할 일 목록을 쓰고 나중에 보기는 하는 거야?
계획을 점검하면 시간 낭비를 줄이고 같은 같은 실수를 반복하지 않게 된다
일을 작게 나눠서 실천 가능한 계획을 세워도 완료하지 못하는 일이 생긴다. 종이에 할 일과 계획을 써두면 완료하지 못한 일을 점검할 수 있다. 완료하지 못한 일은 다음 날로 넘겨서 처리하면 된다.
오늘 할 일을 오늘 실행하고 점검하는 게 중요하다.
할 일과 시간을 정리한 계획표는 계획대로 되지 않았을 때 큰 힘을 발휘한다. 항목별로 확인하는 것을 ‘체크리스트’라고 한다. 여행을 떠나기 전에 빼놓고 가는 물건이 없도록 준비물 목록을 만들어 본 경험이 있을 것이다. 할 일과 일을 하는 시간을 종이에 적고 할 일을 확인하면서 실행하면 일을 더 빨리 끝낼 수 있고 다음 일로 전환하는 데 걸리는 시간도 줄어든다.
계획은 시간을 분배하는 것이다. 더 중요한 일, 오랜 시간이 걸리는 일에 많은 시간을 배분하고 쉬운 일, 짧은 시간에 끝내는 일은 자투리 시간에 배분하면 계획표가 완성된다. 시간을 분배하는 것은 목표를 달성하기 위해 반드시 필요한 과정이다.
계획을 세우면 시간이 생긴다. 누구에게나 공평하게 주어진 시간이 어떻게 생긴다는 걸까? 실제로 계획을 세워보면 알 수 있다.
계획을 세우는 데 더 많은 시간을 들인 사람이 결과적으로 더 빨리 목표를 달성하고 더 많은 여유시간을 갖는다. 일과를 시작하기 전에 시간을 내서 할 일을 종이에 쓰고 시간을 배분하면 일을 하는데 쓰는 시간은 줄어든다.
로타르 J. 자이베르트 지음, 송소민 옮김, 《독일 사람들의 시간관리법》, (중앙북스, 2016), 35쪽
계획을 세우기 이전(왼쪽), 계획을 세운 이후(오른쪽)계획을 세우는 일은 매우 중요하다. 기간 별로 할 일을 한눈에 알아볼 수 있게 정리한 것이 계획표다. 계획한 대로 정해진 기간에 일이 끝나지 않기 때문에 계획표만으로는 충분하지 않다. 계획표를 제대로 활용하려면 할 일 목록을 점검하는 과정이 필요하다.
계획표를 제대로 활용하려면 할 일 목록을 점검해야 한다. 점검표에는 항목별로 기억해야 하는 내용이나 흐름 등을 표시하고 일을 하면서 떠오른 생각과 아이디어를 적는다. 계획대로 실행해서 완료한 일이 있고, 완료하지 못해서 일정을 변경하는 일도 있다. 일정이 변경되는 일은 언제까지 완료해야 하는지, 새롭게 생긴 일, 하지 않아도 되는 일 등을 정리하는 것이 점검표다. 점검표에는 항목별로 기억해야 하는 내용이나 흐름 등을 표시하고 완료된 일, 일정이 변경된 일, 취소된 일 등을 표시한다. 일을 하면서 떠오른 생각과 새로운 아이디어를 적고 ◎(완성/만족), ○(완성/보통), △(미완성/진행중), ×(시작하지 못함) 등의 기호를 달아서 체크한다. 점검표는 계획한 대로 진행되는지 여부를 확인하는 데 활용한다.
중요한 일도 종종 잊어버릴 때가 있다. 급한 일을 처리하다가 중요한 일을 놓치는 경험은 누구에게나 있다. 과거에 한두 번 했던 일도 시간이 지나서 다시 시작하려고 하면 어떤 과정으로 진행했으며, 미리 준비해야 하는 일이 무엇인지, 어떻게 했을 때 좋은 결과를 얻었는지, 과거에 무엇 때문에 실수했는지 등이 기억나지 않을 때가 있다.
일을 하는 과정에서 다시 기억을 더듬는 것 자체가 엄청난 손실이다. 계획을 세우고 점검표를 만들어서 진행사항을 점검하고 기록하면 어떤 기준으로 결정하고 무엇을 어떻게 처리했는지 생각하는 시간을 갖기 때문에 비슷한 일을 다시 할 때 시간 낭비를 줄이고 같은 실수를 반복하지 않게 된다.
구마가이 마사토시 지음, 신현호 옮김, 《꿈을 이뤄주는 한 권의 수첩》, (북폴리오, 2004), 86~87쪽
계획표에 체크할 수 있게 □표만 넣으면 점검표가 된다. 나는 할 일 목록에서 완료한 일에는 두줄을 그어서 삭제한다. ◎, ○, △, × 기호를 표시하고 기억할 내용은 간단히 메모한다. 점검한 내용을 다이어리에 적어두면 다음에 유사한 일을 할 때 점검표를 다시 읽어보고 더 확실한 계획을 세울 수 있다.
참고문헌
로타르 J. 자이베르트 지음, 송소민 옮김, 《독일 사람들의 시간관리법》, (중앙북스, 2016), 35쪽
구마가이 마사토시 지음, 신현호 옮김, 《꿈을 이뤄주는 한 권의 수첩》, (북폴리오, 2004), 86~87쪽
정경수 지음 , 《계획 세우기 최소원칙》, (큰그림, 2018), 48~50쪽
