일 잘하는 사람은 말도 짧게 한다.

1분 안에 이야기하는 정리화법

대화법 하나로 "일 잘하는 사람이다.", "믿을 만한 사람이다"라는 평가를 받을 수 있다.
긴 이야기도 1분, 3분의 조합으로 생각해야 하고, 논리적인 말은 주장과 이유, 구체적인 예로 정해진다.

말이 길어지는 원인과 대책

원인

자신이 무슨 말을 하고 싶어 하는지 모른다.

생각나는 대로 말한다.

짧게 말하려고 의식하지 않는다. (서론이 반드시 필요하다고 생각한다)

드는 사람을 지나치게 고려해서 완곡하게 돌려 말한다.

말하기쯤은 누구든지 할 수 있다고 생각한다.

대책(평소의 훈련상황)

내용을 충분히 이해한 뒤 말한다.

내용의 취사선택, 정리, 구성 방법을 공부한다.

말이 짧아야 사람들이 좋아한다는 점을 인식하고, 말이 길면 안 좋다고 의식적으로 생각한다.

조심스럽게 말하는 것보다는 정확히 말하는 것이 듣는 사람을 고려하는 방법이라는 점을 안다.

사전에 생각할 시간이 있을 때 충분히 준비한다.

가장 중요한 포인트는 상대방의 입장에서 생각하고 말하는 것

말하기 전에 상대방의 입장이 돼라

상대방이 들어주지 않으면 의미가 없다.

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1분 분량으로 간추려서 말하기

긴 이야기를 간결하게 말하는 방법

짧게 말하면 호감을 얻고 길게 말하면 미움을 받는다.

기억에 남는 것은 짧은 말뿐이다.

말이 통하는 효과는 말하는 시간과 반비례하기 때문에, 짧게 말하면 평가가 달라진다.

1. 시원화법

말의 시작과 끝이 정해져 있으면 횡설수설하지 않는다.

인사 -> 이름 -> 내용 -> 인사 -> 이름

말하고 싶은 내용을 "인사와 이름" / "인사와 이름" 사이에 끼어 넣는다.

2. 콤펙트 3부 구성 화법

이야기의 주제를 3단계로 알기 쉽게 전한다.

처음 10초가 모든 것을 결정한다.

도입-> 전개 -> 맺음말

예시

(도입)

안녕하세요 Y입니다. 오늘은 그룹 내 커뮤니케이션에 관해 문제를 제기하고 싶습니다.

(전개 1) 구체적인 사례 제시(10초)

얼마 전 옆 부서의 W 가 "요전에 부낙한 건에 대해 아무 답이 없네?" 라며 옆자리 I에게 말을 걸었습니다.

그러자 I는 "진작 메일로 회신했어"라고 대답을 했습니다.

이 말을 들은 W는 "바로 옆자리에 있으니까 메일을 보냈다고 한마디 해주면 되는데, 왜 아무 말도 안 해? "라며 사소한 말다툼을 벌였습니다.

(전개 2) 주장과 의견 덧붙이기(40초)

전자 메일은 편리해서 상대방을 방해하지 않는다는 이점이 있습니다. 물리적으로 떨어져 있는 사람과 전자 메일을 주고받는 것이 원칙입니다.

그러나 전자 메일을 보낼 때는 상황에 맞춰서 적절하게 보내야 한다고 생각합니다.

(맺음말)(10초)

따라서 저는 같은 층에 있는 사람에게 의뢰하거나 확인하는 등 중요한 대화를 할 때는 직접 말해야 한다고 보는데 여러분의 어떻게 생각하십니까?

3. 삼각 시나리오 화법

결론이 나지 않는 회의를 실하게 결정하는 회의로 하기 위해 의견과 주장을 단순하게 전한다.

시원화법의 내용을 먼저 언급한 다음 '이유와 구체적 예를 덧붙임'
한마디로 하고 싶은 말-> 주요 내용 -> 이유와 구체적인 예

예시

(한마디로 하고 싶은 말)

제 의견을 한마디로 말하자면 '얼굴이 보이는 범위 안에 대화는 대면이 원칙(18자)이라는 것입니다'.

(주요 내용)

전자 메일을 사용하는 경우, 다른 층과 같은 층의 관점에서 의견을 말하고 싶습니다.

첫 번째, 다른 층에 있는 사람에게는 전자 메일을 활용해야 합니다.

두 번째, 같은 층에 있는 사람에게 전자 메일로 연락하는 것은 지양해야 합니다.

얼굴을 마주하는 것도 업무 중 하나입니다. 따라서 같은 측의 사람에게는 전자 메일 대신 직접 대화하는 것이 원칙이라고 생각합니다.

(이유와 구체적인 예)

같은 층의 사람에게 전자 메일을 보내는 경우에 대해 설명을 덧붙이겠습니다. 얼마 전, 옆 부서의 W 가 "요전에 부탁한 것에 대해 아직 답이 없네?"라며 옆자리의 I에게 말을 걸었습니다. 그러자 I는 "진작 메일로 회신했어"라고 대답했고, 이에 W 난 "직접 말하면 되는데 왜 아무 말도 안 해?" 라며 말다툼을 벌였습니다

(맺음말)

사람마다 이런 생각의 차이가 있기 때문에 얼굴이 보이는 범위에서의 대화는 대면이 원칙이라고 명확하게 가이드를 제시해야 한다.

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4. 긴말을 조리 있게 하기 (4부 구성 화법)

결론- 서론-본론- 결론

1) 서두에 말하는 결론의 포인트

주제(하고 싶은 말)를 우선 전하고 서론으로 이어간다.

본론에서 전개할 내용의 키워드를 먼저 말해서, 서론과 본론에 대한 기대를 심어준다.

2) 서론의 포인트

상황과 관련이 있는 화제나 말하는 내용과 연관이 있는 화제부터 말한다.

친근한 화제나 구체적인 예(자신의 경험, 다른 사람에게 들은 이야기 등)부터 말한다.

내용의 다항목을 예고한 뒤 본론으로 이어간다. 프레젠테이션을 하는 경우에는 목차를 표기해 보여준다.

3) 본론의 포인트

본론에서 말하고 싶은 내용을 3~5 항목으로 크게 묶는다.

항목당 1~3분으로 간추려, 항목을 나눈다.

4) 마지막에 말하는 결론의 포인트

앞에서 말한 주제를 다시 한번 언급한다

본론에서 전개한 내용의 키워드를 요약하여 확인시킨다.

듣는 사람에게 인사, 감사를 표하며 끝맺는다.

파워포인트를 사용할 때의 유의점

파워 포인트로 발표를 하자 단번에 발표 능력이 향상된 것처럼 느껴지는데 그건 착각이다.

실제로는 발표 능력이 향상된 것이 아니라, 파워포인트를 사용하는 능력이 향상된 것임.

글자 크기는 20~24 포인트

목차 대신 발표 전체의 윤곽을 예고하는 페이지를 보여준다.

페이지당 30초에서 1분 정도 말하는 것을 기준으로 페이지 제작

지시봉뿐만 아니라 마우스, 레이저 포인터를 빙글빙글 돌리지 않는다

5. 긴말을 조리 있게 하기 (AREA 화법)

Assertion(주장) - Reason(이유) - Evidence or Example(증거 또는 사례) - Assertion(wnwkd)

1) Assertion(주장)

한마디로 이야기하자면 무엇을 주장하고 싶은가?

주장을 20자 이내로 정리

2) Reason(이유)

상대방이 느끼는 의문점이나 불안감을 미리 예상하고 이에 대한 해결책을 제시

상대방이 납득할 수 있도록 주장에 대한 이유나 근거를 명시해 의문점이나 불안감을 해소

3) Evidence or Example(증거 또는 사례)

최대한 생생하고 구체적인 사례를 제시하여 공감을 이끌어 낸다.

4) Assertion(주장)

따라서 처음에 말했듯이.... 식으로 하고 싶은 말을 반복

결론

대화법의 3원칙은 "알기 쉽게", 간결하게, "인상 깊게"다.

하고 싶은 말의 순서를 정하고,

1) 하고 싶은 말을 쓴다

- 자신이 먼저 내용을 충분히 이해하고

- 누구에게 무엇을 전하는지 명확히 하고

- 하고 싶은 말을 한마디로 표현하고

- 상대방의 이해도에 맞춰서 말한다.

2) 말하고 싶은 내용을 중항목, 대항목으로 정리한다.

3) 주제를 명확히 한다.

4) 이유와 근거를 명확히 한다.

- 논리적인 말은 주장과 이유, 구체적인 예로 정해 진다.