계획은 천천히 세우고 실행은 신속하게 한다
시간 낭비를 최소화하는 방향으로 계획하고 실행하면서 시간을 기록한다.
오늘 아침에 다이어리에 할 일을 세 가지 적었습니다.
하나는 이번 달 말일까지 해야 하는 일,
하나는 내일 저녁까지 해야 하는 일,
하나는 3월 중순까지 해야 하는 일인데, 분량이 많아서 대충 계획을 세웠더니 주말 휴일도 없이 일해야 겨우 끝낼 수 있겠더라고요.
마감이 정해졌으니 집중하는 일만 남았네요.
계획을 세워서 하루를 충실하게 살려고 하는 사람들은 매일 아침 오늘 할 일을 다이어리에 적는다. 업무회의를 할 때도 맡은 일을 메모한다. 하루 동안 할 일 목록은 ‘오늘을 변화시키는’ 계획이고 목표 달성을 위한 가장 작은 단위의 계획이다. 가장 작은 단위의 계획이기 때문에 매우 구체적이다.
오늘 할 일은 월간 계획과 주간 계획에서 이미 할당된 일이기 때문에 적어도 두세 번 정도 생각할 기회가 있었다. 오늘 실행해야 하는 일은 구체적인 계획을 세워야 바로 실천할 수 있고 완성도 높게 끝낼 수 있다. 그러기 위해서는 소요시간을 예상해야 한다.
와타나베 미키 지음, 정은지 옮김, 《이틀도 못 가는 플래너는 찢어라》, (리더앤리더, 2007), 190쪽
할 일 목록을 적는 사람은 많다. 하지만 그 일을 하는데 필요한 시간까지 예상하는 사람은 많지 않다. 할 일 목록을 적을 때 소요시간은 생각조차 하지 않는다. 회사에서도 일을 하는 데 얼마나 걸리는지 물어보면 대부분 해봐야 안다고 대답한다. 소요시간은 예상하는 것이기 때문에 예상이 맞는다는 보장은 없다. 그래도 비슷한 일을 했던 경험에 비추어 소요시간을 예상해야 한다. 일을 하기 전에 소요시간을 예상하고 일을 하면서 시간별로 진행사항을 기록할 필요가 있다. 시간을 기록하면 하고 있는 일에 대한 자신의 능력을 파악할 수 있다. 일을 하는데 쓴 시간을 기록하는 것을 ‘시간 가계부’라고 한다. 시간 가계부를 적으면 일을 하는 데 시간이 얼마나 걸렸는지, 어떤 과정에서 시행착오가 있었는지 알 수 있다.
성과를 올리지 못하는 사람들은 일을 시작할 때 소요시간을 예상하지 않는다. 기한을 정하지 않으면 무한정 늘어지기 쉽다. 예상한 시간에 일을 끝내지 못했어도 자책할 필요는 없다.시간 가계부를 적으면 세 가지를 알 수 있다. 첫째, 어떤 일에 어느 정도 시간이 드는지 파악할 수 있다. 둘째, 나중에 계획을 세울 때 시간을 정확하게 예측할 수 있다. 셋째, 하루 동안 어떤 일에 많은 시간을 썼는지 알 수 있다. 여러 가지 일을 한 것 같지만 정작 한 가지 일도 제대로 끝내지 못한 원인도 밝힐 수 있다.
윤선현 지음, 《하루 15분 정리의 힘》, (위즈덤하우스, 2012), 199쪽
예상 소요시간은 마감기한이다. 일을 하는 데 걸린다고 예상한 시간이 바로 마감기한이다. 기한을 정하지 않고 일을 하면 무한정 늘어지기 쉽다. 일을 끝내는데 어느 정도의 시간이 필요한지 예상하고 너무 길지도, 짧지도 않게 소요시간을 정한다. 성과를 올리지 못하는 사람들은 일을 시작할 때 소요시간을 예상하지 않는다. 소요되는 시간을 예상하지 않기 때문에 할 일 목록에 시간을 적절하게 배분하지 못한다. 일일계획에는 반드시 할 일마다 소요시간을 적는다.
소요시간이 너무 짧으면 예상하지 못했던 문제가 발생했을 때 포기하게 된다. 돌발 상황까지 고려해서 여유 있게 소요시간을 정해야 한다. 소요시간을 너무 길게 잡는 것도 좋지 않다. 파킨슨 법칙에 따라서 주어진 시간이 많을수록 쓸데없는 일들로 시간을 채우기 때문이다. 어차피 사람들은 마감시간에 맞춰서 일하는 속도를 조절한다. 시간이 많으면 나태해지기 쉽다.
이민규 지음, 《1%만 바꿔도 인생이 달라진다》, (더난출판사, 2003), 60쪽
피터 드러커는 기업을 경영하는 것처럼 개인도 시간을 경영해야 한다는 의미로 ‘자기 경영’이라는 말을 처음으로 사용했다. 그는 시간을 경영하려면 시간을 기록, 관리, 통합하는 3단계 과정이 필요하다고 했다.
3단계 가운데 시간을 기록하는 일이 첫 번째다. 어떤 일에 얼마나 시간을 사용하는지 알아야 낭비하는 시간과 제대로 사용하는 시간이 눈에 보인다. 시간을 기록하라고 해서 프레더릭 테일러처럼 동작을 하는 데 걸리는 시간을 세세히 기록할 필요는 없다. 할 일 목록에 적은 일을 하는 데 각각 걸리는 시간을 예상해서 기록하면 된다. 예상한 시간에 일을 끝내지 못했어도 자책할 필요는 없다.
시간 가계부를 쓰면 시간을 기록, 관리, 통합하는 3단계를 해결할 수 있다. 새로운 일을 할 때에도 경험을 바탕으로 소요시간을 예상하기 때문에 너무 짧게 또는 너무 길게 잡지 않게 된다. 소요시간을 정확히 예측할 수 있을 뿐만 아니라 쓸데없이 허비한 시간이 얼마나 많은지 알 수 있다. 하루에 한 가지 일도 제대로 완료하지 못하면서 바빴던 이유도 알게 된다. 그러면 집중하는 방법과 시간을 효율적으로 사용하는 방법을 터득하고 시간을 관리하는 노하우가 생긴다.
할 일 목록을 적으면서 소요시간을 예상하고 일을 하는 동안 소요된 시간을 적는 일, 즉 시간 가계부를 쓰는 것은 귀찮고 번거롭다. 하지만 돈을 관리하기 위해 가계부를 적는 것처럼 시간 가계부를 적으면 일을 하는 동안 낭비하는 시간을 줄일 수 있다. 시간 가계부를 쓰면 어떤 일을 하는데 어느 정도 시간이 필요한지 정확하게 예상할 수 있어서 보다 구체적으로 계획을 세우고 실천하는 데 큰 동기부여가 된다.
시간 가계부는 ‘계획’을 적는 게 아니다. 어떤 일에 실제로 어느 정도 시간이 들었는지 기록하는 것이다. 자기가 어떤 행동을 얼마 동안 했는지 시간을 기록하면 낭비한 시간을 확실히 알 수 있다. 무심코 하던 일들이 얼마나 많은 시간을 잡아먹는지, 쓸모없는 일을 하는데 많은 시간을 보낸다는 사실을 자기 눈으로 직접 확인하면 시간 낭비를 최소화하는 방향으로 계획을 세울 수 있다.
참고문헌
와타나베 미키 지음, 정은지 옮김, 《이틀도 못 가는 플래너는 찢어라》, (리더앤리더, 2007), 190쪽
윤선현 지음, 《하루 15분 정리의 힘》, (위즈덤하우스, 2012), 199쪽
이민규 지음, 《1%만 바꿔도 인생이 달라진다》, (더난출판사, 2003), 60쪽
정경수 지음, 《계획 세우기 최소원칙》, (큰그림, 2018), 72~75쪽
