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매거진 계획 세우기 최소원칙

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계정을 잊어버리셨나요?

by 지식전달자 정경수 Jun 05. 2020

계획을 세워도 중요한 일을 제때 끝내지 못하는 이유

급한 일과 중요한 일을 동격으로 인식하는 실수를 범하기 때문이다.

다이어리 주간 계획 페이지에 이번 주에 할 일을 적어둔 내용을 봅니다.

첫 번째 일은 절반 정도 끝냈고, 두 번째 일은 10% 정도 끝냈습니다. 세 번째 일이 제일 중요한 일입니다. 지난달 말일까지 끝내려고 했는데 이번 달로 넘어왔습니다. 지난달에 끝내기로 한 일, 이걸 이번 달 첫 주에 끝내려고 했는데, 벌써 금요일이네요.

아직 할 일이 좀 남았는데, 주말까지 열 일해서 마무리해야겠습니다!

사람들에게 시간관리가 필요한 이유를 물어보면 "일을 하는 데 시간이 부족하기 때문"이라고 대답한다.

하는 일이 달라도 대답은 비슷하다. 스스로 시간관리를 잘하고 있다고 자부하면서도 중요한 일을 계획한 대로 끝마치지 못하는 이유는 급한 일과 중요한 일을 동격으로 인식하는 실수를 범하기 때문이다.

직장에서 하는 일 가운데 중요한 일을 생각해보자.

사업을 함께 하는 사람들(직원, 거래처 등 파트너)과 신뢰 관계를 만드는 일, 목표를 수립하는 일, 계획을 수립하는 일, 신제품을 기획하는 일, 다음 주에 진행할 프레젠테이션 준비 등이 중요한 일이다.

여러 가지 일이 눈앞에 있을 때 정말 중요한 일과 단순히 마감 시간이 임박한 일을 가려내기는 쉽지 않다.

이때 어떤 일에 높은 우선순위를 두느냐에 따라서 시간관리의 성공 여부가 결정된다.

스티븐 코비가 말했던 것처럼, 시간을 효율적으로 이용하는 사람들은 중요한 일을 먼저 한다는 공통점이 있다. 어떤 일을 하든지 시간이 필요하다. 이 일과 저 일 사이를 왔다 갔다 하는 동안에도 시간은 흐른다. 시간을 늘릴 수 없기 때문에 주어진 시간에 할 수 있는 일은 제한된다. 시간을 돈이라고 생각하고 가치 있는 일에만 써야 한다.

가치 있는 일은 시간의 가치에 맞는 결과를 얻을 수 있는 행동이다. 실제로 해보지 않으면 그 일에 시간을 쓰는 게 옳은지 아닌지 판단하기 어렵다. 어떤 일이 가치 있는지 알려면 어느 정도의 시간을 투자해야 한다. 가치가 없는 일이라면 당장 그만두어 불필요한 시간의 지출을 막아야 한다. 돈은 쓰지 않으면 주머니에 남아 있지만 시간은 쓰지 않아도 흘러간다.

오오하시 에츠오 지음, 이광철 옮김, 《계속 모드》, (다산라이프, 2008), 83쪽

할 일이 무엇인지, 어떤 일부터 해야 하는지 잘 모르기 때문에 이 일과 저 일 사이를 왔다 갔다 하면서 시간을 낭비한다. 다이어리에 하루 동안 할 일을 적고 시간을 배분해서 실행한다. 일과가 끝날 무렵에 계획대로 실천했는지 점검하면 중요한 일을 마무리하지 못한 것을 발견하고 '오늘 난 뭘 했나?' 하며 자책한다.

하루 종일 여러 가지 일 사이를 왔다 갔다 한 사람들은 대부분 이렇게 하루를 보낸다. 바쁘게 일하지만 늘 중요한 일을 끝내지 못한다면 계획과 실행을 점검해야 한다. 가치 있는 일에 집중하고 낭비하는 시간을 줄이려면 자신의 행동을 관리해야 한다.

본질적으로 시간은 관리할 수 없다. 행동을 관리해야 한다.

할 일을 계획하면서 그 일을 하는 데 필요한 시간을 예상한다. 일하는 데 필요한 시간의 총합이 24시간 중 잠자는 시간을 뺀 시간보다 많으면 계획한 일을 제때 끝낼 수 없다.

행동을 관리하는 건 단순하다. 할 일을 계획하면서 그 일을 하는 데 필요한 시간을 예상한다. 나는 일일 계획에서 할 일 옆에 2H, 4H, 0.5H라고 쓴다. 그 일을 하는 데 필요한 예상 시간이다. 각각의 일을 하는 데 필요한 시간을 더한다. 일하는 데 필요한 시간의 총합이 24시간 중 잠자는 시간을 뺀 시간보다 많으면 계획한 일을 소화하기는 불가능하다.

시간이 부족하다면 할 일 목록을 점검해서 불필요한 일, 결과에 영향을 미치지 않는 일, 효율이 떨어지는 일을 뺀다. 이런 방식으로 좋은 결과를 만드는 일을 선별할 수 있다.

하루 동안 할 일을 계획했을 때 제외할 일이 하나도 없을 때가 있다. 이럴 때는 그 일을 완료한 후의 결과를 예상한다. 그 일을 했을 때 어떤 결과를 기대하는지, 하지 않았을 때는 어떤 일이 벌어질지 예상해 보고 결과에 모두 영향을 비슷한 미친다면 하고 싶은 일, 기대치가 높은 일을 하면 된다.

거의 모든 사람이 할 일을 줄일 때 결과를 얻기까지 긴 시간이 걸리는 일부터 뺀다. 그래서 꾸준히 해야 결과가 나오는 일, 즉 장기 목표를 달성하지 못한다.

결과를 얻기까지 시간이 오래 걸리는 일을 결과를 바로 얻을 수 있는 작은 일로 나눠서 하나씩 실행하면 장기 목표도 달성할 수 있다.

‘집안 정리하기’가 시간이 오래 걸리는 일이라면 책상 정리하기, 책장 정리하기, 청소하기, 냉장고 정리하기 등으로 구분해서 기대치가 큰일부터 하나씩 실행하면 결과를 바로 알 수 있고 집안 정리하기를 완료할 수 있다. 책상만 정리하려다가 탄력 받아서 정리할 범위가 확장되면 청소로 이어지고 집안 정리하는 시간이 대폭 늘어나는 것만 경계하면 된다.

장기 목표를 하루아침에 달성하는 비법은 없다. 할 일을 작게 나누고 결과를 바로 알 수 있는 일부터 실행한다. 그러면 성취감을 느끼고 다음 일을 할 의욕도 생긴다.

장기 목표를 하루아침에 달성하거나 한 번에 큰 성과를 내는 비법은 없다. 할 일이 산더미처럼 많을 때는 누구나 어디서부터 어떻게 시작해야 할지 모른다. 이럴 때는 할 일을 작게 나누고 결과를 바로 알 수 있는 일부터 실행한다. 그러면 성취감을 느끼고 다음 일을 할 의욕도 생긴다. 단, 의욕이 과해서 책상 정리가 대 청소로 확장되는 일은 없어야 한다.

할 일을 계획하는 것만큼 계획한 일을 실행하는 것도 중요하다. 계획만으로는 아무것도 이룰 수 없다. 계획을 세우고 일정을 관리하는 일을 전문적으로 하는 프로젝트 관리자들은 계획을 세울 때 실행 과정을 단계별로 구분한다. 이들은 대형 프로젝트를 완료하기 위해서 여러 개의 단기 프로젝트를 실행하는 방식으로 계획을 세운다. 궁극적인 목표를 달성하는 유일한 방법은 주어진 시간에 각각의 행동계획을 실행하는 것이다.