효율적으로 회의를 진행해라
" 우리는 회의 홍수 속에 살고 있다. "
그런데 회의가 정말 효율적으로 되고 있는가 생각해 보자.
무조건 하달식의 회의
미리 결정하고 반대의 의견에 대해서는 무시하는 태도
개선 사항을 내놓으라고 하고 내놓으면 왜 그런 말을 하냐고 한다.
그리고 모멸감을 준다. 불쾌하기까지 한다.
회의는 정원이 모여서 의논을 주고받으며 어떠한 합일점으로 가는 곳이 아닌가?
조사에 의하면 직장인들은 일주일에 평균 2.2회 회의에 참석하는 것으로 나타났으며 73.4%는 ‘회의가 시간낭비라고 느낀 적이 있다’로 답했다고 한다.
우리는 그래서 직장생활에서 회의는 아주 중요한 요소이다. 이것을 잘못 관리하면 회의 시간에 모든 것을 빼앗기는 결과를 초래하게 된다.
일부 직원들은 늦게 까지 남아서 업무를 진행한다. 그 이유를 물으면 낮에는 회의를 쫓아다니느라 자신의 일을 제대로 하지 못했다는 것이다.
이는 회의를 제대로 관리하지 않았기 때문이다.
이는 주객이 전도된 것이다. 일을 잘하기 위해서 회의를 해야 하는데 회의를 하기 위해서 일을 하는 것과 같은 것이다.
첫째, 정확한 참석자를 선정해라
회의를 주체하는 사람은 회의에 참석할 인원에 대해 명확히 해야 한다. 무조건 다 참석시키겠다고 하고 참석을 하면 그 사람들의 시간을 뺏는 것이다. 내가 참석할 이유가 없는 회의는 과감히 참석하지 말아야 한다.
회의를 참석하다 보면 내가 왜 이 회의에 와 있는지 모르고 앉아 있을 때가 있다. 관련성이 없는데 와 있어야 한다는 것에 한 명은 억울하기도 하고 한편은 화가 나기도 하다.
반면 이러한 회의 참석자 지정에는 주최 측에도 많은 문제를 가져온다. 회의 참석자는 참석하였기에 그저 멀뚱멀뚱 있다만 갈 수는 없는 노릇이다. 따라서 회의에 대한 깊은 이해와 전문 지식이 없는 상태에서 의견을 제시할 수도 있다. 그러나 이러한 잘못된 의견이나 자문으로 인해 잘못된 진행이 될 수도 있는 노릇이다.
한국사람들은 참석했기에 소위 밥값을 해야 한다는 강박관념에 사로 잡혀 무엇인가 의견을 제시하는데 그 의견이 잘 못된 의견일 수 도 있다는 것이다. 그렇다고 제시한 의견을 묵살할 수도 없는 노릇. 따라서 우리는 참석자를 최소화해야 한다.
둘째, 명확한 Agenda를 제시해라
회의 소집 시에는 명확한 Agenda를 미리 제시하여야 한다. 아울러 가능하다면 회의 자료를 미리 배포해도 좋다. Agenda에 따라서 참석자는 자신이 판단하여 회의 참석을 결정할 수 있다.
만약에 사전에 Agenda를 제시할 수 없다면 아무리 늦어도 회의 시작 전에는 회의 안건을 참석자에게 알려 주어야 한다. 이때 회의 안건을 화이트보드에 작성하면 아주 효율적이다.
회의 Agenda에 대하여 미리 Define을 하지 않으면 회의에 대한 최종 결과를 예상할 수 없으며 회의 진행에 따른 많은 이슈를 낳을 수 있다.
셋째, 회의 진행자를 임명하라
소위 말해 회의석상에는 빅마우스가 존재한다. 그 회의 안건에 대한 전문성이나 경험, 의사결정권 등과는 무관하게 회의를 거의 독차지하는 존재가 있다.
따라서 회의를 진행하는 진행자를 임명하는 것이 좋다. 회의 진행자는 중립성을 유지하며 회의의 원활한 진행을 하게 된다. 우리는 시사프로그램인 100분 토론에서 손석희 사회자가 능수능란하게 과열된 토론장을 정리해 가는 모습을 보았을 것이다. 회의 진행자는 다음과 같은 상황을 해야 한다.
결론이 나지 않은 내용에 대한 지속적인 토론 내용은 향후 재 토론할 수 있게 하고 중단시킨다.
발언자에 대한 관리를 하여 어는 일방이 회의를 주도하는 것을 방지해야 한다. 회의 내용을 중간중간 정리하여 진행의 효율화를 꾀해야 한다.
넷째, 회의 현장에서 논쟁은 피해라.
회의에서 쓸데없는 논쟁은 피해야 한다.
논쟁으로 인해 회의에서 많은 시간을 허비하는 경우를 우리는 종종 접하게 된다.
카네기 인간관계론에서는 상대를 설득하기 위한 방법을 제시하고 있다.
1) 논쟁을 피해라
Yes, but....
직장에서 좋습니다만...
2) 결코 당신이 틀렸다고 이야기하지 마라.
3) 잘못은 저질렀으면 분명히 인정해라
사소한 잘못했을 때 핑계를 대자 마라
내가 잘못하지 않은 부분도 일정 부분 인정해라 -채근담
4) 우호적으로 이야기 하라
잘난척하지 마라
5) 상대방이 yes yes라고 할 수 있는 질문부터 해라
6) 상대방이 많이 말할 슈 있도록 해라
7) 상대방의 의견이 자기 것 인양 이야기해라
8) 상대방의 관점에서 사물을 봉 수 있도록 이야기하라
9) 상대방의 생각에 공감하라 아이엠 쏘리는 뜻은 내가 유감이다.
10) 보다 고매한 동기에 공감해라
11) 당신의 생각을 극적으로 표현해라
12) 도전 의욕을 불러일으켜라
다섯째, 회의에 대한 향후 Action List를 명확히 해라
회의를 하고 나면 그 결과에 대한 향후 액션 리스트, 담당자, 기한을 명확히 해야 한다. 한비자의 세난 편에는 리더는 부하게에 명확한 임무를 지우라고 하였다.
회의를 하고 나서 그냥 멈추는 것을 우리는 많이 볼 수 있다. 회의를 했는데 그냥 회의적이다라는 말이 있다. 회의는 무엇인가 문제를 해결하기 위해 여러 사람이 머리를 맞대는 하는 행위이다. 그저 윗사람이 이야기를 하는 것을 듣는 것은 회의가 아니라 공지사항 전달이라고 해야 할 것이다.
여섯째, 회의록을 반듯이 남겨라
명확한 향후 Action 사항과 필요시 임무를 추적하기 위해서는 회의록이 반듯이 필요하다. 따라서 회의 시에는 회의 담당자는 회의록을 작성할 사람을 임명해야 한다. 그리고 그 회의록은 작성 후 참석자에게 공유해 줘야 한다. 간혹 회의록이 잘 못 작성이 되어 있을 수 있으니 이것을 확인해 줘야 한다. 요즈음은 회의록을 녹음하는 경우도 있으니 이 부분도 고려해 볼 수 있다. 단, 녹음 시에는 사전에 회의 참석자에게 그 사실을 공지하여 인지할 수 있도록 하는 것이 좋다.
중요한 미팅을 한 후 회의 개최자는 중요 논의된 내용에 대하여 정리하여 이메일로 회신하여야 한다. 단지 모여서 회의를 하고 공허한 메아리로만 남게 되면 안 되기 때문이다.
회의록에는 회의 내용을 명확히 작성하여야 하며 이후 액션 아이템에 대해서도 명확히 하여 향후 업무 처리에 대한 방향성을 제시하여야 한다. 이러한 회의 내용은 참석자에게 이메일로 공지하여 합의를 이끌어야 한다.
일곱째, 성과를 점검해라
회의에 대하여는 그 결정된 사항이 제대로 이행되고 있는지 점검을 해야 한다.
그리고 필요시 회의를 재소집하여 진행 안건에 대한 수정을 가할 수 도 있다.
회의를 하고 나서 그냥 아무 성과 없이 끝나는 것이 되어서는 안 된다. 회의를 진행했으면 그로 인해 어떠한 성과를 이루었는지를 체크하여야 한다.
우리는 수많은 회의를 진행하고 있다.
웃으게 소리로, 회의가 회의를 낳는다라는 말은 이제 없어져야 한다.
문제 해결을 위한 진정한 회의가 무엇인지를 고민하고 개선해 나가야 할 것이다.
