회의 생산성을 높이려면?

직원이 묵언수행을 하는 회의가 아니라  리더가 묵언수행을 하는 회의

조직은 주로 회의를 통해 업무 커뮤니케이션을 하지만 그동안의 회의방식을 살펴보면 효율적이고 생산적이었는지 의문이 든다. 업무 결과나 발생한 문제의 공유, 리더가 생각한 방향을 일방적으로 전달받는 패턴으로 목적은 없고 절차만 남은 회의를 습관적으로 해오지는 않았는지 돌아봐야 하겠다.
“회의를 마치면 이제 무엇을 해야 하는지가 정리되어야 한다. 정보만 전달받는 회의, 각자 의견만 개진하는 회의, 회의록만 남는 회의, 후속 행동이 없는 회의는 이제 그만해야 한다.”

원가 측면에서 볼 때 직급 평균으로 하루 인건비를 30만 원으로 하고 한 팀의 5명이 하루 1시간씩 주 5일 회의를 한다면 937,500원, 한 달이면 직접 인건비로 3,750,000원이 회의에 사용된다. 여기에 부대비용까지 고려한다면 직접 인건비의 3배인 11,250,000원을 쓰는 셈이다. 주 52시간 근로 상한제에서 비용을 절감하고 생산적이며 효율적인 업무를 위해 심각하게 고민해 봐야 할 부분이 바로 회의문화다.
 

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우선 주간업무회의를 바꿔보자.
조직에서 운영되는 회의 중에서 가장 비효율적인 회의가 바로 주간업무회의 일 것이다. 지난주에 했던 업무와 이번 주에 예정된 업무를 스크린에 띄워놓고 그대로 읽는다. 관심이 있는 직원들은 간혹 질문을 하지만 항상 마지막은 대표이사의 지시사항으로 마무리되는 것이 일반적이다.  사실 명칭부터 문제다. 주간업무회의가 아니라 월간 목표 점검회의라고 해야 맞을 것이다. 목표한 것에 대한 달성 정도를 확인하고 문제가 있는 부분에 대한 방법을 찾는 회의가 되어야 한다. 목표 달성을 위해 필요한 사항을 토론하고 전략을 점검하는 회의를 하다 보면 자연스럽게 협업할 방법을 찾게 되고 목표에 집중하게 될 것이다.

두 번째로 참석자를 최소한으로 하고 미리 회의 안건과 원하는 결과물을 공지하자. 
회의의 목적은 원하는 결과물을 도출하기 위해 의견을 나누고 의사결정을 하는 것이다. 회의를 시작할 때 이러이러한 결과를 도출하는 것이 목적이라는 것을 분명하게 밝힌 다음 시작한다면 주제를 벗어나지 않는 회의가 될 수 있음은 물론이고 시간도 절약할 수 있다.
 
세 번째는 질책보다는 개선안에 중점을 두는 회의를 하자.

회의는 과오를 지적하고 자신의 무용담을 늘어놓는 것이 아니라 발전적 미래를 만들어 가기 위해 하는 것이다. 특히 여러 사람이 있는 자리에서 질책을 받은 직원은 의욕이 떨어지는 것은 물론이고 자신을 보호하고 합리화시키기 위해 비판적인 모습을 보일 것이다. 리더의 답답한 마음을 해소시키는 것 외에 조직에 아무런 도움이 되지 못한다. 질책할 시간에 원인을 분석하고 대안을 찾는 것이 훨씬 도움이 된다. 그런 의미에서 리더는 피드백에 능해야 하며 코치로서의 역할도 해야 한다.
 
마지막으로 회의 결과에 대한 점검이다.
어떤 리더는 지시한 사항이 제대로 실행되고 있는지를 떠나 무엇을 지시했는지 조차도 기억 못 하는 경우가 있다. 회의에서 결정된 사항은 반드시 기한과 담당자가 정해져야 하고 실행 결과에 대한 확인이 있어야 한다. 지난주에 결정된 사항이 있다면 이번 회의에서는 어떻게 진행되고 있고 혹시 문제점은 없는지, 필요한 것은 없는지 살펴보아야 성과와 연계되는 생산적인 회의가 될 것이다.
 

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회의는 조직에서 가장 중요하지만 자칫 비효율과 직원들의 의욕을 떨어뜨리는 주범이 되기도 한다. 그렇기 때문에 대안을 만들어 내고 성과를 내며 효율적인 회의가 될 수 있도록 하기 위해 리더의 관심이 필요하지만 회의는 리더가 중심이 아니라 참석하는 사람들이 상사나 동료의 눈치를 보지 않고 마음껏 의견을 낼 수 있는 분위기를 만드는 것이 중요하다.
 
“직원들이 묵언수행을 하는 회의가 아니라  리더가 묵언수행을 하는 회의가 되어야 하겠다.”