우선 순위를 정하는 연습

Mar 29. 2020

제한된 시간 동안 일의 효율을 높이기 위해서는 아무 일이나 막 해서는 안된다는 것을 우리는 경험적으로 잘 알고 있다. 우리는 반드시 우선순위를 가지고 일을 진행해야 한다. 그렇다면 우리에게 제기되는 질문은 어떻게 일의 우선 순위를 정하는가이다. 이와 관련해서 수많은 경영 이론들과 경험적인 가르침들이 존재한다. 당장에 서점에만 가더라도 우선 순위, 시간 관리에 관한 수 백 권의 책들을 볼 수 있을 것이다. 하지만 당신의 유한한 시간 안에서 우선 순위에 관한 이러한 모든 방법들을 하나 하나 파악하고 최적의 방법을 찾기란 거의 불가능할 것이다. 나는 우선 순위 수립에 관한 이론 하나를 소개하고자 한다. 이것 하나만 있으면 치트키를 사용한 것과 같이 대부분의 우선 순위 문제는 해결된다.

사람들은 그 이론을 제약 이론이라고 부른다. 영어로는 TOC 이론 (Theory of Constraints)라고 부른다. 간단한 사례로부터 제약 이론을 알아보자. 당신이 쇠사슬 끝에 추를 하나 하나 연이어 단다면, 당연히 쇠사슬이 감당하는 무게가 점점 커질 것이고 어느 순간 쇠사슬은 무게를 버티지 못하고 끊어질 것이다. 그런데 여기서 중요한 것은 쇠사슬이 버틸 수 있는 무게가 쇠사슬 고리 중에서 가장 취약한 사슬이 결정한다는 것이다. 가장 취약한 사슬에 가장 많은 균열이 발생하여 가장 먼저 끊어지기 때문이다. 만약 사슬이 끊어지기 전에 당신이 가장 취약한 사슬 고리를 파악하여 보수를 했다고 하자. 그리고 계속해서 추를 단다면 어떻게 될까? 그 답은 간단하다. 그 다음으로 가장 취약한 사슬 고리가 무게를 버티지 못하고 끊어질 것이다.

제약 이론에서는 바로 이 취약한 사슬 고리를 성과의 한계를 결정하는 요소라 하여 ‘제약 조건’이라고 부른다. 제약 이론에 따르면 일의 효율은 바로 이 제약 조건을 어떻게 극복하는가에 달려있고, 가장 취약한 제약 조건부터 그 다음 취약한 제약 조건 순으로 순차적으로 우선 순위를 세워 극복해나갈 때, 일의 효율은 극대화될 수 있다.

우리는 제약 이론 한 가지만으로 거의 모든 일에서 우선순위를 세워나갈 수 있다. 예를 들어, 당신이 제품을 생산하는 부서에서 일한다고 하자. 제품을 생산하다보면 반드시 제품 생산을 가로막는 요소들이 있을 것이다. 제품 생산을 가로막는 병목 요소들을 찾아낸 뒤, 가장 심각한 병목 부터 순차적으로 우선 순위를 세워 업무를 진행하면 된다. 또 다른 예로, 당신이 비용 절감을 담당하는 부서에서 일한다고 하자. 경영 활동을 하는 과정에는 반드시 이를 위한 비용이 발생한다. 그런데 당신은 이 비용들을 자세히 파악하여 비용을 가장 많이 발생시키는 항목들을 순서화시킬 수 있고, 가장 높은 항목 부터 순차적으로 비용 절감 활동을 할 때, 가장 많은 비용을 절감해낼 수 있을 것이다. 제약 이론을 통한 우선순위화는 회사 업무에서 그치지 않고 가계부, 취미, 여행, 육아, 자기 계발 계획 등 개인의 모든 일들에 확대 적용 가능하다. 예를 들어, 집청소를 할 때, 늘 하던 대로 청소를 한다고 집상태가 크게 호전되지 않는다는 것을 우리는 경험적으로 잘 알고 있다. 하지만 집 구석 구석을 살펴보면서 관리가 되지 않는 영역들을 파악한 뒤, 가장 관리가 되지 않는 영역 순으로 순차적으로 청소 및 정리해나갈 때, 집 상태는 이전과도 확연히 다른 상태로 개선될 것이다. 이와 같이 일의 우선 순위를 정하는 기준은 제약 이론 하나로 충분하다.