일 잘하는 사람들의 좋은 습관 중 하나
박길동 대리는 성격상 무언가를 치밀하고 은밀하게 준비해서 '짠' 하고 보여주는 것을 좋아합니다. 그는 이벤트의 대가입니다.
결혼 3주년을 맞아 그는 아내에게 알리지 않은 채 당일 오후 반차를 내고 파티 용품을 구입하여 집으로 갔습니다. 그리고 저녁, 퇴근하는 아내가 번호 키를 누르고 문을 열자 어둠 속 촛불과 꽃으로 만들어진 길이 방으로 이어졌고 그 끝에는 박대리가 준비한 와인과 케익이 티 테이블 위에 올려져 있었습니다. 눈이 이만큼 커진 아내는 멍 하니 그 자리에 서 있었습니다. 그리고 빼놓을 수 없는 선물 순서 ㅡ 박 대리는 미리 구입해 둔 목걸이를 내밀었습니다. 아내의 눈에는 감동의 눈물이 흘렀습니다.
"당신은 정말 센스 있어 좋아. 어쩜 날 위해 이렇게 많은 준비를 했어?"
한편,
다음날 회사에서는 파트장님과 함께 진행하는 월간회의가 있었습니다. 업무 담당자별로 실적과 계획을 보고하고 박길동 대리의 순서가 되었습니다. 그러나 박 대리가 한 달 가량 준비한 보고서는 30초만에 제동이 걸렸습니다.
"아니, A 거래처는 지난달에 우리 부서랑 계약이 끝났잖아. 그런데 저 거래처 기반으로 다음 분기 공급 전망을 분석한거야? 무슨 소리 하는거야 지금?"
박 대리는 물론이고 모든 파트원들이 얼빠진 얼굴이 되었습니다.
"강 과장, 일할 때 박대리랑 소통 안 하나? 어떻게 자료가 저런 방향으로 가는 것도 모르고 있었나?"
강 과장은 고개를 떨구었습니다.
"제가 지난 주까지 출장을 다녀오느라 미처.... 어쨌거나 한 번 확인했어야 하는데 죄송합니다...."
파트장님은 어이가 없는 표정을 지으며 보고서를 끝까지 훑어보았습니다.
"허 참, 내용은 알차게 준비했다만.... 고생을 이렇게 많이 한 게 헛수고가 되어버렸네."
파트장님이 나가시고 회의실 분위기는 더욱 험악해 졌습니다. 강 과장의 질책이 이어졌습니다.
"박 대리, 내가 엊그제도, 어제도 다음 분기 예상 보고서 내용 물어봤었지? '잘 되고 있으니 신경 안쓰셔도 됩니다' 라고 말했었지? 그런데 이게 뭐야?"
"........."
"구매 파트에 전화 한 통화 확인해보면 될 내용을 ... 아휴 참...."
".... 좀 더 꼼꼼했어야 했는데 죄송합니다."
"아니, 누구나 실수는 할 수 있어. 그런데 박 대리가 쓰던 보고서, 중간에 나한테 한 번만이라도 보여줬으면 이런 대형사고는 없잖아?"
"......."
"이 기회에 박대리 일하는 습관 좀 고쳐봐. 기왕 이 일이 터졌으니까 하는 말이지만, 평소에 박대리 보면 일하다가 나한테 확인받거나 물으러 오는 게 없어. 어떤 때는 파트장님께 보고할 때 예상치도 않은 내용이 들어가서 내 가슴이 철렁했던 순간들도 많아."
강 과장은 말을 이었습니다.
"나도 후배들한테 깐깐하게 하나씩 간섭하는 거 싫어서 박대리한테 스트레스를 안 주는 건데, 계속 이런 식이면 나도 별도 보고를 의무적으로 받을거야."
박 대리는 성향상 자기 스타일이 강하고, 준비 과정을 공개하는 것을 싫어했습니다. 그러나 이런 성향은 -아내에게 준비하는 이벤트라면 허용이 되겠지만- 회사에서는 상당히 위험할 수 있습니다.
박 대리의 문제는 상사의 무관심으로도 설명할 수 있을 것입니다. 그러나 이번 글에서는 '중간 보고의 중요성' 이라는 부분에 초점을 맞춰보려고 합니다. 중간 보고란, 말 그대로 최종 보고하기 전 자기가 준비하고 있는 내용을 검토받는 것을 말합니다. 중간 보고는 많은 부분에서 이점이 있습니다. 그리고 그만큼 실행하기 힘든 일이기도 합니다.
중간 보고는 왜 중요한가?
내가 올바른 방향으로 가고 있는지 확인할 수 있다
가장 주요한 이유는, 중간 보고를 통해 -박대리의 사례처럼- 내가 올바른 방향으로 가고 있는지 확인하고 수정할 수 있다는 것입니다. 특히 루틴한 일이 아니라 새로 기획해야 하는 업무의 경우, 혹은 애매한 상사의 지시를 받았을 경우 중간 보고는 필수입니다.
가령, 상사의 지시로 신규 기획안을 작성할 때 현황 분석을 위해 시간이 많이 걸리는 조사를 거쳐야 한다고 생각해 봅시다. 그렇다면 진행 방향에 관해 반드시 상사에게 보고를 하고 의견을 물어야 합니다. '별 코멘트 없겠지'라고 생각했던 건들이 의외로
"조사를 이렇게 하면 안 되고, 몇 가지 내용을 더 넣어야지." 라던가,
"이건 조사하지 말고 내가 상위부서에서 받아놓은 자료를 줄테니 그걸로 사용해." 라는 답을 듣는 경우가 많습니다. 중간 보고를 하지 않았다면 재조사를 해야 하거나, 헛수고를 하는 일이 발생했을 것입니다.
어떤 경우에는 "이건 내가 생각하던 방향이 아닌데."라는 피드백을 듣는 경우도 있습니다. 초기에 중간 보고를 한 것이었다면 정말 다행인 일입니다. 무슨 일을 하던 이처럼 '내가 올바른 방향으로 가고 있는지'를 확인할 수 있는 것이 바로 중간 보고라 할 수 있습니다.
상사의 의도를 확인할 수 있다
이상하게 들릴 수 있겠지만, 업무 지시를 한 상사 역시 '자기가 진짜 원하는 게 무엇인지' 잘 모르는 경우가 있습니다. (사실 정말 종종 있는 일입니다) "이런 걸 해 보면 어떨까?", "이것 좀 이렇게 해결해 보자고." 라고 말은 뱉었지만 그 상사의 머릿속에 있는 내용과, 입으로 나온 지시와 따로 놀 수 있다는 말입니다.
그런 상사는 실무자가 들고 오는 보고서 초안을 거듭 검토하며(= "내가 말한 건 이게 아니라..."라고 계속 말하며) 자신의 방향을 구체화하곤 합니다.
사실 정말 피곤한 스타일이긴 합니다만, 이런 상사에게 중간 보고를 하지 않으면 최종 보고 때 엄청난 호통을 들을 것이고 보고서 작성자는 '처음에는 저렇게 말하지 않았어.' 라며 억울함에 입술을 깨물 것입니다.
난관을 쉽게 넘을 수 있다
일을 추진하다 보면 막히는 순간이 반드시 생깁니다. 그 중 상당수가 부서장이나 상사의 권한을 사용해서 풀 수 있는 부분입니다. 그러나 많은 사람들이 상사에게 그 문제를 이야기하느니 혼자 풀어보겠다며 더 많은 시간을 소모합니다.
저의 경우, 현황을 파악하기 위해 타 부서의 협조가 필요한 상황을 만났습니다. 그러나 타 부서는 당시 결산 작업으로 몹시 바쁜 상황이었고 담당자에게 전화를 하니 제 얘기를 들어주지도 않은 채 "너무 바쁘니 메일로 보내주시면 제가 나중에 보겠습니다."라고 말한 후 전화를 끊었습니다. (메일을 보냈으나 읽지도 않았습니다)
이틀을 기다리다 도저히 일이 진전되지 않을 것 같아 결국 부서장님께 상황을 말씀드렸습니다. 그러자 부서장님은 바로 타 부서 파트장에게 전화를 하셨고, '다른 담당자를 통해 데이터를 주겠다'는 답변을 받아오셨습니다. 좀 더 일찍 중간 보고를 했다면 저는 이틀을 벌 수 있었습니다.
그러나 이 경우 조금 주의를 할 필요가 있습니다. 단순히 "이게 잘 안돼요" 라고 말하면, "그래서 나보고 어쩌라는 건데?"라는 퉁명스러운 답변도 돌아올 수 있기 때문입니다.
풀리지 않는 장애물에 대해서는 내가 생각해 낼 수 있는 몇 가지 대안들을 고민하여 상사가 그 중 선택할 수 있도록 준비하는 것이 좋습니다. (그렇게 준비하면 상사는 다른 대안들도 쉽게 제시할 수 있습니다)
책임을 분산시킬 수 있다
최종 보고시 보고 자료에 대한 책임은 작성자가 져야 합니다. 그러나 중간 보고를 충실히 한다면 자신이 져야 할 책임을 많이 나눌 수 있습니다. 중간 보고를 통해 보고서 작성 방향을 거듭 수정해 주고, 필요한 자료를 추가적으로 지시한 사람이 바로 내 상사이기 때문입니다.
최종 보고해야 할 대상이 임원이라면 중간 보고하기가 쉽지는 않을 것입니다. 이 경우, 자기 부서 간부나 선배에게 중간 보고를 하며 (위 사례에서는 강 과장) 보고서 작성의 책임을 나눌 필요가 있습니다. 도움을 받을 수 있을 뿐더러, 만약 문제가 생겼을 경우 나 혼자 그 책임을 지는 것이 아니라, 그 보고서를 검토해 준 사람도 함께 부담을 지는 것이기 때문입니다. (그리고 그것은 선배나 중간 간부의 의무이기도 합니다)
특히 어떤 상사에게 중간 보고를 하는 것이 좋은가?
방임형
부하 직원에게 간섭하는 것을 귀찮아하는 스타일이 이에 속합니다. 일의 진척도를 점검하고 필요할 때는 긴장감도 조성하는 것이 관리자의 역량임에도, 이 부분에 약점을 가진 상사가 있습니다. 이런 사람은 내가 스스로 찾아가지 않으면 최종 보고 때까지 어떤 질문도 하지 않기 때문에 한 번에 대형 사고가 터질 가능성도 존재합니다.
왔다갔다 형
