보도자료는 기본이어라~

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허허, 그만 좀 하시게

제품 출시, 기업 소식, 이벤트 및 행사 진행, 기업 연말연시 CEO 메시지 등, 보도자료도 종류가 다양하다. 구성에 있어 기본적인 원칙이 있는데, 소인의 방식대로 나열해 보겠다. 취할 것만 내 것으로 취할 것.

미디어리스트 작성법

보도자료를 기자에게 보내야 하니, 기자 리스트가 필요하다. 홍보인에게 무기이자 차별점이 되는 것이 바로 이 '기자들 컨택 포인트'다. 기자들도 이직을 하고 산업군을 옮기고 승진을 하기 때문에 누구보다 해당 소식을 빠르게 캐치하고 리스트 업데이트 하는 것이 중요하다.

대부분 기존에 구축된 리스트가 있을 터이지만, 아주 생짜라고 생각하고 atoz를 나열해 보겠다.

1. 주요종합매체-경제지-전문지-온라인 매체 등을 쭈욱 리스트업하고, 내 제품이나 경쟁사 제품 기사를 자주 쓰는 기자들을 찾는다. 대개 이메일 주소가 나와있지만 요즘은 매체 바이라인만 나오는 경우가 많다. 그럼 네이버에서 매체명, 기자명을 검색하면 개인이 운영하는 블로그가 다수 나온다. 타고 타고 들어가면 메일주소 픽!

2. 전화번호가 필요하다. 그러나 개인정보다. 그렇지만 난 홍보인이다. 그럼 해당 부서로 전화해 '저 어디어디 홍보담당자인데, 기사 관련해 기자님 만나뵙고 싶다, 혹시 자리번호 알 수 있을까요?' 하면 메모를 남겨 콜백이 오든 운 좋게 연결이 되든 할 것이다. 연락이 닿는다면, 전화번호도 채워넣고 겸사겸사 미팅 일정을 잡으면 된다.

3. 리스트는 참 중요한 보물인데, 미팅을 하고 난 후 그 기자의 성향이나 주의할 점 등을 리스트에 계속 업뎃하는 것이 좋다. 기자를 더 많이 알수록 앞으로의 길이 좀 더 수월해진다는 진리.

처음엔 이런 과정이 쉽지 않을 것이다. 기자와 통화할 때 어떤 말을 해야하고, 버벅거리진 않을까 두근두근 할 것이다. 사실 소인도 지금조차 '누군가와 통화하는 것'이 가장 어렵다. 이건 사람마다 케바케다. 그래서 초기엔 대사를 적고 전화를 걸었다. 어차피 나만 아는 거니까 해볼 수 있는 건 다 해보자.

보도기사 준비

상황별 작성법은 다음 포스트에서 세부적으로 다루고, 지금은 어떤 방식으로 레이아웃 잡을 건지를 본다.

워드파일 기준으로, 좌/우측 상단엔 내 기업 로고를 박는다. 그 하단 우측엔 배포일을 적자. 보도자료는 '적시성'이 굉장히 중요하다. 시기 지난 이슈는 유통기한 지난 우유와 같다. 못 먹는다는 것.

제목은 최대 15point로 한 줄을 넘기지 않는 것이 좋다. 서두엔 꼭 기업명을 넣고 그 다음 메시지를 담는다. LG전자, 00 출시 / 던킨도너츠, 00 출시. 이런 식으로 말이다. 00을 출시할 경우 기업에선 이벤트를 함께 진행하기도 하는데, 기사는 이벤트를 참 좋아라 한다. 트래픽을 많이 끌 수 있는 요소기 때문이다. 그러니 웬만하면 이벤트를 진행하고 제목이나 부제목으로 강조할 것!

제목 바로 밑엔 부제목이 따라간다. 2개 정도가 적합하다. 포인트는 12 내외. 세부적인 내용 2개를 때리면 된다. 간혹, 제목과 중언부언하는 경우가 있는데 그럼 안 쓰느니 못하다.

※ 제목-부제목만 봐도 보도자료 전체를 파악할 수 있는 구조로 완성한다.

본문 다음엔 기업 간략 소개를 넣는다. 매체마다 다르지만, 보도자료 메인 소식을 다루고, 어떤 기업인지 1-2줄 넣는 기사도 많기 때문에 이 부분은 필수다. 대개 4-5줄 정리가 좋다.

중요한 텍스트가 모두 완성됐다면 맞춤법 검사기를 돌리자. 아무리 밥먹고 글만 쓰는 사람이라도 분명 안 보이는 곳에 오타가 찍- 났을 수도 있으니 철저히 검사할 것. 오타만큼 홍보인 얼굴에 먹칠하는 것은 없다.

그리고 맨 하단에 담당자 컨택 포인트를 넣는다. 예전엔 (대표)자리번호를 넣었으나, 어차피 기자들이 원하는 건 다이렉트 연결이다. 쎌폰~ 번호 적는 것이 좋다.

이리하여, 보도자료는 전반적으로 1P가 가장 깔끔하지만 이미지 들어가고 어쩌고 하면, 1-2P로 완성된다. 금이야 옥이야 심혈을 기울여 마무리한 보도자료. 파일명은 [기업명 보도자료_제목_0727], 첨부 이미지명 역시 [보도자료 이미지_제목_0727]로 정리한다. 물론, 이건 소인의 방식이며 기업마다 다를테니 각자 정책을 따르자.

보도자료 발송

떨리는 순간이 왔다. 보도자료를 발송하는 바로 그 순간이다. 이때 사실 실수가 많이 일어난다. 실수 탑1이 파일첨부 없이 보내기. 탑2가 기자 주소를 '받는 이 or CC'에 넣기. 탑3가 이미지 용량 깨지거나 예전 제목 쓰기 등등이다...

내 입장에선 한 번 정도 실수는, 신입이니까, 다음부터 안하면 되지! 라고 할 수 있어도 받아보는 기자 입장에서는 내 행동이 곧 기업의 얼굴이 된다. 이런 칠칠이... 라는 인식이 굳어지면 아무리 좋은 소식이라도 써주기 싫은 것이 사람 맴일 거다. 물론, 한 번 실수는 있어도 재삼 재사가 되지 않게끔, 발송 전 10번은 심사숙고하는 습관을 길러야 한다.

1. 메일 제목 쓰기: [기업명 보도자료_제목] 요렇게 간단히 적는다. '기자님~ 00 보도자료 보내드려요~!' 이런건 지양하자.

2. 파일부터 첨부하기: 실수 탑1인만큼 우선 첨부부터 하자. 특히 이미지가 중요한데 예전 신문 지면을 고려했을 땐 1M 안팎의 크기여야 했다. 허나 지금은 온라인 시대니 크기는 1M 안쪽으로 해야 한다. 100kb가 적당하겠다. 크기가 크면 메일 용량이 커져 버리니 받는 이가 정말 싫어한다.

3. 메일 본문 쓰기: 아래 예시 참조

안녕하세요, 기자님.

000 홍보 담당자 일분시그널입니다.

이번에 저희 PR 다락방이 ~~ 을 하여 관련 보도자료 보내 드리니, 긍정적인 검토 부탁 드립니다.

감사합니다.

일분시그널 드림.

***

보도자료 내용 그대로 붙여넣기(이미지까지)

* 파일을 첨부했지만 정말 긴 내용이 아니고서야 일일이 파일 다운받기 하는 사람 별로 없다. 메일 속에서 한 번에 볼 수 있도록 본문에 내용을 그대로 복붙한다. 정말 친한 기자가 아닌 이상 인사말에 사족을 붙이지 말고, 깔끔하게 인사만 하자. 사람마다 다르겠지만, 소인은 ~! ^^ -> 요런 것들은 캐주얼하다 생각해 이모티콘은 최대한 배제한다. 또 너무 존칭을 쓰면서 굽신굽신 모드로 가지 말고, 전문가답게 깔끔하게 이메일 쓰는 연습을 해야 한다.

4. 가장 마지막에 주소를 넣는다. 아주 호~옥시 잘못 전송 눌러 미완성된 메일이 갈 수 있기 때문에 메일 주소는 항상 마지막에 넣을 것! 받는 이는 '내 주소'나 '내 팀 or 회사 대표 메일'을 넣는다. 즉 수신은 나다. 왜냐고? 우린 이 메일을 몇백, 몇 천명의 기자에게 한꺼번에 보낼 것이기 때문이다.

그리고 나서, cc에 내 회사 홍보팀 유관자 주소를 넣는다. > 물론 이건 회사마다 다르다. 마지막으로 bcc에 기자 주소를 싹 다 붙여 넣는다.

전송 누르기 전 10번 이상 체크한다. 빨리 보다 실수 없이 보내는 것에 집중한다. 보내고 나서 할 일은 반송되는 메일 리스트업 하기. 친한 기자 위주로 연락해서 보도자료 한번 봐주세요~ 요청해도 좋다.

발송은 기자가 출근하자마자 볼 수 있는 오전 9시 이전이 최상이다. 너무 일찍 보내도 다른 기사에 묻히므로 8시반-9시 사이가 적당하다. 기자들은 오전에 어떤 기사를 게재할지 회의하기 때문에 10시나 11시 넘어 보내면 이 회의에 끼지도 못하게 된다.