지는 자세가 필요하다. 그렇지 않으면 어떤 직원이 업무 위임을 받으려 할까. 업무를 위임 받아도 역 업무위임을 하며 상사와 핑퐁치는 데 주력할 것이다. 미꾸라지 상사는 미꾸라지 부하를 얻을 수 있을 뿐이다.  

업무는 팀의 하모니 속에서 꽃을 피운다. 따라서 적절한 업무 위임은 한 조직의 각 사람을 단단한 끈으로 엮는 역할을 한다. 업무위임은 관리자에겐 시간 여유를 갖게 해 관리자의 고유 업무에 집중케 하고, 직원에겐 자발적으로 회사 업무에 참여하고 이를 통해 학습/성장하는 기회를 갖는다. 결과적으로 좋은 업무위임은 시간관리에 있어 매우 효율적인 수단이다.  

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위 글은 쉬셴장의 저서 <<하버드 첫강의 시간관리 수업>>의 내용을 토대로  『묵상 글쓰기 방식』으로 쓴 글입니다.  
파트 4. 권한부여와 업무위임은 더 효율적으로 시간을 이용할 수 있다  161p~213p

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